Skubiszak-Kalinowska Irena, Wybór sposobu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Wybór sposobu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Zamawiający na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien należycie ocenić, czy posiada wystarczający potencjał do samodzielnego przeprowadzenia danego konkretnego postępowania, a w szczególności czy dysponuje potencjałem kadrowym, którego wiedza i doświadczenie są na wystarczającym poziomie, by skutecznie i zgodnie z przepisami przeprowadzić samodzielnie takie postępowanie.

Jeśli zamawiający z uzasadnionych względów uważa, że korzystniej by było, gdyby inny podmiot (publiczny lub prywatny) wsparł go w czynnościach związanych z planowaniem, przygotowaniem lub prowadzeniem postępowania (w jego imieniu) może, zgodnie z treścią przepisu art. 15 ust. 2 p.z.p. powierzyć pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Ustawodawca w nowelizacji z 22 czerwca 2016 r. dookreślił w art. 15 ust. 4 p.z.p., że pomocnicze działania zakupowe polegać mogą na zapewnieniu wsparcia dla działań zakupowych, w szczególności przez:

– zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień publicznych lub zawieranie umów ramowych;

– doradztwo dotyczące przeprowadzania lub planowania postępowań o udzielenie zamówienia;

– przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia i przeprowadzenie ich, w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Ustawodawca w ślad za dyrektywą 2014/24/UE postanowił uwypuklić niektóre z możliwości podzlecania czynności związanych z procesem udzielania zamówień publicznych. Zastanawiający jest cel wprowadzenia tych przepisów, gdyż nie wprowadzają one żadnego novum do systemu zamówień publicznych, a zamawiający doskonale orientują się we własnych potrzebach oraz w tym, jakie możliwości oferują dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień.

Odmienna sytuacja ma miejsce w przypadku regulowanej przez przepisy art. 15a–15f p.z.p. instytucji centralnego zamawiającego, którym jest zamawiający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1–4 p.z.p., prowadzący działalność w zakresie:

1) nabywania dostaw lub usług z przeznaczeniem dla zamawiających;

2) udzielania zamówień lub zawierania umów ramowych, których przedmiotem są roboty budowlane, dostawy lub usługi z przeznaczeniem dla zamawiających;

3) pomocniczych działań zakupowych.

– w tym przypadku ustawa - Prawo zamówień publicznych przewiduje inne zasady współpracy pomiędzy zamawiającym a centralnym zamawiających, który dla niego lub na jego rzecz dokonuje zakupów w powyższym zakresie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 p.z.p. postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający. To na zamawiającym ciąży obowiązek przygotowania postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający nie może przerzucić odpowiedzialności za właściwe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania na wykonawców lub inne osoby (zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 listopada 2008 r., KIO/UZP 1224/08).

W znowelizowanym brzmieniu art. 15 ust. 2 p.z.p. ustawodawca wprowadził możliwość powierzenia pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Powierzenie oznacza to samo co zlecenie, polecenie, a to z kolei znaczy, że w pewnych przypadkach istnieje między powierzającym a przyjmującym stosunek nie cywilnoprawny, lecz stosunek służbowy, ale nie administracyjny, gdyż powierzający nie działa tu jako organ administracyjny załatwiający indywidualną sprawę z zakresu administracji publicznej. W innych przypadkach będzie to umowa cywilno-prawna.

Zamawiający powinien zweryfikować, czy posiadana przez jego pracowników wiedza i doświadczenie są wystarczające do zabezpieczenia prawidłowego przebiegu procedury zarówno na etapie przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia, postawienia adekwatnych warunków udziału w postępowaniu, jak też późniejszej analizy i oceny ofert.