Fajgielski Paweł, Ustalenie wyników w protokole kontroli przez kontrolujących z Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 25 maja 2018 r.
Autor:

Ustalenie wyników w protokole kontroli przez kontrolujących z Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Ustalenie wyników w protokole kontroli przez kontrolujących z Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Przebieg kontroli oraz ustalenia poczynione w jej trakcie są dokumentowane przez kontrolujących w protokole kontroli. Przepisy określają wymogi dotyczące zawartości protokołu (art. 88 ust. 2 ustawy z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych; Dz.U. poz. 1000 ze zm.) – dalej u.o.d.o., formy jego sporządzenia (art. 88 ust. 9 u.o.d.o.) oraz dalszego postępowania z protokołem (art. 88 ust. 3–8 u.o.d.o.). Protokół kontroli jest sporządzany w oparciu o protokoły cząstkowe z poszczególnych czynności kontrolnych dokonywanych w trakcie kontroli.

podmiot kontrolowany podmiot kontrolowany czy protokół został podpisany przez kontrolowanego? przekazanie podpisanego protokołu kontrolującym przedstawienie pisemnych zastrzeżeń do protokołu otrzymanie informacji o dodatkowych czynnościach, zmianie protokołu lub o nieuwzględnieniu zastrzeżeń otrzymanie protokołu zapoznanie się z protokołem kontroli Urząd Ochrony Danych Osobowych kontrolujący Urząd Ochrony Danych Osobowych kontrolujący przekazanie protokołu do Urzędu podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych, dokonanie zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli czy zastrzeżenia są zasadne? analiza zastrzeżeń otrzymanie zastrzeżeń podmiotu kontrolowanego odebranie podpisanego protokołu przekazanie kontrolowanemu informacji o nieuwzględnieniu zastrzeżeń ustalenie stanu faktycznego poprzez dokonanie czynności kontrolnych i ich udokumentowanie poinformowanie kontrolowanego o dodatkowych czynnościach, zmianie lub uzupełnieniu protokołu sporządzenie końcowego protokołu kontroli doręczenie protokołu podmiotowi kontrolowanemu tak nie tak nie

Krok: ustalenie stanu faktycznego poprzez dokonanie czynności kontrolnych i ich udokumentowanie

Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w postępowaniu kontrolnym, a w szczególności dokumentów, przedmiotów, oględzin oraz ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń. Ustalenia te są dokumentowane w postaci protokołów cząstkowych, na podstawie których może zostać sporządzony końcowy protokół kontroli.

Krok: sporządzenie końcowego protokołu kontroli

Zgodnie z art. 88 ust. 1 u.o.d.o., z czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza kontrolowanemu administratorowi.

Protokół kontroli powinien zawierać elementy wskazane w art. 88 ust. 2 u.o.d.o. tj.: 1) wskazanie nazwy albo imienia i nazwiska oraz adresu kontrolowanego; 2) imię i nazwisko osoby reprezentującej kontrolowanego oraz nazwę organu reprezentującego kontrolowanego; 3) imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer legitymacji służbowej oraz numer imiennego upoważnienia kontrolującego, a w przypadku kontrolującego, będącego pracownikiem innego organu nadzorczego – imię i nazwisko, numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz numer imiennego upoważnienia; 4) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych; 5) określenie zakresu przedmiotowego kontroli; 6) opis stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych; 7) wyszczególnienie załączników; 8) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień; 9) pouczenie kontrolowanego o prawie zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli; 10) datę i miejsce podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i kontrolowanego.

W protokole końcowym znajduje się opis stanu faktycznego, który został ustalony na podstawie przeprowadzonych czynności kontrolnych. Do końcowego protokołu dołączone są jako załączniki cząstkowe protokoły z poszczególnych czynności kontrolnych.

Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach.