Sobieska Maria, Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

Wynagrodzenia - przekroczenie podstawy emerytalno-rentowej

Co do zasady pracodawca jest zobligowany do potrącania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Jednak od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek. Dotyczy on przekroczenia kwoty ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej. Limit przychodu będący granicą, do której pracodawca powinien naliczać, potrącać oraz odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ustalany na dany rok kalendarzowy, w 2014 r. został on ustalony na poziomie 112.380 PLN.

W praktyce w momencie przekroczenia podstawy mogą pojawić się pytania jak dokonać ograniczenia, kiedy zaprzestać potrącania i jakich składek. Czy pracodawca w związku z faktem przekroczenia podstawy ma prawo żądać dodatkowych dokumentów od pracownika - kiedy i jakich? Na te i wiele innych pytań odpowiedź znajduje się w niniejszej procedurze, która krok po kroku przedstawi schemat sytuacyjny w kontekście ograniczania podstawy emerytalno-rentowej wraz z praktycznymi symulacjami wyliczeń:

1. Karta wynagrodzeń pracownika - ograniczenie podstawy emerytalno-rentowej i przekroczenie progu podatkowego.

2. Karta wynagrodzeń pracownika - brak przekroczenia podstawy ZUS sierpień 2014, 18% podatku (wariant I).

3. Karta wynagrodzeń pracownika - przekroczenie progu ZUS, 32% podatku i ograniczenie podstawy ZUS (wariant II).

4. Karta wynagrodzeń pracownika - przekroczenie progu ZUS wrzesień 2014, 32% podatku (wariant III).

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym określa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., z pewnymi wyjątkami dotyczącymi cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium RP. Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.

Zgodnie z wyżej powołanym aktem prawnym u.s.u.s. wysokość składek obciąża zarówno pracownika, jak i pracodawcę i wyrażona jest w procentach. Odliczeniu od wynagrodzenia brutto podlegają składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych.

Ważne!

Wysokość składek jest stała dla ubezpieczonych, tj. np: pracowników, zleceniobiorców (osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej). Rodzaj kontraktu i podstawa prawna jego zawarcia warunkuje tytuł do ubezpieczeń, ale też stanowi postawę zróżnicowania zasad podlegania ubezpieczeniom.

Fakt wykonywania pracy na terytorium RP skutkuje objęciem ubezpieczeniami społecznymi zgodnie z u.s.u.s. (z kilkoma wyjątkami np. w odniesieniu do cudzoziemców zatrudnionych na terytorium Polski). Natomiast rodzaj umowy, na podstawie której wykonywana jest praca, świadczone są usługi, wykonywane są czynności - uzależnia tytuł do ubezpieczeń i zasady podlegania tym ubezpieczeniom. Natomiast wysokość składek dla wszystkich ubezpieczonych jest taka sama. Podstawą składek ZUS jest wynagrodzenie brutto pracownika. Do celów naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, za przychód ze stosunku pracy traktuje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Proces naliczania składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe jest ograniczony rocznym limitem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. W 2014 r. limit ten został ustalony na poziomie 112.380,00 zł podstawy.

W praktyce oznacza to, że osoba, która w 2014 r. osiągnęła przychód podlegający oskładkowaniu w kwocie powyżej ustalonego limitu, zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Takie samo zwolnienie przysługuje pracodawcy.

Uwaga!

Pracodawca zaprzestaje naliczania i potrącania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie. Dlatego ważne jest, aby precyzyjnie określić ten moment i kwotę przekroczenia.

W celu prawidłowego dokonania wyliczenia wynagrodzenia z uwzględnieniem ograniczenia podstawy emerytalno-rentowej, należy dokonać weryfikacji poszczególnych składników wynagrodzenia w kontekście ich oskładkowania. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) - dalej r.s.z.u.p., zawiera definicję przychodu podlegającego oskładkowaniu, ale też przede wszystkim wymienia składniki wynagrodzenia, które nie stanowią podstawy składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Zgodnie z regulacją § 1 r.s.z.u.p., podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Dodatkowe regulacje odwołujące się do problemu oskładkowania określonego rodzaju przychodów zawiera art. 18 ust. 2 u.s.u.s.

Jak widać z powyższych regulacji u.s.u.s. odwołuje się do definicji przychodu zawartej w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f, dlatego gdy pracodawca ma wątpliwość, powinien dokonać weryfikacji pod kątem czy dany składnik nie podlega wyłączeniu na postawie r.s.z.u.p. z uwzględnieniem postanowień art. 18 ust. 2 u.s.u.s. Przychody pracownicze, które nie stanowią podstawy wymiaru składek, zostały wymienione w § 2 r.s.z.u.p. i stanowią katalog zamknięty.

Uwaga!

Zwolnienia podatkowe określone w art. 21 u.p.d.o.f nie pokrywają się z katalogiem przychodów niepodlegających oskładkowaniu określonych w § 2 r.s.z.u.p.

Co do zasady pracodawca naliczając wynagrodzenia dla pracowników i zleceniobiorców powinien dokonać potrącenia składek uwzględniając kwotę ograniczenia podstawy, po przekroczeniu której powinien zaprzestać naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik w trakcie roku uzyskuje dochody z kilku źródeł np. w wyniku zatrudnienia u kilku pracodawców jednocześnie. W takiej sytuacji kontrolowanie limitu rocznej postawy wymiaru składek zostało przerzucone na pracownika. Na nim ciąży obowiązek powiadomienia pracodawców o fakcie przekroczenia podstawy emerytalno-rentowej (art. 19 ust. 6 u.s.u.s.). Jeżeli wskutek błędnego oświadczenia pracownika o przekroczeniu podstawy emerytalno-rentowej, nastąpiła niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to odpowiedzialność w tym przypadku ponosi ubezpieczony (art. 19 ust. 6 u.s.u.s.).

W praktyce to płatnicy składek - pracodawcy mają obowiązek dokonać korekty dokumentów płacowych i ubezpieczeniowych i dokonać ewentualnych zwrotów lub dopłat. W tym zakresie brak jest podstaw prawnych do przerzucenia tego obowiązku na pracownika.

Uwaga!

Ustalając kwotę podstawy emerytalno-rentowej należy uwzględnić wszystkie kwoty przychodów, które w danym roku stanowiły podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, również z tytułu dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom.

Ważne!

Kwota rocznego ograniczenia podstawy składek emerytalno-rentowych nie ma zastosowania do ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku niezależnie od kwoty przychodu, składkę na ubezpieczenie chorobowe obliczamy od sumy przychodów stanowiących podstawę tej składki.

Dokonując wyliczeń w celu prawidłowego określenia podstawy emerytalno-rentowej należy w pierwszej kolejności ustalić kwotę podstawy emerytalno-rentowej w danym miesiącu i narastająco. Jeżeli dokonaliśmy zatrudnienia pracownika w trakcie roku powinniśmy zobligować pracownika do złożenia oświadczenia o wysokości uzyskanego przychodu podlegającego oskładkowaniu. Tak ustalone kwoty należy zweryfikować z kwotą limitu rocznego podstawy i dokonać stosownych wyliczeń. Poniższy przykład pokazuje - wzór xls: „Karta wynagrodzeń pracownika - ograniczenie podstawy emerytalno-rentowej i przekroczenie progu podatkowego” (wiersz C13).

Pracodawca nie dysponuje żadnymi środkami przymusu względem pracownika, który nie złożył stosownego oświadczenia.

W praktyce pracodawcy dysponują wzorami tych oświadczeń i proszą pracowników o ich wypełnienie i dostarczenie do komórek płacowych.

Ważne!

Bardzo często pracownicy nie wiedzą, że na nich ciąży obowiązek poinformowania pracodawcy o fakcie przekroczenia podstawy, dlatego - nie będzie błędnym zachowanie - polegające na wręczeniu pracownikowi zatrudnianemu w trakcie roku wzoru takiego oświadczenia, z właściwym pouczeniem.