Marciniak Jarosław, Wdrożenie systemu telepracy

Wdrożenie systemu telepracy

Celem niniejszej procedury jest wdrożenie systemu telepracy, który umożliwia wprowadzenie w firmie nowych, elastycznych form zatrudnienia, pozwalając na odejście od dawniej „nierozerwalnego” i stałego związku pracownika z fizyczną lokalizacją - siedzibą pracodawcy. Dzięki rozwojowi telekomunikacji i nowoczesnych technik informatycznych pracownik może realizować swą pracę całkowicie lub częściowo z dala od siedziby firmy. W efekcie systemu telepracy przedsiębiorstwo może np.:

1) zmniejszyć powierzchnię biurową,

2) zatrudnić osoby mieszkające w dużych odległościach od centrali firmy,

3) oceniać pracowników w oparciu głównie o wyniki,

4) podnieść wydajność pracy,

5) oszczędzić czas pracowników poświęcany na dojazdy do pracy,

6) zatrudnić wysokiej klasy fachowców, niedostępnych w tradycyjny sposób,

7) dokonać oszczędności finansowych (niższe koszty zarządzania personelem i administracji).

W procedurze opisano, jak przygotować się do wdrożenia systemu telepracy, z podkreśleniem wielu aspektów koniecznych do zweryfikowania potrzeb organizacji w tym zakresie. System telepracy jest ukazany jako rozwiązanie wymagające ogromnej odpowiedzialności, racjonalnego podejścia i precyzyjnego przygotowania z uwagi na specyficzne uwarunkowania prawne oraz te dotyczące sposobu zarządzania firmą. W zakresie zarządzania chodzi przede wszystkim o koncentrację na wynikach pracy głównie w odniesieniu do poszczególnych zatrudnionych. Ze względu na charakter swojej pracy osoby pracujące na odległość napotykają na problemy inne niż te dotykające osób zatrudnionych w sposób tradycyjny, np. związane z dyskryminacją w zakresie czasu pracy, standardów miejsca pracy czy dostępu do szkoleń, a także z izolacją społeczną oraz rozmyciem granic pomiędzy pracą i życiem prywatnym. Przed decyzją o wdrożeniu telepracy muszą być poznane faktyczne potrzeby takiego rozwiązania oraz możliwe w realiach danej firmy korzyści i koszty wdrożenia (również koszty społeczne). Telepraca jest w procedurze zdefiniowana bardzo szeroko, zatem obejmuje wszystkie rodzaje pracy, która charakteryzuje się przebywaniem w czasie pracy poza siedzibą pracodawcy (także praca mobilna, np. praca w terenie, u klienta). Warunkiem koniecznym do spełnienia zasad telepracy, według zastosowanych definicji, jest wykorzystanie do kontaktu z pracodawcą technologii informacyjnej bez konieczności regularnego kontaktu osobistego.

Całość podzielono na pięć głównych kroków, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze:

1. Przegląd struktury i organizacji pracy.

2. Informowanie kadry kierowniczej i pracowników o możliwych rozwiązaniach.

3. Przygotowanie do systemu telepracy - aspekty organizacyjne i kadrowe.

4. Przygotowanie do systemu telepracy - aspekty prawne i techniczne.

5. Zakończenie prac i przejście do monitoringu efektów.

W procedurze znajduje się wiele przykładów praktycznych oraz materiały pomocnicze rozszerzające tematykę opracowania.

Odpowiedzialni:

Dyrektor (menedżer) personalny

Współpracujący:

Zarząd przedsiębiorstwa 

Menedżer działu IT 

Kadra kierownicza różnych szczebli 

Pracownicy działu HR 

Konsultant zewnętrzny (opcja)

Rozwój telekomunikacji i nowoczesnych technik informatycznych umożliwia wdrożenie w firmach nowych, elastycznych form zatrudnienia, pozwalając na odejście od dawniej „nierozerwalnego” i stałego związku pracownika z fizyczną lokalizacją - siedzibą pracodawcy. W ciągu ostatnich kilkunastu lat jedną z bardziej popularnych nowych form zatrudnienia pracowników stała się (przede wszystkim w USA, a także Europie Zachodniej) telepraca. W tej chwili szacuje się, że w Europie tym systemem zatrudnienia objętych jest około 50–60 milionów osób. Rozpowszechnienie telepracy w Europie Zachodniej jest mocno zróżnicowane. Różnicę tę najwyraźniej widać podczas porównania północy i południa kontynentu. W Holandii i w Finlandii wykonuje ją prawie 47% pracowników, a w Hiszpanii i Portugalii współczynnik ten wynosi odpowiednio 17% i 8%. Warto zwrócić uwagę na poziom technologii informatycznych i telekomunikacyjnych w wiodących krajach i zainteresowaniem realnymi korzyściami. Jednak trzeba pamiętać o różnicach kulturowych - w krajach takich jak Argentyna, Brazylia czy Meksyk, w których rozmowa jest istotnym elementem kultury, a preferowaną formą kontaktu jest kontakt osobisty, wprowadzanie pracy mobilnej przebiega dużo wolniej. Pojęcie telepracy wiąże się z alternatywnymi stylami pracy związanymi z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi telekomunikacji: sieci komputerowych, szybkiej transmisji danych czy telefonii mobilnej. W ostatnich latach w naszym kraju zmienia się powoli zarówno sama znajomość pojęcia telepracy, jak i świadomość przedsiębiorców i pracowników. Na przełomie 2009 i 2020 r. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, wspólnie z Instytutem Badawczym MillwardBrown SMG/KRC, zbadała poziom znajomości i nastawienie rodaków do telepracy. Telepraca jest powszechnie znaną formą zatrudnienia - zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Znajomością terminu telepraca wykazało się 82,9% respondentów. Chęć bycia zatrudnionym wyłącznie na zasadach telepracy zadeklarowało natomiast 11,2% pracowników. Niestety niewielu pracodawców jest „praktycznie” zainteresowanych tą formą współpracy - aż w 88,4% przedsiębiorstw z badanej grupy MŚP nie zatrudnia na zasadach telepracy. Zdaniem respondentów, telepraca zapewnia także elastyczność miejsca i czasu pracy (79,6%), co ułatwia pogodzenie obowiązków służbowych z rodzinnymi (69,4%). Ponad połowa pytanych ma także świadomość, że stosowanie telepracy redukuje koszty zatrudnienia pracownika. Telepraca od kilkunastu lat rozwija się dynamicznie i wszystko wskazuje, że nadal tak będzie, w związku z tym żadna firma nie powinna rezygnować z możliwości jej wykorzystania lub przynajmniej z podjęcia próby jej wdrożenia - z jednym zastrzeżeniem - jeżeli tylko miałoby przynieść przedsiębiorstwu lub pracownikom jakąś korzyść.

Należy zdecydowanie podkreślić, iż wdrażanie telepracy dla samego jej wdrożenia nie ma większego sensu - wcześniej muszą być poznane faktyczne potrzeby takiego rozwiązania oraz możliwe w realiach danej firmy korzyści i koszty wdrożenia (również koszty społeczne).

Telepraca, nawet w formule dość ograniczonej, a także w dużej ze względu na specyficzne uwarunkowania prawne, wymaga poważnego i odpowiedzialnego podejścia - odpowiedniego przygotowania. Chodzi przede wszystkim o zmiany w sposobie zarządzania przedsiębiorstwem (częścią przedsiębiorstwa) i koncentrację na wynikach pracy również i przede wszystkim - w odniesieniu do poszczególnych zatrudnionych. Ze względu na charakter swojej pracy, osoby pracujące na odległość napotykają na problemy inne niż te dotykające osób zatrudnionych w sposób tradycyjny - np. związane z dyskryminacją w zakresie czasu pracy, standardów miejsca pracy czy dostępu do szkoleń, jak również izolacją społeczną oraz rozmyciem granic pomiędzy pracą i życiem prywatnym. Europejskie standardy prawne (w tym i polskie) gwarantują odpowiednie warunki pracy dla osób pracujących na odległość - chodzi tu o przede wszystkim zapewnienie dobrowolnego charakteru pracy na odległość oraz wymaganie, by osoby pracujące na odległość miały takie same prawa jak osoby pracujące w siedzibie pracodawcy.

Rodzaje telepracy:

Telepraca wykonywana w domu . Podstawowy i najbardziej rozpowszechniony rodzaj telepracy. Jeżeli praca jest wykonywana w domu, to bezpośredni, osobisty kontakt pracownika z pracodawcą jest rzadki, może ograniczać się do jednego lub kilku spotkań w miesiącu. Cała komunikacja, przekazywanie poleceń, zadań, materiałów, a także zdawanie prac wykonanych i raportów odbywa się drogą elektroniczną. W zależności od rodzaju wykonywanych prac i rodzaju umów wiążących strony, w ten sposób można pracować dla jednej lub kilku firm. Także w zależności od wymienionych wcześniej czynników, domowe stanowisko pracy może być wyposażone w sprzęt i oprogramowanie przy większym lub mniejszym udziale pracodawcy.

Telepraca tzw. nomadyczna . Może być wykonywana w różnych zmiennych miejscach, np. w siedzibach klientów firmy, kontrahentów, a także w trakcie podróży w samolocie, pociągu czy też w hotelu. Realizowana jest najczęściej w ramach umowy o pracę; dotyczy to np.: pracowników działu marketingu, promocji i sprzedaży, a także przedstawicieli handlowych.

Telepraca regionalna . Realizowana za pomocą telecentrum - biura poza główną siedzibą firmy znajdującego się w danej miejscowości lub regionie. Są to odpowiednio wyposażone w nowoczesne środki telekomunikacji i sprzęt komputerowy lokalne biura danego przedsiębiorstwa, udostępniane pracownikom z danego regionu.

Telepraca związana z gruntowną zmianą organizacyjną . Ma to miejsce przy relokalizacji funkcji wykonywanych przez jednostki przedsiębiorstwa, np. gdy funkcje usługowe przedsiębiorstwa, przedtem lokalizowane w pobliżu klienta, są koncentrowane w jednym miejscu i świadczone na odległość. W ten sposób działalność „biur handlowych firmy”, prowadzona dotychczas w wielu różnych miejscowościach (większych miastach), teraz może być realizowana telefonicznie lub przez sieci komputerowe, „zaplecze usługowe” zaś (np. serwis i konserwacja), poprzednio znajdujące się na miejscu, również może świadczyć usługi z różnych miejsc na terytorium kraju za pomocą zdalnego dostępu do systemu.

Telepraca organizowana ad hoc . W tym wypadku praca jest wykonywana przez pracowników, którzy w normalnych warunkach wykonują pracę w siedzibie przedsiębiorstwa i tylko w wyjątkowych wypadkach lub precyzyjnie określonych sytuacjach wykonują okresowo pracę w domu (np. gdy pracodawca zleci pracownikowi przygotowanie projektu lub ekspertyzy na spotkanie z kluczowym klientem albo na posiedzenie zarządu).

Dla każdego zarządzającego istotna jest odpowiedź na bardzo konkretne pytanie - dlaczego w ogóle mamy się zastanawiać nad telepracą? Utrzymywanie konkurencyjności nie jest możliwe bez zmian w zakresie wykorzystania potencjału społecznego. Jego nowe, inne, odpowiednie ułożenie może zapewnić znacznie lepsze rezultaty ekonomiczne firmy. Działania tego typu są w aktualnej sytuacji rynkowej w kręgu zainteresowań tysięcy firm, umiejętnie przeprowadzone mogą przyczynić się do oszczędności finansowych i wiązać się ze zmianą sposobów zatrudnienia - przy długofalowej redukcji wydatków, ale bez ponoszenia dodatkowych kosztów społecznych. Telepraca nie musi znaleźć zastosowania w każdej firmie, natomiast każda firma powinna przynajmniej spróbować określić czy ten system nie byłby korzystniejszy dla organizacji i pracowników. Korzyści mogą być bardzo zróżnicowane.

Do najważniejszych, wymienianych również przez polskich przedsiębiorców, można zaliczyć m.in.:

1. Możliwość zmniejszenia powierzchni biurowej.

2. Możliwość zatrudnienia osób mieszkających w dużych odległościach od centrali firmy.

3. Ocenianie pracowników nakierowane głównie na wyniki.

4. Wzrost wydajności pracy.

5. Oszczędność czasu pracowników poświęconego na dojazdy do pracy.

6. Możliwość zatrudnienia wysokiej klasy fachowców, którzy mogliby być niedostępni w tradycyjny sposób.

7. Oszczędności finansowe (niższe koszty zarządzania personelem i administracji).

Oczywiście ta lista nie wyczerpuje korzyści, jest natomiast pewną wytyczną - w jaki sposób myśli się o tym sposobie zatrudnienia. Generalnie - korzyści muszą być określone i nawet jeżeli telepraca będzie dotyczyła bardzo małej grupy osób, to warto się nad nią zastanowić. Dla pracodawców korzyści są wymierne: oszczędności na powierzchni biurowej i czynszach, wyposażeniu stanowisk oraz obsłudze. Dla pracownika ważne jest przede wszystkim to, że może dostosować pracę do swego rytmu biologicznego. Nie bez znaczenia jest również to, że każdy pracownik stwarza sobie w domu indywidualną atmosferę pracy, ponieważ wie (lub wydaje mu się, że wie), w jakich warunkach najlepiej mu się pracuje.

Wielu pracodawców nieco odstrasza kwestia wyposażenia telepracownika w sprzęt i oprogramowanie. Nie jest powiedziane, że każde stanowisko telepracy musi posiadać najnowocześniejsze i najbardziej kosztowne wyposażenie. Minimalne wymagania techniczne tak naprawdę zazwyczaj obejmują komputer z podstawowym oprogramowaniem oraz połączenie z siecią - korporacyjną lub Internetem. O wyborze wyposażenia stanowiska decyduje rodzaj telepracy. Istnieją również telepracownicy, którzy swój warsztat pracy tworzą prawie wyłącznie we własnym zakresie (pracownicy mediów, dziennikarze, prawnicy). Rynek informatyczny oferuje (przede wszystkim dla pracodawców) oprogramowanie zaprojektowane specjalnie z myślą o telepracy. Chodzi tutaj o zestawy do telepracy mobilnej, a także do telepracy stacjonarnej z rozbudowanym zestawem funkcji monitorowania pracownika zdalnego. Telepraca powinna nakładać na pracodawcę określone obowiązki: zapewnienie pracownikowi miejsca pracy w domu o standardzie jak w zakładzie pracy (w tym odpowiedniej powierzchni do pracy, zabezpieczenie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych itp.). Ważne tu mogą być takie kwestie, jak uregulowanie kosztów wynajmu części lokalu mieszkalnego przez pracodawcę, a jeżeli telepracownik korzysta z własnego sprzętu komputerowego, powinny zostać uregulowane zasady odpłatności za pracę na nim na rzecz firmy. Zalety telepracy powodują, że będzie się ona rozpowszechniać. Trzeba jednak podejść do tego zjawiska racjonalnie: nie da się jej stosować powszechnie, nie zastąpi setek tysięcy miejsc pracy tworzonych i utrzymywanych przez pracodawców w większości dziedzin działalności gospodarczej.