Kędziora Robert, Ustanowienie pełnomocnika

Ustanowienie pełnomocnika

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 96 k.c. umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). W postępowaniu administracyjnym - z uwagi na regulację zawartą w art. 30 § 2 i § 3 k.p.a. - strona musi być reprezentowana przez przedstawiciela ustawowego (strony będące osobami fizycznymi nieposiadające zdolności do czynności prawnych) lub przez przedstawiciela ustawowego lub statutowego (strony niebędące osobami fizycznymi). Ponadto, zgodnie z art. 32 k.p.a., strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Reprezentacja stron w postępowaniu administracyjnym może zatem wynikać wyłącznie z ustawy (przedstawicielstwo ustawowe) lub z woli strony (pełnomocnictwo). Przedstawicielstwo ustawowe wchodzi w grę, gdy strona nie ma zdolności do czynności prawnych (a zatem zdolności do ustanowienia pełnomocnika). Pełnomocnictwa udzielić może zaś wyłącznie strona, która taką zdolność posiada. Samo udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną mocodawcy. Ustanowienie pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym nie wyklucza uprawnienia strony do działania we własnym imieniu; każda czynność procesowa strony w danym postępowaniu będzie bowiem albo uprzedzała, albo korygowała działania ustanowionego przez stronę pełnomocnika (K. Wąsowski [w:] M. Wierzbowski, A. Wiktorowska (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 173). Pomimo że nie wynika to z dyspozycji art. 32 k.p.a. pełnomocnictwo proceduralne może być ogólne albo szczególne. Pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do prowadzenia wszelkich spraw mocodawcy, natomiast pełnomocnictwo szczególne upoważnia do prowadzenia konkretnej sprawy albo do dokonywania określonych czynności w danym postępowaniu (por. art. 88 k.p.c. oraz art. 36 p.p.s.a.). Organ administracji publicznej powinien brać pod uwagę z urzędu rodzaj udzielonego przez stronę pełnomocnictwa w każdym stadium postępowania i nie powinien dopuścić do udziału w postępowaniu osoby, która albo w ogóle nie legitymuje się należytym pełnomocnictwem, albo pełnomocnictwo dotyczy innej sprawy niż rozstrzygana w postępowaniu, lub pełnomocnik zamierza podjąć czynności, do których nie jest umocowany (A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Zakamycze 2005, s. 317). Udzielenie pełnomocnictwa poza postępowaniem administracyjnym ma wymiar materialnoprawny, zatem potwierdzenie pełnomocnictwa w prowadzonym postępowaniu jest obowiązkiem strony. Jeżeli inaczej nie zastrzeżono, pełnomocnictwo udzielone w ogólnym postępowaniu administracyjnym będzie obowiązywać zarówno w postępowaniu odwoławczym, jak i w postępowaniach nadzwyczajnych. Innymi słowy, z treści pełnomocnictwa powinien jasno wynikać jego zakres, tzn. jakich czynności, w jakim postępowaniu, przed jakim organem może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy. W pełnomocnictwie należy wskazać, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe, czy też tylko niektóre z nich, a ponadto określić, czy dotyczy całego postępowania, czy też tylko określonego etapu. Nie można dowolnie interpretować zapisu pełnomocnictwa. Trzeba pamiętać, że to od mocodawcy zależy treść oraz zakres udzielonego pełnomocnictwa (VIII SA/Wa 451/10). Z uwagi zaś na to, iż uregulowania prawne w zakresie pełnomocnictwa zawarte w k.p.a. nie są kompletne, przy wyjaśnianiu sytuacji odnoszącej się do instytucji pełnomocnictwa należy posiłkowo stosować zasady wyrażone w k.c. Zwięzłość przepisów k.p.a. dotyczących pełnomocnictw wskazuje bowiem na to, że zamiarem ustawodawcy nie było sformalizowanie wymagań co do ustanowienia pełnomocnika (II OSK 1753/09). Z kolei pominięcie prawidłowo ustanowionego pełnomocnika strony ma poważne konsekwencje procesowe. Stanowi z jednej strony naruszenie sformułowanej w art. 10 § 1 k.p.a. zasady czynnego udziału strony w postępowaniu; ponadto może stanowić przesłankę wznowienia postępowania administracyjnego określoną w art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a. (I SA/Ol 391/11).

W świetle regulacji zawartej w art. 33 § 2 k.p.a. pełnomocnictwo może być udzielone w formie dokumentu elektronicznego. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Oznacza to, że identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych (w tym wypadku podmiotu udzielającego pełnomocnictwa) następuje przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

Z treści pełnomocnictwa udzielonego w formie dokumentu elektronicznego powinien jasno wynikać jego zakres, tzn. jakich czynności, w jakim postępowaniu, przed jakim organem może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy. W pełnomocnictwie należy wskazać, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe, czy też tylko niektóre z nich, a ponadto określić, czy dotyczy całego postępowania, czy też tylko określonego etapu (VIII SA/Wa 451/10). Kodeks postępowania administracyjnego nie ogranicza liczby potencjalnych pełnomocników. Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa - art. 107 k.c. Nawet brak umocowania pełnomocnika nie przesądza o nieskuteczności czynności procesowej, gdyż - zgodnie z przepisami prawa cywilnego (art. 103 § 1 k.c.) - istnieje możliwość potwierdzenia czynności przez mocodawcę, sanującą dokonaną czynność niewłaściwie umocowanego pełnomocnika (I SA/Wa 615/05). Skuteczność pełnomocnictwa udzielanego w formie dokumentu elektronicznego nie jest nadto uzależniona od uiszczenia opłaty skarbowej wymaganej przez art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r., poz. 1044 ze zm.). W związku z powyższym dla spełnienia pewnego minimum wymogów formalnych określonych w art. 33 § 2 k.p.a. dla pełnomocnictwa udzielanego w formie dokumentu elektronicznego wystarczające jest transparentne wskazanie pełnomocnika, osoby udzielającej pełnomocnictwa oraz wspomniana identyfikacja osoby udzielającej pełnomocnictwa przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego.

Pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym mogą ustanowić strona będąca osobą fizyczną, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Strona będąca osobą fizyczną może ustanowić pełnomocnika samodzielnie. Jeżeli nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, pełnomocnika może ustanowić jej przedstawiciel ustawowy (art. 30 § 2 w zw. z art. 32 k.p.a.). Z kolei strona niebędąca osobą fizyczną może ustanowić pełnomocnika za pośrednictwem swoich ustawowych lub statutowych organów (art. 30 § 3 w zw. art. 32 k.p.a.). Aby pełnomocnictwo mogło wywrzeć skutki procesowe w danym postępowaniu administracyjnym, stosowna informacja o jego udzieleniu musi dotrzeć do organu administracji publicznej. Wymaga tego regulacja zawarta w art. 33 § 2 k.p.a. Informacja ta musi znaleźć swoje odzwierciedlenie materialne w aktach sprawy, gdyż w świetle art. 33 § 3 k.p.a. pełnomocnik dołącza do akt postępowania, w którym został ustanowiony, oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Na tle regulacji zawartej w art. 33 § 1-4 k.p.a. organ administracji publicznej nie ma zaś obowiązku poszukiwania pełnomocnictwa w aktach innych postępowań niż akta konkretnej sprawy. Z treści pełnomocnictwa udzielonego na piśmie powinien jasno wynikać jego zakres, tzn. jakich czynności, w jakim postępowaniu, przed jakim organem może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy. W pełnomocnictwie należy wskazać, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe, czy też tylko niektóre z nich, a ponadto określić, czy dotyczy całego postępowania, czy też tylko określonego etapu (VIII SA/Wa 451/10). Kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje żadnej szczególnej formy udzielenia pełnomocnictwa na piśmie ani nie ogranicza liczby potencjalnych pełnomocników. Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa - art. 107 k.c. Nawet brak umocowania pełnomocnika nie przesądza o nieskuteczności czynności procesowej, gdyż - zgodnie z przepisami prawa cywilnego (art. 103 § 1 k.c.) - istnieje możliwość potwierdzenia czynności przez mocodawcę, sanującą dokonaną czynność niewłaściwie umocowanego pełnomocnika (I SA/Wa 615/05). Skuteczność pełnomocnictwa udzielonego na piśmie nie jest nadto uzależniona od uiszczenia opłaty skarbowej wymaganej przez art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r., poz. 1044 ze zm.). W związku z powyższym dla spełnienia pewnego minimum wymogów formalnych określonych w art. 33 § 2 k.p.a. wystarczające jest transparentne wskazanie pełnomocnika, osoby udzielającej pełnomocnictwa oraz jej własnoręcznego podpisu.