Wiktorowska Ewa, Zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki (ZWR)

Zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki (ZWR)

W celu zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający obowiązany jest uprzednio zaprosić wybranego przez siebie wykonawcę do negocjacji w celu uzgodnienia wszystkich postanowień przyszłej umowy. Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje zapraszanemu wykonawcy informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. W trybie zamówienia z wolnej ręki nie ma natomiast potrzeby sporządzania SIWZ, gdyż do zawarcia umowy nie dochodzi w drodze złożenia oferty. Z tego powodu wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający nie przekazuje specyfikacji, lecz wskazane wyżej informacje. Przyczyną nałożenia na zamawiającego takiego obowiązku jest umożliwienie wykonawcom odpowiedniego przygotowania się do negocjacji (P. Granecki, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. 3, Warszawa 2012). Opisana procedura zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki jest niezależna od przesłanek wyboru tego trybu zamówienia.

Zamówienie z wolnej ręki jest sposobem zawarcia umowy odpowiadającym negocjacjom z art. 72 § 1 k.c. Oznacza to, że w tym trybie do zawarcia umowy nie dochodzi w drodze złożenia i przyjęcia oferty, lecz wówczas, gdy strony prowadzące negocjacje dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji, z uwzględnieniem jednak konieczności zachowania pisemnej formy umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy ma charakter nieobowiązkowy i jego zamieszczenie jest pozostawione uznaniu zamawiającego. Zamieszczając je, zamawiający korzysta ze zwiększonej ochrony umowy przed unieważnieniem oraz skróceniem terminów na wniesienie odwołania w przedmiocie zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy ma również pozytywny wymiar dla wykonawców, gdyż umożliwia im pozyskanie informacji o zamówieniach udzielanych w trybie zamówienia z wolnej ręki i ewentualne zakwestionowanie środkiem odwoławczym (odwołaniem do Krajowej Izby Odwoławczej) decyzji zamawiającego (J. Jerzykowski, Komentarz do art. 66 ustawy - Prawo zamówień publicznych, Lex).

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia. Wyjątek od tej reguły zawiera art. 66 ust. 3 p.z.p.