Sobieska Maria, Udzielanie urlopu zaległego

Udzielanie urlopu zaległego

Do 30września każdego roku kalendarzowego pracodawcy muszą udzielić pracownikom zaległego urlopu.

Niniejsza procedura obrazuje zasady udzielania urlopu zaległego. W praktyce pracodawcy napotykają pewne trudności w zakresie realizacji obowiązku ustalania i udzielania tego urlopu.

Spornymi kwestiami przy udzielania urlopu są: rola pracodawcy w wyznaczeniu terminu do wykorzystania urlopu zaległego i władczych kompetencji do przymusowego wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w terminie określonym w art. 168 k.p.

Procedura wskazuje praktyczne przykłady, a także orzecznictwo, które pomogło praktyce w wykształceniu ścieżki przy realizacji tego ustawowego obowiązku.

Kontynuacja zatrudnienia na przełomie roku kalendarzowego u tego samego pracodawcy, skutkuje tym, że pracownik, który nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym ma prawo i obowiązek wykorzystać ten urlop w terminie do 30 września r. następnego.

Przykład:

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony od 3.07.2020 r. u pracodawcy A, na pełny etat, w podstawowym systemie czasu pracy. Pracownikowi w momencie zatrudnienia przysługiwał urlop w wymiarze 6/12 z 26 tj. 13 dni. Stosunek pracy jest kontynuowany na dzień 1 stycznia 2021 r.

Pracownik w roku 2020 wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 3 dni (24 godzin). W związku z tym faktem pracownik na dzień 1 stycznia nabył prawo do kolejnego wymiaru urlopu w wymiarze 26 dni i pracownikowi pozostało do wykorzystania 6 dni urlopu zaległego za 2020 r. i 4 dni urlopu na żądanie, który stanie się normalnym urlopem wypoczynkowym na dzień 01.01.2021 r.

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek z początkiem roku kalendarzowego zweryfikować saldo zaległego urlopu, do którego pracownik uzyskał prawo w roku poprzednim, a którego nie wykorzystał w całości lub części.

Ważne!

Z prawem pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w tym urlopu zaległego, jest skorelowany obowiązek pracodawcy do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30września następnego roku kalendarzowego - (nie dotyczy to urlopu na żądanie udzielanego zgodnie z art. 167² k.p.

Urlop na żądanie (w sytuacji, gdy nie zostanie on wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo) przechodzi na rok następny ale nie staje się urlopem zaległym tylko urlopem wypoczynkowym, który należy wykorzystać w danym roku kalendarzowym a najpóźniej do końca września roku następnego.

Przykład

Pracownik w 2020 r. nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego (w tym d 4 dni urlopu na żądanie)

W 2020 r. wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego i 0 dni urlopu na żądanie. W związku z tym faktem pracownik na pierwszego stycznia 2020 r. ma 12 dni urlopu zaległego i 4 dni urlopu wypoczynkowego (w 2020 r. był to wymiar urlopu na żądanie) + 26 dni urlopu wypoczynkowego z "nowego roku".

Pracodawca w tej sytuacji musi udzielić pracownikowi urlopu zaległego w wymiarze 12 dni do 30 września 2021 r., natomiast urlop na żądanie z 2020  r. staje się urlopem wypoczynkowym, który pracownik będzie musiał wykorzystać do wraz z urlopem za 2014 r. do 30 września 2015 r. Czyli w 2021 r. pracownik ma prawo do 12 dni urlopu zaległego oraz 30 dni urlopu wypoczynkowego.

W kontekście omawianego tematu trzeba pamiętać, o tym, że pracownik co roku nabywa prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego i prawa tego nie może się zrzec.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku uzyskuje prawo do urlopu w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. A prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa już w każdym kolejnym roku kalendarzowym. Wymiar urlopu ustala się zgodnie z art. 154 k.p., art. 154¹ k.p. i art. 155 § 1 k.p. oraz przepisów szczególnych, na mocy których określone w nich okresy wlicza się do kresu od którego zależy wymiar urlopu. Cząstkowy urlop nabywany przy pierwszym zatrudnieniu w przypadku jego niewykorzystania w danym roku kalendarzowym, staje się urlopem zaległym.

Należy też zwrócić uwagę na fakt, iż obowiązujące przepisy zawierają regulacje, które określają stosowanie zasady proporcjonalności w kontekście określania wymiaru urlopu wypoczynkowego i pomniejszania wymiaru urlopu za okresy niektórych nieobecności w takich przypadkach tak ustalony wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym w sytuacji jego niewykorzystania na dzień 1 stycznia kolejnego roku staje się również urlopem zaległym.