Kulińska Iwona, Wprowadzanie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Wprowadzanie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Celem niniejszej procedury jest przygotowanie i wprowadzenie w życie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych u pracodawców, u których funkcjonują związki zawodowe.

W procedurze opisano kolejne kroki, jakie trzeba wykonać, aby wprowadzić w życie regulamin ZFŚS i jego późniejsze zmiany w firmie, w której funkcjonują związki zawodowe. Całość podzielono na 6 głównych kroków, których zakres określa jednocześnie czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć cel zgodnie z obowiązującymi przepisami. Opisane kroki procedury to: Przygotowanie projektu Regulaminu ZFŚS i przekazanie go działającym u pracodawcy organizacjom związkowym, Powołanie wspólnej reprezentacji związkowej, Rokowania, Wprowadzenie Regulaminu ZFŚS w życie, Zmiany Regulaminu Zakładowego Funduszu Socjalnego, Postępowanie w sprawie nietworzenia Funduszu Świadczeń Socjalnych, Finansowanie przez pracodawcę z ZFŚS pobytu dzieci pracowników w żłobkach i placówkach przedszkolnych.

Odpowiedzialni:

Dyrektor personalny

Współpracujący:

Pracownicy działu socjalnego

Ewentualnie konsultanci zewnętrzni

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych tworzony jest na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111) - dalej u.z.f.ś.s. - ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881) - dalej u.z.z.

Do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zobowiązani są:

1) pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s.) oraz

2) pracodawcy prowadzący działalność w formach prawnych jednostek sektora finansów publicznych (tzw. budżetówka). Tworzą one fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Pracodawcy, u których funkcjonują związki zawodowe zobowiązani są do utworzenia Regulaminu ZFŚS w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s. oraz art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 5 u.z.z.). Uzgodnienie oznacza wypracowanie wspólnego stanowiska. Nie ogranicza się to jedynie do konsultacji czy zasięgnięcia opinii. Strony muszą dążyć do osiągnięcia w każdej sprawie obustronnie akceptowanego stanowiska.

Tryb współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi uzależniony jest od liczby działających w zakładzie pracy organizacji związkowych. W przypadku gdy istnieje jeden związek zawodowy, pracodawca prowadzi rokowania wyłącznie z tą organizacją. Natomiast gdy działa więcej organizacji związkowych, pracodawca zobowiązany jest do współdziałania z każdą organizacją funkcjonującą w zakładzie, niezależnie od tego, czy jest to związek reprezentatywny czy też nie. Wobec powyższego pracodawca prowadzi rozmowy z każdą organizacją liczącą co najmniej 10 członków.

Warunkiem wejścia w życie Regulaminu ZFŚS jest uzgodnienie jego treści ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy.

Natomiast pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, regulamin uzgadnia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s.).

Należy również zaznaczyć, iż pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników mają możliwość w obowiązującym u nich układzie zbiorowym pracy, a w przypadku jego braku, w regulaminie wynagradzania postanowić o:

– rezygnacji z tworzenia ZFŚS na czas określony lub bezterminowo;

– dowolnym kształcie wysokości odpisu na fundusz.

Wymaga to jednak zgody działających organizacji związkowych. W przypadku istniejącego już układu zbiorowego pracy, powyższe postanowienia wprowadzane są w drodze Protokołu dodatkowego do UZP.

Regulamin ZFŚS powinien określać:

– zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu,

– oraz zasady przeznaczenia środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, w tym dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (art. 1 ust. 1 u.z.f.ś.s.). Przykładowo mogą być to zasady udzielania pożyczek, bezzwrotnych zapomóg, zasady finansowania obiektów socjalnych, dofinansowania do wczasów i kolonii dla dzieci, wyjazdów do uzdrowisk, zakładanie żłobków, przedszkoli, zasady ich finansowania. Nie sposób wymienić wszystkich świadczeń finansowanych z ZFŚS. Ich zakres zależy od wspólnych uzgodnień pracodawcy ze związkami.

Zgodnie z art. 10 u.z.f.ś.s. to pracodawca jest administratorem środków zgromadzonych na funduszu. Jednakże nie może podejmować samodzielnych decyzji co do przyznawania świadczeń socjalnych. W takiej sytuacji wymagana jest również zgoda związków zawodowych (przedstawicieli związków zasiadających w Komisji socjalnej).

Opracowany przez pracodawcę projekt Regulaminu następnie zostaje przekazany do wszystkich działających na terenie danego zakładu pracy związków. Jeżeli u pracodawcy działa tylko jeden związek zawodowy, to w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu Regulaminu powinien przedstawić pracodawcy swoje stanowisko.

W przypadku funkcjonowania kilku związków zawodowych, powinny one we wskazanym wyżej terminie przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko. Uzgodnienia stanowiska powinny dokonać wszystkie działające na terenie zakładu pracy związki zawodowe, jeżeli jest to niemożliwe to co najmniej organizacje reprezentatywne (art. 30 ust. 5 u.z.z.).

Procedury:

Udzielenie odpowiedzi na pytanie jak powinna kształtować się treść Regulaminu ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Przedstawienie, w jaki sposób powinno nastąpić zapoznanie organizacji związkowych z projektem procedury.