Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 24 czerwca 2020 r.
Autor:

Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwie – krok po kroku

Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwie – krok po kroku

Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwie – krok po kroku

Zgodnie z postanowieniami ustawy z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych od 1.07.2019 r. określone podmioty są zobowiązane do utworzenia pracowniczego planu kapitałowego (PPK), czyli uzupełniającego programu pozwalającego na oszczędzanie na emeryturę. Utworzenie PPK wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wymogów formalnych i prawnych, jak również wdrożenia określonych zmian organizacyjnych.

Krok: Analiza czy ustawa o PPK ma zastosowanie wobec przedsiębiorcy

Analizując kwestie związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi w pierwszej kolejności każdy przedsiębiorca powinien przenalizować w oparciu o przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, czy w stosunku do jego firmy jest konieczność uruchomienia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Krok: Czy jest obowiązek utworzenia PPK?

Ustawa o PPK w kontekście tworzenia planów kapitałowych nie posługuje się pojęciem pracodawcy bądź zleceniodawcy tylko definicją podmiotu zatrudniającego. Tak więc, czy dany podmiot gospodarczy będzie miał obowiązki związane z PPK zależy od tego, czy został zakwalifikowany przez przepisy jako podmiot zatrudniający.

Krok: obowiązek utworzenia PPK

Obowiązek utworzenia PPK ciąży na podmiotach zatrudniających. Pod pojęciem podmiotów zatrudniających rozumie się:

– pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy,

– nakładców,

– rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie spółek rolniczych,

– zleceniodawców zatrudniających osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia lub innej umowy świadczenia usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

– podmioty, w których działa rada nadzorcza.

Z punktu widzenia istnienia obowiązku utworzenia PPK, w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wymiar etatu, w jakim świadczona jest praca nie ma znaczenia. Docelowo nie będzie też miał znaczenia stan zatrudnienia u danego pracodawcy. Stan zatrudnienia będzie istotny jedynie w pierwszych latach obowiązywania przepisów o PPK. Od 1.01.2021 r. obowiązek utworzenia PPK, co do zasady będzie ciążył na każdym podmiocie zatrudniającym.

Ważne!

Podmiotem zatrudniającym zobowiązanym do utworzenia PPK jest również podmiot mający siedzibę (miejsce zamieszkania) poza granicami Polski, jeśli zatrudnia w Polsce pracowników lub zleceniobiorców (lub inne osoby zatrudnione w rozumieniu przepisów ustawy o PPK). Przedsiębiorcy zagraniczni będą mogli „scedować” obowiązki wynikające z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych na osobę zatrudnioną.

Przewidziano tylko dwa wyjątki, w których pracodawca (w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy) nie będzie miał obowiązków podmiotu zatrudniającego. Pierwszy wyjątek dotyczy zatrudnienia górników przebywających na urlopach związanych ze specyfiką swojej profesji. Drugi wyjątek to pracownicy młodociani (do 18. roku życia).

Krok: Nie ma obowiązku tworzenia PPK

Przepisy prawa wyłączają obowiązek utworzenia PPK w stosunku do określonych podmiotów. Należą do nich:

– podmioty zatrudniające, które w dniu objęcia ich stosowaniem ustawy o PPK, prowadzą Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) oraz naliczają i odprowadzają składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeśli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie.

– mikroprzedsiębiorców, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK,

– osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Ponadto PPK nie obejmie osób samozatrudnionych, służb mundurowych, a także rolników.

Krok: Terminy wdrożenia PPK

Pracownicze plany kapitałowe będą wdrażane stopniowo, a terminy wdrożenia uzależnione są od wielkości danej firmy oraz typu pracodawcy. Data stosowania wobec danego podmiotu zatrudniającego przepisów o PPK określona została na podstawie przesłanki stanu zatrudnienia. Aby ustalić moment objęcia stosowaniem przepisów o PPK, niezbędne jest określenie liczby osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym w określonej dacie.

Od 1.07.2019 r. przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych stosuje się do firm, które zatrudniały co najmniej 250 osób, według stanu zatrudnienia na dzień 31.12.2018 r. Następnie co pół roku przepisy te obejmują także mniejsze podmioty.

Firmy, które zatrudniają co najmniej 50 osób, będą zobowiązane do stosowania nowych przepisów od 1.01.2020 r., według stanu zatrudnienia na dzień 30.06.2019 r.

Podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób ustawę o pracowniczych planach kapitałowych stosują od 1.07.2020 r., według stanu zatrudnienia na dzień 31.12.2019 r.

Pozostałe podmioty zatrudniające, czyli pozostałe przedsiębiorstwa, a także podmioty należące do sektora finansów publicznych (m.in. szpitale, szkoły), niezależnie od ich wielkości ustawę o pracowniczych planach kapitałowych stosują dopiero od 1.01.2021 r.

Krok: Wybór instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający objęty obowiązkiem założenia PPK powinien rozpocząć procedurę przystąpienia do PPK od wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Wyboru tego należy dokonać spośród:

– funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI),

– funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne,

– zakładów ubezpieczeń.

Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem.

Krok: Czy u pracodawcy działa organizacja związkowa?

Procedura wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK różni się w zależności od tego, czy w danym podmiocie zatrudniającym działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie.

Krok: Organizacja związkowa funkcjonuje u pracodawcy

Podmiot zatrudniający, u którego działa zakładowa organizacja związkowa dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.

Wybór ten powinien zostać dokonany, mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych, w szczególności na podstawie:

– oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,

– ich efektywności w zarządzaniu aktywami,

– posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Ważne!

Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładową organizacją związkową w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający lub wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie.

Krok: U pracodawcy działa reprezentacja pracowników

Podmiot zatrudniający objęty wymogiem prowadzenia PPK, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Wskazana reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Ważne!

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie.

Krok: Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK, zawierana jest między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK..

Zgodnie z nowymi regulacjami, mającymi na celu ograniczenie skutków gospodarczych epidemii wywołanej wirusem COVID-19 podmioty zatrudniające na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób powinny umowę o zarządzanie PPK zawrzeć do 27października 2020 r. Identyczny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK obowiązuje w przypadku podmiotów zatrudniających od 20 osób do 49 osób.

W efekcie został zrównany moment uruchomienia PPK u pracodawców zatrudniających od 50 osób do 249 osób oraz u pracodawców zatrudniających od 20 do 49 osób.

Krok: Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Drugą z umów zawieranych przez podmiot zatrudniający z instytucją finansową jest umowa o prowadzenie PPK. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana z instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Podmiot zatrudniający zawiera ją w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych. Przy czym nie ma konieczności zawierać oddzielnej umowy o prowadzenie PPK dla każdej osoby objętej PPK. Zawiera się jedną umowę, a lista osób objętych umową stanowi stanowić załącznik do umowy.

Umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie:

1) 3 miesięcy od dnia, o którym mowa odpowiednio w art. 134 ust. 1 pkt 1, 34,

2) 9 miesięcy od dnia, o którym mowa w art. 134 ust. 1 pkt 2

- w imieniu i na rzecz osoby będącej w tym dniu osobą zatrudnioną, chyba że osoba ta przed upływem tego terminu złoży deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

Zgodnie z nowymi regulacjami, mającymi na celu ograniczenie skutków gospodarczych epidemii wywołanej wirusem COVID-19 podmioty zatrudniające na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób powinny do

10 listopada 2020 r. zawrzeć umowy o prowadzenie PPK. Identyczny termin obowiązuje w przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla podmiotów zatrudniających od 20 osób do 49 osób.

W efekcie zrównał się moment uruchomienia PPK u pracodawców zatrudniających od 50 osób do 249 osób oraz pracodawców zatrudniających od 20 do 49 osób.

Ważne!

Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie tej umowy z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK, przy czym umowę o prowadzenie PPK uważa za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Krok: Wpłaty do PPK

Obowiązek dokonania pierwszych wpłat powstaje w kolejnym miesiącu po zawarciu umowy o prowadzenie PPK..

Wpłaty na PPK powinny być dokonywane, co do zasady, do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Wpłaty w ramach PPK finansują zarówno podmiot zatrudniający, jak i uczestnik PPK. Każdy z nich będzie zobowiązany do finansowania z własnych środków wpłaty podstawowej w określonej ustawowo wysokości z możliwością zadeklarowania dobrowolnej wpłaty dodatkowej. Wysokość wpłat określona jest procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK, przy czym wynagrodzenie rozumiane jest jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK.