Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 7 sierpnia 2013 r.
Autorzy:

Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

Co do zasady pracodawca jest zobligowany do potrącania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Jednak od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek. Dotyczy on przekroczenia kwoty ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej. Limit przychodu będący granicą, do której pracodawca powinien naliczać, potrącać oraz odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ustalany na dany rok kalendarzowy, w 2014 r. został on ustalony na poziomie 112.380 PLN.

W praktyce w momencie przekroczenia podstawy mogą pojawić się pytania jak dokonać ograniczenia, kiedy zaprzestać potrącania i jakich składek. Czy pracodawca w związku z faktem przekroczenia podstawy ma prawo żądać dodatkowych dokumentów od pracownika - kiedy i jakich? Na te i wiele innych pytań odpowiedź znajduje się w niniejszej procedurze, która krok po kroku przedstawi schemat sytuacyjny w kontekście ograniczania podstawy emerytalno-rentowej wraz z praktycznymi symulacjami wyliczeń:

1. Karta wynagrodzeń pracownika - ograniczenie podstawy emerytalno-rentowej i przekroczenie progu podatkowego.

2. Karta wynagrodzeń pracownika - brak przekroczenia podstawy ZUS sierpień 2014, 18% podatku (wariant I).

3. Karta wynagrodzeń pracownika - przekroczenie progu ZUS, 32% podatku i ograniczenie podstawy ZUS (wariant II).

4. Karta wynagrodzeń pracownika - przekroczenie progu ZUS wrzesień 2014, 32% podatku (wariant III).

Krok: ustalenie podstawy ZUS

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym określa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., z pewnymi wyjątkami dotyczącymi cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium RP. Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.

Zgodnie z wyżej powołanym aktem prawnym u.s.u.s. wysokość składek obciąża zarówno pracownika, jak i pracodawcę i wyrażona jest w procentach. Odliczeniu od wynagrodzenia brutto podlegają składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych.

Ważne!

Wysokość składek jest stała dla ubezpieczonych, tj. np: pracowników, zleceniobiorców (osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej). Rodzaj kontraktu i podstawa prawna jego zawarcia warunkuje tytuł do ubezpieczeń, ale też stanowi postawę zróżnicowania zasad podlegania ubezpieczeniom.

Fakt wykonywania pracy na terytorium RP skutkuje objęciem ubezpieczeniami społecznymi zgodnie z u.s.u.s. (z kilkoma wyjątkami np. w odniesieniu do cudzoziemców zatrudnionych na terytorium Polski). Natomiast rodzaj umowy, na podstawie której wykonywana jest praca, świadczone są usługi, wykonywane są czynności - uzależnia tytuł do ubezpieczeń i zasady podlegania tym ubezpieczeniom. Natomiast wysokość składek dla wszystkich ubezpieczonych jest taka sama. Podstawą składek ZUS jest wynagrodzenie brutto pracownika. Do celów naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, za przychód ze stosunku pracy traktuje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Proces naliczania składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe jest ograniczony rocznym limitem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. W 2014 r. limit ten został ustalony na poziomie 112.380,00 zł podstawy.

W praktyce oznacza to, że osoba, która w 2014 r. osiągnęła przychód podlegający oskładkowaniu w kwocie powyżej ustalonego limitu, zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Takie samo zwolnienie przysługuje pracodawcy.

Uwaga!

Pracodawca zaprzestaje naliczania i potrącania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie. Dlatego ważne jest, aby precyzyjnie określić ten moment i kwotę przekroczenia.

Krok: badanie narastająco kwoty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

W celu prawidłowego dokonania wyliczenia wynagrodzenia z uwzględnieniem ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej, należy dokonać weryfikacji poszczególnych składników wynagrodzenia w kontekście ich oskładkowania. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) - dalej r.s.z.u.p., zawiera definicję przychodu podlegającego oskładkowaniu, ale też przede wszystkim wymienia składniki wynagrodzenia, które nie stanowią podstawy składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Zgodnie z regulacją § 1 r.s.z.u.p., podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Dodatkowe regulacje odwołujące się do problemu oskładkowania określonego rodzaju przychodów zawiera art. 18 ust. 2 u.s.u.s.

Jak widać z powyższych regulacji u.s.u.s. odwołuje się do definicji przychodu zawartej w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f, dlatego gdy pracodawca ma wątpliwość, powinien dokonać weryfikacji pod kątem czy dany składnik nie podlega wyłączeniu na postawie r.s.z.u.p. z uwzględnieniem postanowień art. 18 ust. 2 u.s.u.s. Przychody pracownicze, które nie stanowią podstawy wymiaru składek, zostały wymienione w § 2 r.s.z.u.p. i stanowią katalog zamknięty.

Uwaga!

Zwolnienia podatkowe określone w art. 21 u.p.d.o.f nie pokrywają się z katalogiem przychodów niepodlegających oskładkowaniu określonych w § 2 r.s.z.u.p.

Co do zasady pracodawca naliczając wynagrodzenia dla pracowników i zleceniobiorców powinien dokonać potrącenia składek uwzględniając kwotę ograniczenia podstawy, po przekroczeniu której powinien zaprzestać naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik w trakcie roku uzyskuje dochody z kilku źródeł np. w wyniku zatrudnienia u kilku pracodawców jednocześnie. W takiej sytuacji kontrolowanie limitu rocznej postawy wymiaru składek zostało przerzucone na pracownika. Na nim ciąży obowiązek powiadomienia pracodawców o fakcie przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej (art. 19 ust. 6 u.s.u.s.). Jeżeli wskutek błędnego oświadczenia pracownika o przekroczeniu podstawy emerytalno-rentowej, nastąpiła niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to odpowiedzialność w tym przypadku ponosi ubezpieczony (art. 19 ust. 6 u.s.u.s.).

W praktyce to płatnicy składek - pracodawcy mają obowiązek dokonać korekty dokumentów płacowych i ubezpieczeniowych i dokonać ewentualnych zwrotów lub dopłat. W tym zakresie brak jest podstaw prawnych do przerzucenia tego obowiązku na pracownika.

Uwaga!

Ustalając kwotę podstawy emerytalno-rentowej należy uwzględnić wszystkie kwoty przychodów, które w danym roku stanowiły podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, również z tytułu dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom.

Ważne!

Kwota rocznego ograniczenia podstawy składek emerytalno-rentowych nie ma zastosowania do ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku niezależnie od kwoty przychodu, składkę na ubezpieczenie chorobowe obliczamy od sumy przychodów stanowiących podstawę tej składki.

Dokonując wyliczeń w celu prawidłowego określenia podstawy emerytalno-rentowej należy w pierwszej kolejności ustalić kwotę podstawy emerytalno-rentowej w danym miesiącu i narastająco. Jeżeli dokonaliśmy zatrudnienia pracownika w trakcie roku powinniśmy zobligować pracownika do złożenia oświadczenia o wysokości uzyskanego przychodu podlegającego oskładkowaniu. Tak ustalone kwoty należy zweryfikować z kwotą limitu rocznego podstawy i dokonać stosownych wyliczeń. Poniższy przykład pokazuje - wzór xls: „Karta wynagrodzeń pracownika - ograniczenie podstawy emerytalno-rentowej i przekroczenie progu podatkowego” (wiersz C13).

Pracodawca nie dysponuje żadnymi środkami przymusu względem pracownika, który nie złożył stosownego oświadczenia.

W praktyce pracodawcy dysponują wzorami tych oświadczeń i proszą pracowników o ich wypełnienie i dostarczenie do komórek płacowych.

Ważne!

Bardzo często pracownicy nie wiedzą, że na nich ciąży obowiązek poinformowania pracodawcy o fakcie przekroczenia podstawy, dlatego - nie będzie błędnym zachowanie - polegające na wręczeniu pracownikowi zatrudnianemu w trakcie roku wzoru takiego oświadczenia, z właściwym pouczeniem.

Krok: brak przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej

W przypadku stwierdzenia braku przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej pracodawca nalicza wszystkie składki od przychodu, który podlega oskładkowaniu.

Krok: przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

W sytuacji, gdy pracodawca po zsumowaniu podstawy składek na ubezpieczenia społeczne z kolejnych miesięcy w roku ustali, iż nastąpiło przekroczenie musi podjąć następujące czynności:

– prawidłowo ograniczyć tę podstawę,

– naliczyć składki do kwoty ograniczającej podstawę emerytalno-rentową,

– zaprzestać potrącania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od przychodu stanowiącego nadwyżkę ponad ustalony limit roczny podstawy (w 2014 r. - 112.380 PLN).

Krok: kalkulacja składek

Obliczenie składek na poszczególne ubezpieczenia odbywa się poprzez działanie polegające na ustaleniu kwoty składki na poszczególne ubezpieczenia. Wysokość składek została przez ustawodawcę określona w formie wartości procentowej naliczanej od właściwej podstawy.

Procent jest stały, zmienia się podstawa, a w konsekwencji kwota składki (jeżeli podstawa maleje, zmniejsza się też kwota poszczególnych składek, jeżeli podstawa rośnie, zwiększa się też kwota poszczególnych składek).

Przykład:

Pracownika obciążają składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 13,71% podstawy.

W lipcu podstawa składek pracownika wyniosła 3.200 zł PLN

3.200 x 13,71% = 438,72 (kwota składek).

W lipcu podstawa pracownika zwiększyła się z racji wypłaconej premii kwartalnej o kwotę 2.500 PLN i wyniosła 5.700 PLN.

5.700 x 13,71% = 781,47 (kwota składek).

Stopa procentowa składek w obu przypadkach jest taka sama, ale zmiana podstawy ma wpływ na ostateczna wysokość obciążenia pracownika składkami na ubezpieczenia społeczne. Tak samo zmieni się obciążenie po stronie pracodawcy.

Ważne!

Pracodawco nie wszystkie składniki wynagrodzenia będą stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przedstawiamy symulacje naliczenia listy płac z uwzględnieniem kilku najczęściej wypłacanych świadczeń.

Krok: naliczenie składek przy ustaleniu przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej.

W sytuacji zaistnienia przekroczenia podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracodawca dokonuje kalkulacji w następujący sposób:

1. W przypadku przekroczenia w trakcie miesiąca od nadwyżki przychodu wliczanego do podstawy emerytalnej i rentowej ponad kwotę 112.380 PLN pracodawca zaprzestaje potrącenia składek na ubezpieczenie emerytalne rentowe. Natomiast przychód osiągnięty w danym miesiącu do kwoty 112.380 PLN będzie stanowił podstawę składek ZUS.

Uwaga!

Kwota ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej nie dotyczy przychodu, który stanowi podstawę składki chorobowej. Składka ta potrącana jest od całości przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu, jeżeli tylko przychód ten nie podlega wyłączeniu z podstawy składki chorobowej.

2. W sytuacji, gdy pracownik jest np. zatrudniany w trakcie roku kalendarzowego i złożył pracodawcy oświadczenie informujące, że osiągnął już przychód przekraczający kwotę ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej - pracodawca od pierwszego miesiąca naliczając wynagrodzenie nie potrąca składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast dokonuje naliczenia i potracenia pozostałych składek (składki chorobowej i rentowej).

Przykłady naliczenia pokazują symulacyjne arkusze kalkulacyjne.

Krok: naliczenie składek w przypadku braku przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej

W sytuacji, gdy pracodawca nie stwierdzi przekroczenia kwoty ograniczenia składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dokonuje potrącenia wszystkich składek ZUS.

Krok: naliczenie należnego wynagrodzenia wg schematu naliczenia listy

Ostatecznie po dokonaniu kalkulacji składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca dokonuje dalszych obliczeń wynagrodzenia zgodnie ze schematem naliczenia listy ustalając kwoty podatku i składki na ubezpieczenia zdrowotne.

Krok: obliczenie kwoty netto zgodnie ze schematem naliczania wynagrodzenia

Ostatecznie po naliczeniu wszystkich powyższych składników możemy przejść do kalkulacji kwoty netto.

W tym celu, do jej ustalenia należy kwotę brutto wynagrodzenia pomniejszyć o:

– sumę składek na ubezpieczenie społeczne opłacanych przez pracownika (13,71%),

– kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne (9%),

– kwotę zaliczki na podatek dochodowy.

Otrzymany wynik będzie stanowił kwotę netto wynagrodzenia dla pracownika.

W konsekwencji właśnie tę kwotę stawiamy do dyspozycji pracownika - dokonujemy wypłaty w terminie określonym w regulaminie lub w odniesieniu do małych pracodawców - w terminie określonym w umowie o pracę danego pracownika.