Skubiszak-Kalinowska Irena, Ustalenie wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo lub podlegające wznowieniu

Ustalenie wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo lub podlegające wznowieniu

Zamówienia na usługi i dostawy powtarzające się okresowo to zamówienia, które cechuje cykliczność (choć w niekoniecznie w jednakowych odstępach czasu), przewidywalność, niejednokrotność, brak możliwości jednorazowego wykonania. Przykładowo zalicza się do nich: prenumeratę prasy, sprzątanie biur, wywóz odpadów. W opinii prawnej „Szacowanie wartości zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo” UZP zwrócił uwagę, że „ponieważ przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych nie definiują, jakie usługi lub dostawy należy uznać za „powtarzające się okresowo”, stosowanie przez zamawiających w praktyce przepis art. 34 wywołuje kontrowersje. Dla wyjaśnienia tego pojęcia pomocna będzie doktryna prawa cywilnego, do której można się odwołać na podstawie art. 14 ustawy, zgodnie z którym w zakresie nie uregulowanym przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Wprawdzie doktryna prawa cywilnego również nie rozstrzyga, czym są dostawy i usługi powtarzające się okresowo, definiuje jednak pojęcie "świadczeń okresowych". Poglądy doktryny w tym zakresie będą pomocne dla zdefiniowania pojęcia "dostaw i usług powtarzających się okresowo", pamiętać jednakże należy, iż odniesienie to nie może być dokonywane wprost. Są to bowiem dwa różne pojęcia, o czym świadczy choćby fakt, iż sam ustawodawca dokonał rozróżnienia pomiędzy nimi (w art. 142 ust. 2 ustawy mowa jest o umowie, której przedmiotem są "świadczenia" okresowe oraz ciągłe). Różnica polega na tym, że "świadczenia okresowe" dotyczą świadczeń w ramach jednego stosunku zobowiązaniowego, natomiast termin "dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo" jest pojęciem szerszym, obejmującym z założenia więcej niż jeden stosunek zobowiązaniowy. Doktryna definiuje "świadczenia okresowe" jako czynności powtarzane cyklicznie tj. powtarzające się w ściśle określonych, niekoniecznie jednakowych odstępach czasu, realizowane więcej niż jednokrotnie tzn. w sposób powtarzalny. Pojedyncze świadczenie okresowe posiada co prawda samoistny charakter, jednak jest tylko jednym ze składników danego stosunku zobowiązaniowego, którego zakres wyznacza czas trwania tego stosunku. To odróżnia świadczenia okresowe od świadczenia jednorazowego rozłożonego na raty, w którego przypadku czynnik czasu nie ma wpływu na rozmiar świadczenia, i którego zakres jest z góry określony, a poszczególne, świadczone sukcesywnie raty składają się na z góry określoną całość. (Z. Radwański: "Zobowiązania - część ogólna", Wyd. C H Beck, Warszawa 1995, str. 65 i nast.) W przypadku świadczeń powtarzających się okresowo bardzo istotne znaczenie ma również fakt, iż istotną część tych świadczeń charakteryzuje brak możliwości ich skumulowania i wykonania jednorazowo bez szkody dla zamierzonego efektu ich realizacji. I ta cecha ma bardzo duże znaczenie przy odniesieniu się do „zamówień na dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo”.

Zamówienia powtarzające się okresowo to zamówienia udzielane przez przeprowadzenie kilku następujących po sobie kolejnych postępowań obejmujących ten sam zakres, przy czym zamówienia powtarzające się zazwyczaj obejmują ten sam przedmiot i te same ilości, choć mogą się różnić ilościami.

Przez usługi powtarzające się należy rozumieć usługi polegające na świadczeniu czynności powtarzanych cyklicznie tj. powtarzających się w ściśle określonych, niekoniecznie jednakowych odstępach czasu, realizowanych więcej niż jednokrotnie tzn. w sposób powtarzalny.

Zamówienia wznawiane to zamówienia udzielane po przeprowadzeniu jednego postępowania i objęte jedną umową, w której zastrzeżono możliwość jej realizacji partiami, przy czym realizacja kolejnych partii obejmujących ten sam zakres przedmiotowy zamówienia wymaga decyzji zamawiającego (A. Sołtysińska, H. Talago-Sławoj, Europejskie prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2016, str. 168-169).

Dla tego typu dostaw i usług ustawa p.z.p. przewiduje szczególne zasady obliczania ich wartości. Wartością zamówienia, którego przedmiotem są dostawy i usługi powtarzające się okresowo lub podlegające wznowieniu, jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju. Przy czym, można ją obliczać zarówno w oparciu o przeszłe, jak i przyszłe takie zamówienia. Podstawą obliczenia tej wartości mogą być albo zamówienia udzielone w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo zamówienia, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

Po zakończeniu czynności związanych z opracowaniem opisu przedmiotu zamówienia, zamawiający powinien wybrać sposób obliczenia wartości zamówienia, który będzie zgodny z rodzajem tego zamówienia.

Zamawiający w pierwszej kolejności powinien ustalić, z jakim rodzajem zamówienia ma do czynienia, aby wybrać prawidłowy sposób, według którego powinien przygotować szacowanie wartości zamówienia.