Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 12 sierpnia 2013 r.
Autorzy:

Wynagrodzenia - kalkulacja wynagrodzenia

Wynagrodzenia - kalkulacja wynagrodzenia

Wynagrodzenia - kalkulacja wynagrodzenia

W potocznym rozumieniu tego terminu wynagrodzenie stanowi rekompensatę za dostarczoną pracę, nawet jeżeli podstawę jej wykonania stanowi inny rodzaj kontraktu niż umowa o pracę.

Na potrzeby tej konkretnej analizy przedstawimy zagadnienie wynagradzania w odniesieniu do pracowników.

Na proces naliczenia listy płac składają się kroki związane z samym procesem w rozumieniu logistycznym, jak też kroki wg schematu matematycznego. Niniejsza procedura jest mapą procesu matematycznego wynikającego z uregulowań znajdujących swoje umocowanie w granicach obowiązującego prawa. Pokazuje ona po kolei działania i podstawy, z których one wynikają. Wariant listy płac przedstawiony w niniejszej procedurze jest wariantem podstawowym, do którego można dołączać kolejne składniki komplikując niejako proces podstawowy. Ale na starcie znajomość tych zagadnień jest niezbędna do podjęcia dalszych bardziej zaawansowanych kroków.

W odniesieniu do stosunku pracy ustawodawca stworzył pewną konstrukcję prawną, która jest gwarantem otrzymania wynagrodzenia. Chodzi w tym przypadku o przepisy prawa pracy, które określają zasady i warunki wynagradzania. Z tak skonstruowanym stanem prawnym skorelowane są obowiązki pracodawcy, których wypełnienie w stosunku do pracownika jest obligatoryjne (np. konieczność wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu najpóźniej w terminie do 10-go danego miesiąca, za miesiąc poprzedni, gdy wynagrodzenie jest wypłacane raz w miesiącu).

Co do zasady wynagrodzenie stanowi zapłatę za pracę wykonaną przez pracownika będącego stroną stosunku pracy. Jest to więc forma ekwiwalentu za wykonane czynności, zrealizowane zadania, osiągnięte cele. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za czas, jaki poświecił na realizację wyznaczonych zadań, a więc za pracę wykonaną. Za brak wykonywania pracy, pracownik ma prawo do pensji tylko wtedy, gdy przepisy tak stanowią.

To co jest istotne z punktu widzenia istnienia stosunku pracy to jego odpłatność. Polskie przepisy prawa pracy nie przewidują świadczenia pracy bezpłatnie. Zasadniczo każdy pracownik ma prawo do wynagrodzenia.

Ważne!

Przepisy polskiego prawa pracy nie przewidują możliwości zatrudnienia w ramach stosunku pracy bez poborów. Nie uprawniają one również pracownika do złożenia oświadczenia woli o zrzeczeniu się prawa do płacy lub przeniesienia tego prawa na rzecz osób trzecich.

Dodatkowo gwarantują nienaruszalność kwoty wynagrodzenia, zapewniając ochronę przed potrąceniami, regulując wysokość dopuszczalnych potrąceń, ustalając nie tylko katalog świadczeń, jakie mogą być egzekwowane z wynagrodzenia, ale też określając limity płacy minimalnej jaką pracownik musi otrzymać.

Wysokość wynagrodzenia w każdym przypadku uzależniona jest od wielu czynników, a przede wszystkim od ustaleń pracodawcy i pracownika wyrażonych w umowie o pracę lub innym akcie określającym wysokość wynagrodzenia. Obowiązek ustalenia wynagrodzenia w umowie o pracę wynika z art. 29 § 1 k.p., który stanowi, że umowa o pracę powinna zawierać między innymi postanowienie dotyczące wysokości wynagrodzenia. Jest to warunek konieczny. Rozpatrując kwestię wynagrodzenia odnosimy się w tym momencie do płacy zasadniczej, której wysokość może być wyrażona w różny sposób. Najczęściej spotykaną formą wynagradzaniastosowaną w umowach o pracę jest określenie stawki miesięcznej w stałej kwocie brutto, stawki godzinowej, lub mieszanych systemów wynagradzania np. polegających na ustaleniu płacy brutto w wysokości płacy minimalnej plus premii.

Pokazując zagadnienie naliczania wynagrodzeń, nie sposób pominąć kwestii związanej z czasem pracy.

Pracownik otrzymuje rekompensatę pieniężną za czas przepracowany, taki jaki strony ustaliły w umowie i dodatkowe wynagrodzenie za czas przepracowany ponad ustalone normy. W przypadku nieprzepracowania określonej liczby godzin np. z powodu różnego rodzaju absencji, pracownik albo otrzymuje wynagrodzenie, albo nie otrzymuje wynagrodzenia lub pracodawca wypłaca inny składnik wynagrodzenia, do którego jest uprawniony. Dla przykładu za czas choroby pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia tylko np. wynagrodzenie chorobowe, ale za czas urlopu bezpłatnego nie otrzyma już poborów od pracodawcy.

Wśród funkcji gwarancyjnych dotyczących wynagradzania należy jeszcze wskazać art. 65 ust. 4 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483), który wskazuje, że minimalna płaca i sposób jej ustalania jest określony przez ustawę. W roku 2016 obowiązuje kwota brutto minimalnego wynagrodzenia na poziomie 1.850 PLN.

Krok: systemy wynagradzania, a ustalenie płacy w kwocie brutto

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym do jej prawidłowego świadczenia, z uwzględnieniem ilości i jakości świadczonej pracy. Obowiązek ustalenia wynagrodzenia w umowie o pracę wynika z art. 29 § 1 k.p., który stanowi, że umowa o pracę powinna zawierać między innymi postanowienie dotyczące wysokości wynagrodzenia. Jest to warunek konieczny. Rozpatrując kwestię wynagrodzenia odnosimy się w tym momencie do płacy zasadniczej, której wysokość może być wyrażona w różny sposób. Najczęściej spotykaną formą wynagradzania stosowaną w umowach o pracę jest określenie stawki miesięcznej w stałej kwocie brutto, stawki godzinowej, lub mieszanych systemów wynagradzania np. polegających na ustaleniu płacy brutto w wysokości płacy minimalnej plus premii.

Uwaga!

Dla potrzeb realizacji obowiązków wynikających z prawa ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego wynagrodzenie powinno być ustalone w kwocie brutto.

Od kwoty brutto naliczamy wszystkie obciążenia publicznoprawne, tj. składki na ubezpieczenia społeczne i podatek dochodowy od osób fizycznych.

Reasumując baza - wynagrodzenie brutto stanowi kwotę wyjściową, która determinuje dalsze potrącenia i w konsekwencji wysokość kwoty netto, jaką pracodawca stawia do dyspozycji pracownika.

Ważne!

Ustalenie wynagrodzenia za miesiąc dokonujemy po weryfikacji stawki zasadniczej ustalonej w umowie, wymiaru czasu pracy i faktycznie przepracowanych godzin - w tym informacji o absencjach.

Tak więc z punktu widzenia matematycznego potrzebujemy danych na temat trzech zmiennych:

1) Stawka zasadnicza (jej wysokość wynika z umowy).

2) Wymiaru czasu pracy, w którym zatrudniony jest pracownik (wynika z umowy).

3) Liczba przepracowanych godzin - informacja ta zawarta jest w karcie ewidencji czasu pracy, która pokazuje liczbę faktycznie przepracowanych godzin, liczbę godzin absencji i ich rodzaj, oraz liczbę godzin do przepracowania.

Uwaga!

Nie ma zakazu ustalania w umowie o pracę wynagrodzenia w kwocie netto.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, który w uzasadnieniu do wyroku z dnia 20 grudnia 2012 r., I PZP 3/12, oraz wyroku z dnia 7 lutego 2001 r., I PKN 237/00, dopuścił ustalenie wynagrodzenia w kwocie netto stwierdzając, że „(…) Umowa o pracę mogła przewidywać, że pracownik będzie otrzymywać zagwarantowane w umowie wynagrodzenie netto (…). Pracownik miał otrzymywać wynagrodzenie netto (i otrzymał je), a podatek od wynagrodzeń stanowił obciążenie pracodawcy - gdyby powstała konieczność dopłacenia podatku, obciążałoby to wyłącznie pracodawcę. Tego rodzaju umowne rozwiązanie wzajemnych praw i obowiązków stron stosunku pracy nie było sprzeczne z regulacją zawartą w art. 87 § 1 k.p. (…)”.

Po ustaleniu wynagrodzenia brutto pracodawca przechodzi do kolejnego kroku.

Krok: wynagrodzenie miesięczne – płaca brutto

Zatrudnieni za wynagrodzeniem ustalonym w miesięcznej kwocie brutto są uprawnieni do otrzymania określonej stawki wynagrodzenia pomnożonej przez liczbę jednostek czasu (w tym przypadku jest to miesiąc).

Przykład:

Strony w umowie o pracę ustaliły wynagrodzenie miesięczne w kwocie 5.000 zł brutto. Tak więc wraz z przepracowaniem miesiąca pracownik ma prawo do pełnej wysokości ustalonego wynagrodzenia.

Krok: stawka godzinowa – płaca brutto

W ramach systemu czasowego strony mogą ustalić wynagrodzenie w stawce godzinowej. W takim przypadku stawkę za godzinę należy pomnożyć przez liczbę jednostek czasu (tj. liczbę przepracowanych godzin).

Przykład:

Strony w umowie o pracę ustaliły stawkę za godzinę pracy w wysokości 15 zł brutto. Pracownik w danym miesiącu przepracował 160 godzin. W takim przypadku stawkę za godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych, czyli 160 godzin.

15 x 160 = 2.400 zł brutto.

Krok: stawka akordowa – płaca brutto

Innym systemem wynagradzania stosowanym w praktyce jest system akordowy - w tym przypadku strony stosunku pracy określają liczbę jednostek wykonanej pracy i otrzymany wynik mnożą przez stawkę za jednostkę.

Wynagrodzenie w systemie akordowym może być zróżnicowane w zależności od rodzaju akordu.

Prosty - wynagrodzenie jest liczone wprost proporcjonalnie do liczby wytworzonych produktów. Wówczas wynagrodzenie nie ulega zmianie nawet przy przekraczaniu danej normy pracy.

Przykład:

Strony ustaliły w umowie o pracę stawkę za jedną sztukę wytworzonego produktu - 5 zł za złożony długopis.

Dla pracownika przy wytworzeniu 5, 10, 100 długopisów stawka pozostaje bez zmian. Na koniec, w celu wyliczenia wynagrodzenia, należy kwotę brutto za 1 szt. wytworzonego produktu pomnożyć przez liczbę sztuk wytworzonych produktów.

Progresywny - stawka akordowa ulega podwyższeniu po przekroczeniu normy obowiązującej danego pracownika np. po przekroczeniu określonych progów produkcji.

Przykład:

Strony stosunku pracy ustaliły wynagrodzenie w sposób następujący:

Za wytworzenie 50 długopisów pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kwocie 5 zł brutto za każdą wytworzoną sztukę, po przekroczeniu progu 50 sztuk do 100 sztuk - stawka wzrasta do 6 zł brutto za sztukę. Po przekroczeniu 100 sztuk do 200 sztuk i powyżej pracownik otrzymuje stawkę 8,50 zł brutto za każdą wytworzoną jednostkę wyrobu.

Ryczałtowy - w przypadku tego rodzaju akordu strony ustalają wynagrodzenie z góry za całość wykonanych prac.

Np. 2.600 zł brutto za wykonanie 300 sztuk długopisów.

Krok: wynagrodzenie w systemach mieszanych

Warto też pamiętać, że pracodawca może określić wysokość wynagrodzenia stosując systemy mieszane:

Czasowo-premiowy - określenie wynagrodzenia miesięcznego, godzinowego i premii.

Czasowo-prowizyjny - wynagrodzenie jest określone w stawce miesięcznej lub godzinowej plus prowizja, której wysokość zależy od wyników pracy.

Akordowo-premiowy - wynagrodzenie jest określane jako stawka akordowa plus premia.

Prowizyjno-premiowy - w tej sytuacji pracodawca gwarantuje prowizję np. od uzyskanej sprzedaży plus premię.

Zadaniowo-premiowy - określenie wynagrodzenia za powierzone zadania, dodatkowo pracodawca gwarantuje wypłatę premii.

Krok: ustalenie podstawy ZUS

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym określa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442, dalej u.s.u.s. (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium RP). Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.

Zgodnie z wyżej powołanym aktem prawnym u.s.u.s. wysokość składek obciąża zarówno pracownika jak i pracodawcę i wyrażona jest w procentach. Odliczeniu od wynagrodzenia brutto podlegają składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych.

Zasada:

Wysokość składek jest stała dla ubezpieczonych, tj. np: pracowników, zleceniobiorców (osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej). Rodzaj kontraktu i podstawa prawna jego zawarcia warunkuje tytuł do ubezpieczeń ale też stanowi postawę zróżnicowania zasad podlegania ubezpieczeniom.

Fakt wykonywania pracy na terytorium RP skutkuje objęciem ubezpieczeniami społecznymi zgodnie z u.s.u.s. (z kilkoma wyjątkami np. w odniesieniu do cudzoziemców zatrudnionych na terytorium Polski). Natomiast rodzaj umowy na podstawie, której wykonywana jest praca, świadczone są usługi, wykonywane są czynności - uzależnia tytuł do ubezpieczeń i zasady podlegania tym ubezpieczeniom. Natomiast wysokość składek dla wszystkich ubezpieczonych jest taka sama. Podstawą składek ZUS jest wynagrodzenie brutto pracownika. Do celów naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, za przychód ze stosunku pracy traktuje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Krok: ustalenie podstawy zdrowotnej i składki na ubezpieczenie zdrowotne

Podstawą składek ZUS jest wynagrodzenie brutto pracownika. Do celów naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, za przychód ze stosunku pracy traktuje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a także wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Podstawą naliczenia wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (13,71%).

Wysokość składki zdrowotnej określona jest stopą procentową w wysokości 9% (pełna składka), z czego 7,75% odliczana jest od podatku i 1,25% obciąża pracownika.

Aktem prawnym regulującym zasady podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu jest ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.) - dalej u.ś.o.z.

Krok: ustalenie podstawy podatku

Zasady opodatkowania przychodów uzyskiwanych na terenie RP określa ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium RP).

Zgodnie z art. 11 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość świadczeń otrzymanych w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Artykuł 9 u.p.d.o.f. podaje definicję podstawy opodatkowania uznając, że jej wysokość stanowi dochód ze źródła (np. stosunku pracy), pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Odnosząc się do określenia źródła przychodu należy mieć na uwadze art. 10 ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.f., który stanowi, że źródłami przychodów są m.in. stosunek pracy i służbowy, jak również spółdzielczy stosunek pracy.

Ważne!

Dodatkowo art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f za przychody z wyżej wymienionych źródeł uznaje wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, ale także wartość pieniężną świadczeń otrzymanych w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

W szczególności wymienia: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę ponad ustalone normy czasu pracy (w nadgodzinach), różnego rodzaju dodatki, nagrody jakie pracownik otrzymał za osiągnięcia, ekwiwalent za niewykorzystany urlop w naturze. Obok ww. składników za przychód uważa się także inne kwoty, nawet jeżeli ich wysokość nie została z góry ustalona, również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i dodatkowo kwoty świadczeń częściowo odpłatnych i nieodpłatnych.

Powyższy katalog nie jest katalogiem zamkniętym, dlatego przez przychód ze stosunku pracy do celów podatkowych należy rozumieć wypłaty świadczenia, które zwiększają jego aktywa, stanowią swoistego rodzaju przysporzenie, a ich podstawę stanowi stosunek łączący pracownika z pracodawcą.

Przychody zwolnione z podatku, gdzie szukać informacji?

Artykuł 21 u.p.d.o.f. zawiera katalog zwolnień przedmiotowych i jest to katalog zamknięty. Warto tez zwrócić uwagę na fakt, że świadczenia wyłączone z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie zawsze pokrywają się z katalogiem przychodów zwolnionych z oskładkowania.

Podstawę podatku stanowi kwota brutto wynagrodzenia po odjęciu sumy składek ZUS opłacanych przez pracownika na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe (13,71% podstawy), pomniejszone o koszty uzyskania przychodów. Taki schemat ustalania podstawy podatku wynika z art. 9art. 32 u.p.d.o.f.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów i dalszej kalkulacji zaliczki jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia PIT-2 i oświadczenie dotyczącego zastosowania określonego rodzaju kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do kosztów uzyskania przychodów u.p.d.o.f. klasyfikuje je na:

a) podstawowe koszty uzyskania przychodów (limit roczny 1.335 PLN) - miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą - 111,25 PLN (w przypadku, gdy pracownik otrzymuje przychody od jednego pracodawcy, z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy ale też z tytułu pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy), jeżeli pracownik zatrudniony jest u kilku pracodawców maksymalne koszty uzyskania przychodów w roku nie mogą przekroczyć kwoty 2.002,25 PLN.

b) podwyższone koszty uzyskania przychodów (limit roczny 1.668,72 PLN) -miesięczne 139,06 PLN (w przypadku, gdy pracownik otrzymuje przychody od jednego pracodawcy, z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy ale też z tytułu pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy).

Ważne!

Podwyższone koszty uzyskania przychodów stosuje się do pracownika, którego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę

- jeżeli pracownik zatrudniony jest u kilku pracodawców maksymalne koszty uzyskania przychodów w roku nie mogą przekroczyć kwoty 2.502,56 PLN.

Jak w praktyce stosować koszty w przypadku zatrudnienia na kilka umów o pracę?

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy na dwie odrębne umowy o pracę i dodatkowo ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodu. Pracodawca obliczający wynagrodzenie pomniejsza o koszty uzyskania przychodów zarówno jeden i drugi przychód uzyskany z dwóch odrębnych stosunków pracy.

Uwaga!

W takiej sytuacji pracodawca pomniejszy przychód o koszty w wysokości 111,25 zł zarówno z jednej, jak i z drugiej umowy o pracę.

Przykład 2.

Pracownik jest zatrudniony w dwóch różnych zakładach pracy i ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W takiej sytuacji zarówno jeden jak i drugi pracodawca powinni odliczyć koszty uzyskania przychodów (139,06) od wynagrodzenia pracownika.

Uwaga!

W odniesieniu do przykładu pierwszego i drugiego pracodawca lub pracodawcy naliczają koszty uzyskania przychodów. Limit roczny kosztów (2.502,65 zł) obowiązuje pracownika dopiero w rozliczeniu rocznym- co oznacza, że w takiej sytuacji nawet jeżeli pracodawca naliczy je w kwocie wyższej, pracownik będzie mógł rozliczyć koszty uzyskania przychodu do wysokości limitu.

Przykład:

Pracownik zatrudniony w dwóch zakładach (w zakładzie I - cały rok, w zakładzie II - osiem miesięcy) złożył oświadczenie, że jego zakład pracy znajduje się poza jego miejscem zamieszkania.

Pracodawca I nalicza koszty 139,06 x 12 = 1.668 zł.

Pracodawca II nalicza koszty 139,06 x 8 = 1.112,48 zł.

Łącznie = 2780,40 (jednak pracownik w zeznaniu rocznym będzie mógł w rubryce do odliczenia kosztów wpisać kwotę 2.502,56.

Koszty odliczamy od kwoty brutto wynagrodzenia pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez pracownika.

Po określeniu właściwych kosztów uzyskania przychodów należy jeszcze zweryfikować czy pracownik ma prawo do odliczenia od podatku kwoty wolnej. W tym celu pracodawca musi sprawdzić, czy zatrudniona osoba złożyła oświadczenie PIT-2.

Składając tą deklarację pracownik oświadcza, że nie otrzymuje niżej wymienionych przychodów:

– emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

– dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

– dochodów z art. 44 ust. 3 u.p.d.o.f. (z działalności gospodarczej, z najmu lub dzierżawy) opodatkowanych podatkiem dochodowym,

– świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

i określa właśnie ten zakład do stosowania zmniejszenia zaliczki na podatek o kwotę wolną.

Dla przykładu, jeżeli pracownik otrzymuje np. rentę z ZUS wówczas nie powinien składać tego oświadczenia. W takim przypadku za odliczenie kwoty wolnej od podatku będzie odpowiadał ZUS.

Kwota wolna od podatku jest wartością stałą, limit odliczenia na miesiąc wynosi 46,33 PLN. Odlicza się ją na etapie kalkulacji zaliczki podatku.

Dokument PIT-2 składa się przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia.

Ważne!

Deklaracja PIT-2 zachowuje ważność do czasu trwania umowy o pracę.

W przypadku wypłaty wynagrodzenia lub jakichkolwiek innych składników po ustaniu stosunku pracy nie upoważnia pracodawcy do odliczenia kwoty wolnej.

Dodatkowym dokumentem mającym wpływ na wysokość potrąconej zaliczki jest oświadczenie pracownika, które uprawnia pracodawcę do dodatkowego pomniejszenia zaliczki o kwotę 46,33 PLN lub skalkulowania zaliczki wg niższej stopy procentowej.

Osobami uprawnionymi do tej preferencyjnej metody rozliczania są pracownicy:

– których małżonkowie nie osiągają żadnych dochodów,

– którzy samotnie wychowują dzieci, pod warunkiem że nie uzyskują one innych dochodów za wyjątkiem renty rodzinnej,

– którzy chcą opodatkować dochody w danym roku podatkowym łącznie z drugim małżonkiem lub na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Ten ulgowy sposób ustalania wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych polega na:

– kalkulacji wartości podatku wg stawki 18% przez wszystkie miesiące roku podatkowego i dodatkowym pomniejszeniu zaliczki o kwotę 46,33 PLN, pod warunkiem że przewidywany dochód pracownika nie przekroczy pierwszego progu podatkowego (tj. kwoty 85.528 PLN), lub na

– obliczaniu kwoty podatku za cały rok podatkowy wg stawki 18%, jeżeli przewidywane dochody zgodnie z oświadczeniem podatnika przekroczą kwotę pierwszego progu podatkowego (tj. 85.528 PLN).

Dodatkowo pracownik może złożyć oświadczenie uprawniające zakład pracy do obliczania zaliczki w wysokości 18% podstawy podatku.

Z przywileju tego mogą skorzystać podatnicy, których dochód w roku podatkowym, przekroczy wartość określoną w pierwszym progu podatkowym (tj. 85.528 PLN), ale chcą opodatkować swoje dochody z dochodami współmałżonka i ich małżonkowie osiągają dochody, które nie przekraczają kwoty pierwszego progu podatkowego, a więc mieszczą się w przedziale tego progu i nie skorzystają z możliwości obniżenia zaliczek.

W praktyce takie oświadczenie daje prawo potrącania takiemu pracownikowi zaliczki na podatek w wysokości 18% podatku, pomimo przekroczenia kwoty dochodu określonej dla pierwszego progu podatkowego (tj. 85.528 PLN). Gdyby pracownik nie złożył takiego oświadczenia w takim przypadku pracodawca po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego byłby zobligowany do potrącenia zaliczki w wysokości 32% podstawy.

Przykład:

Osoba jest zatrudniona u pracodawcy i osiąga przychody przewyższające kwotę (tj. 85.528 PLN). Jednak współmałżonek tego pracownika osiąga przychody, których kwota mieści się w I progu podatkowym. W takiej sytuacji pracownik, który osiąga dochód powyżej wskazanej kwoty będzie miał prawo do zastosowania wobec niego niższego progu podatkowego, tj. 18%.

Krok: naliczenie podatku

Podatek stanowi daninę publicznoprawną, którą pracownik, za pośrednictwem płatnika jest zobligowany w formie zaliczki, co miesiąc, przekazać na konto urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 27 u.p.d.o.f. podatek dochodowy oblicza się wg następującej skali.

W przypadku uzyskania dochodu w wysokości:

– nieprzekraczającej 85.828 PLN podatek wynosi 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556,02 PLN (I próg podatkowy).

Po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego, a więc uzyskaniu dochodu ponad 85.528 PLN podatek wynosi 14.839,02 PLN plus 32% od nadwyżki ponad 85.528 PLN.

Dla potrzeb tej analizy będziemy obliczać podatek dla osoby osiągającej dochody w pierwszym progu podatkowym

W odniesieniu do naszego przykładu podatek naliczymy w sposób następujący:

Wynagrodzenie brutto 3.200 PLN należy pomniejszyć o:

– kwotę składek ZUS opłacanych przez pracownika,

– kwotę podstawowych kosztów uzyskania przychodów 111,25 PLN,

Tak otrzymany wynik będzie stanowił podstawę podatku, którą należy zaokrąglić do pełnych złotych. Następnie otrzymaną kwotę trzeba pomnożyć przez stopę procentową podatku, tj. 18%. Od tak otrzymanej kwoty należy odjąć miesięczną kwotę wolną od podatku 46,33 PLN. Tak wyliczona suma stanowi wartość podatku, którą należy pomniejszyć o wartość składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy.

Otrzymaną w ten sposób kwotę powinniśmy zaokrąglić do pełnych złotych. Stanowi ona zaliczkę na podatek dochodowy.

Krok: obliczenie kwoty netto

Ostatecznie po naliczeniu wszystkich powyższych składników możemy przejść do kalkulacji kwoty netto.

W tym celu, do jej ustalenia należy kwotę brutto wynagrodzenia pomniejszyć o:

– sumę składek na ubezpieczenie społeczne opłacanych przez pracownika (13,71%),

– kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne (9%),

– kwotę zaliczki na podatek dochodowy.

Otrzymany wynik będzie stanowił kwotę netto wynagrodzenia dla pracownika.

W konsekwencji właśnie tę kwotę stawiamy do dyspozycji pracownika - dokonujemy wypłaty w terminie określonym w regulaminie lub w odniesieniu do małych pracodawców - w terminie określonym w umowie o pracę danego pracownika.

Naliczenie kwoty netto obrazuje wzór xls: „Symulacja naliczenia miesięcznej płacy zasadniczej”.