Musiał Krzysztof J., Wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji

Wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji

Procedura dotyczy trybu składania wniosku o wydanie certyfikatu rezydencji.

Obowiązek dostarczenia certyfikatu rezydencji ciąży na podmiocie uzyskującym dochody na terytorium państwa innego niż państwo jego miejsca zamieszkania lub siedziby. Artykuł 306l ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.) - dalej o.p., znajduje zastosowanie zarówno do sytuacji, gdy organ podatkowy, na wniosek polskiego podatnika, zobowiązany jest wydać zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium RP, jak również w przypadku uzyskiwania przez podmiot zagraniczny, który uzyskuje dochody ze źródeł polskich.

Definicję certyfikatu rezydencji zawierają przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., oraz ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. W myśl art. 4a pkt 12 u.p.d.o.p., certyfikatem rezydencji jest zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydawane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika, natomiast zgodnie z art. 5a pkt 21 u.p.d.o.f. certyfikatem rezydencji jest zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydawane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika. Certyfikat rezydencji jest więc dokumentem potwierdzającym status podatnika.

Podział na rezydentów i nierezydentów ma charakter dychotomiczny i opiera się na jednolitym kryterium, którym jest miejsce zamieszkania lub siedziba. Pojęcia te regulowane są przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 309 z późn. zm.) - dalej pr. dew. I tak, w myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 pr. dew. rezydentami są:

a) osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania w kraju oraz osoby prawne mające siedzibę w kraju, a także inne podmioty mające siedzibę w kraju, posiadające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu; rezydentami są również znajdujące się w kraju oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez nierezydentów;

b) polskie przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i inne polskie przedstawicielstwa oraz misje specjalne, korzystające z immunitetów i przywilejów dyplomatycznych lub konsularnych.

Natomiast za nierezydentów, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 pr. dew., uznaje się:

1) osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą oraz osoby prawne mające siedzibę za granicą, a także inne podmioty mające siedzibę za granicą, posiadające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu; nierezydentami są również znajdujące się za granicą oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów;

2) obce przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i inne obce przedstawicielstwa oraz misje specjalne i organizacje międzynarodowe, korzystające z immunitetów i przywilejów dyplomatycznych lub konsularnych

Nierezydentami z krajów trzecich są osoby fizyczne, osoby prawne oraz inne podmioty, posiadające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu, mające miejsce zamieszkania lub siedzibę w krajach trzecich; nierezydentami z krajów trzecich są również znajdujące się w tych krajach oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów lub nierezydentów z innych krajów.

W myśl art. 25 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.) - dalej k.c., miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Natomiast siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 k.c.).

Krajami trzecimi są państwa niebędące państwami członkowskimi Unii Europejskiej, a także ich terytoria zależne, autonomiczne i stowarzyszone oraz terytoria zależne, autonomiczne i stowarzyszone państw członkowskich Unii Europejskiej.

Polscy przedsiębiorcy, dokonując płatności na rzecz podmiotów zagranicznych z tytułu świadczonych przez te podmioty usług, zobowiązani są przed dokonaniem wypłaty na rzecz takiego podmiotu uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej w celu ustalenia, czy w konkretnym przypadku ma zostać zastosowana stawka podatku określona w ustawodawstwie krajowym, czy też będą miały zastosowanie postanowienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jeśli chodzi o moment, w którym podmiot polski wypłacający należność podmiotowi zagranicznemu powinien posiadać certyfikat rezydencji, istotne jest, aby otrzymany certyfikat potwierdzał, że na dzień dokonania płatności kontrahent był rezydentem podatkowym w danym państwie. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z interpretacji z dnia 8 października 2009 r., ILPB3/423-522/09-5/ŁM, wskazał, że spółka, nie będąc na moment wypłaty dywidendy w posiadaniu certyfikatu rezydencji udziałowca, jeśli uzyska od tego udziałowca certyfikat w terminie późniejszym, z którego będzie wynikać, iż spółka zagraniczna była rezydentem w dniu wypłaty dywidendy, może stosować art. 26 ust. 1 u.p.d.o.p.

Przywołane stanowisko organu podatkowego znajduje odzwierciedlenie również w orzecznictwie sądów administracyjnych, z czego wywołania wymaga przykładowo wyrok NSA z dnia 20 maja 2010 r., II FSK 36/09.

Płatnik powinien przedstawić certyfikat rezydencji swoich kontrahentów w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie na każdorazowe żądanie organów podatkowych. Trzeba bowiem pamiętać, że to płatnik będzie musiał, w razie konieczności, udowodnić, że miał prawo zastosować korzystniejsze regulacje wynikające z dwustronnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przeciwnym razie będzie odpowiadał za nieprawidłowo potrącony podatek lub za niepobranie podatku. Podkreślenia wszakże wymaga, iż w orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się również, iż co prawda certyfikat rezydencji to szczególny środek dowodowy, jednakże jest to środek niejedyny, a w przypadku sporu z organami podatkowymi płatnik może wykazać rezydencję podatnika również innymi środkami dowodowymi (m.in. wyrok NSA z dnia 11 września 2007 r., II FSK 957/06).