Fajgielski Paweł, Ustalenie wyników w protokole kontroli przez kontrolujących z Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Przebieg kontroli oraz ustalenia poczynione w jej trakcie są dokumentowane przez kontrolujących w protokole kontroli. Przepisy określają wymogi dotyczące zawartości protokołu (art. 88 ust. 2 ustawy z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych; Dz.U. poz. 1000 ze zm.) – dalej u.o.d.o., formy jego sporządzenia (art. 88 ust. 9 u.o.d.o.) oraz dalszego postępowania z protokołem (art. 88 ust. 3–8 u.o.d.o.). Protokół kontroli jest sporządzany w oparciu o protokoły cząstkowe z poszczególnych czynności kontrolnych dokonywanych w trakcie kontroli.

Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w postępowaniu kontrolnym, a w szczególności dokumentów, przedmiotów, oględzin oraz ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń. Ustalenia te są dokumentowane w postaci protokołów cząstkowych, na podstawie których może zostać sporządzony końcowy protokół kontroli.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 u.o.d.o., z czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza kontrolowanemu administratorowi.

Protokół kontroli powinien zawierać elementy wskazane w art. 88 ust. 2 u.o.d.o. tj.: 1) wskazanie nazwy albo imienia i nazwiska oraz adresu kontrolowanego; 2) imię i nazwisko osoby reprezentującej kontrolowanego oraz nazwę organu reprezentującego kontrolowanego; 3) imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer legitymacji służbowej oraz numer imiennego upoważnienia kontrolującego, a w przypadku kontrolującego, będącego pracownikiem innego organu nadzorczego – imię i nazwisko, numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz numer imiennego upoważnienia; 4) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych; 5) określenie zakresu przedmiotowego kontroli; 6) opis stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych; 7) wyszczególnienie załączników; 8) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień; 9) pouczenie kontrolowanego o prawie zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli; 10) datę i miejsce podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i kontrolowanego.

W protokole końcowym znajduje się opis stanu faktycznego, który został ustalony na podstawie przeprowadzonych czynności kontrolnych. Do końcowego protokołu dołączone są jako załączniki cząstkowe protokoły z poszczególnych czynności kontrolnych.

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach.