Bochentyn Adam, Wniesienie podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Wniesienie podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Przez podania, zgodnie z treścią art. 63 § 1 k.p.a., należy rozumieć: 1) żądania (np. żądanie wyłączenia pracownika od udziału w postępowaniu - art. 24 § 3 k.p.a.), b) wyjaśnienia (w tym zwłaszcza wyjaśnienia strony złożone w trybie art. 79 § 2 k.p.a. i art. 95 § 1 k.p.a.), c) odwołania (art. 127 § 1 k.p.a.) oraz d) zażalenia (art. 141 k.p.a.). Jedną z form, w jakich wnieść można podanie do organu administracji publicznej, jest forma elektroniczna. Forma ta znajduje coraz szersze zastosowanie, co wiąże się z rozwojem technologii informatycznych w postępowaniu administracyjnym. Wnoszący podanie ma, co do zasady, swobodę w wyborze formy, w jakiej podanie wniesie (oczywiście w granicach regulacji art. 63 k.p.a.), w związku z czym korzystać może również z pomocy środków komunikacji elektronicznej. Wniesienie podania w jakikolwiek sposób wskazany w art. 63 § 1 k.p.a. (tj. również w formie elektronicznej, jeżeli podanie spełniać będzie wymogi określone w przywołanym przepisie) będzie skuteczne, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (R. Kędziora, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 368). Podkreślić należy, że każde podanie powinno zostać sporządzane w języku polskim jako języku urzędowym. Ponadto przed organami gminy, obok języka urzędowego, może być używany, jako język pomocniczy, język mniejszości. Z kolei w sytuacji, gdy językiem podania jest język obcy, organ administracji publicznej jest obowiązany do skorzystania z usług tłumacza (A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el., 2013).

Zgodnie z treścią art. 63 § 1 k.p.a. podanie może zostać wniesione za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r., poz. 1114 ze zm.). Pod pojęciem „elektroniczna skrzynka podawcza” rozumieć należy dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego (art. 3 pkt 17 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne). Podanie wniesione w formie elektronicznej powinno czynić zadość wymaganiom wskazanym w art. 63 § 2 k.p.a. (tj. powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, której dotyczy, jej adres, żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych) oraz w art. 63 § 3a k.p.a.

Szczegółowy sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r., poz. 180). Zgodnie z § 3 rozporządzenia podmioty publiczne obowiązane są do zamieszczenia w BIP informacji dotyczących: a) adresu elektronicznej skrzynki podawczej, b) maksymalnego rozmiaru dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami (wyrażonego w megabajtach, nie mniejszego niż 5 megabajtów), c) zakresów użytkowych dokumentów elektronicznych, d) rodzajów informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny, e) rodzajów informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru, f) innych wymagań określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych.

Zgodnie z treścią § 10 rozporządzenia dokument elektroniczny może zostać doręczany na informatycznym nośniku danych (np. na płycie CD).

Po otrzymaniu podania, wniesionego w formie przewidzianej w art. 63 § 1 k.p.a., organ obowiązany jest podjąć czynności zmierzające do jego rozpatrzenia i załatwienia. Przed merytorycznym rozpatrzeniem podania organ powinien zbadać swoją właściwość oraz ustalić czy podanie spełnia wymogi formalne. Obowiązany jest również do potwierdzenia wniesienia podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.