Sobieska Maria, Wynagrodzenia - naliczanie listy płac

Wynagrodzenia - naliczanie listy płac

Naliczanie listy płac jest procesem, na który składają się różne czynności wykonywane na przestrzeni danego okresu rozliczeniowego, za który naliczamy płace.

Wynagrodzenie dla pracownika stanowi ekwiwalent za wykonane zadania, osiągnięte cele, natomiast dla pracodawcy to koszt jego działalności, w której zasoby ludzkie odgrywają kluczową rolę. Dla określonej komórki zajmującej się naliczaniem to kolejne etapy postępowania, gdzie oprócz standardowego schematu matematycznego, według którego obliczamy kwotę do wypłaty, mamy do czynienia z czynnościami, bez których zamknięcie tego procesu nie byłoby możliwe.

Dlatego też niniejsza procedura pokazuje nie tylko algorytm matematyczny naliczenia wynagrodzenia w najprostszym wariancie, ale też obrazuje poboczne czynności towarzyszące kolejnym etapom.

Procedura odnosi się w zasadzie do kwestii naliczenia listy płac w odniesieniu do zautomatyzowanego procesu. Proces od strony logistycznej nie jest regulowany przez żadne przepisy prawa. W takim przypadku jedynym wyznacznikiem dla pracodawcy jest termin wypłaty wynagrodzenia, a więc dzień, w którym musi on postawić środki pieniężne do dyspozycji pracownika. Natomiast od strony merytorycznej, a więc już konkretnych działań-obliczeń, pracodawca jest zobligowany przestrzegać regulacji prawnej w tym zakresie. Reasumując, przyjrzymy się, co i jak powinniśmy zorganizować w naszej organizacji, aby nie zagubić się przy realizacji tego obowiązku, oraz jak dokonać obliczeń.

W praktyce do rozpoczęcia procesu naliczania listy płac potrzebujemy danych, które posłużą do zasilenia listy informacjami i będą podstawą jej kalkulacji.

Co do zasady pracodawca potrzebuje danych o czasie przepracowanym w okresie, za który naliczane jest wynagrodzenie (w tym informacji o absencjach, nadgodzinach, przestojach i innych faktach, zdarzeniach mających wpływ na łącznie wypracowaną liczbę godzin przez pracownika). Oprócz tego pracodawca musi wiedzieć, jak pracownik jest wynagradzany, tj. w jakiej wysokości i w jakiej formie, lub mieć informację o zmiennych, na podstawie których musi obliczyć kwotę wyjściową wynagrodzenia. Źródłem informacji niezbędnych do dokonania wskazanych ustaleń jest ewidencja czasu pracy. Zawiera ona bowiem dane nie tylko dotyczące faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin ale również odnoszące się do nieobecnościach w pracy, za które pracownik nabywa bądź nie prawo do wynagrodzenia. Odnotowywane są w niej bowiem informacje z wniosków dostarczanych przez pracowników (wnioski o urlopy, odbiory nadgodzin, zwolnienia lekarskie, wnioski o udzielenie urlopów związanych z urodzeniem dziecka i inne).

Główne obowiązki pracownika w odniesieniu do tego kroku będą koncentrowały się wokół realizacji wielu przepisów m.in. związanych z szeroko rozumianym prawem pracy, ubezpieczeniami społecznymi, przepisami podatkowymi, wewnętrznymi regulaminami obowiązującymi u pracodawcy.

Z dostarczaniem dokumentów i danych skorelowany jest obowiązek pracodawcy zebrania tych informacji i przetransportowania do systemu kadrowo-płacowego, w którym dokonuje on ich obróbki i naliczenia wynagrodzenia.

W praktyce wprowadzanie wszystkich informacji odbywa się na bieżąco, a zbliżający się termin wypłaty wynagrodzenia jest momentem kulminacyjnym, gdzie można zaobserwować duży ruch w zakresie obiegu dokumentacji pracowniczej.

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że to pracodawca gromadzi i przetwarza dane, które do niego dostarcza pracownik, ale robią to też wewnętrzne komórki organizacyjne. W procesie zarządzania zasobami ludzkimi w wielu dużych organizacjach dostarczenie dokumentów i informacji przez pracownika może odbywać się na poziomie od pracownika do bezpośredniego przełożonego i dopiero ten bezpośredni przełożony w ustalonym przez dział HR terminie przekazuje dane do komórki odpowiedzialnej za sprawy personalne.

Natomiast ostatecznie i tak dział HR dokonuje konsolidacji i weryfikacji tych danych. Wykonanie tego obowiązku jest niezwykle istotne, ponieważ przedsiębiorca w procesie rozliczenia wynagrodzenia realizuje obowiązki ustawowe, jakie zostały nałożone na niego. To oznacza, że występuje on w roli pracodawcy, płatnika składek i płatnika podatku:

Pracodawca = obowiązek prawidłowego naliczenia i wypłaty w terminie wynagrodzenia

Płatnik składek = obowiązek naliczenia, potrącenia i odprowadzenia składek ZUS

Płatnik podatku = obowiązek naliczenia, potrącenia i odprowadzenia podatku