Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 czerwca 2017 r.
Autorzy:

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek

Jednym z trybów udostępniania informacji publicznej jest jej udostępnianie na wniosek. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej może złożyć każdy, jego przekazanie nie nakłada jednak na adresata obowiązku automatycznego udzielenia informacji publicznej. Jest to możliwe dopiero po weryfikacji, że w danym przypadku spełniono zakres podmiotowy i przedmiotowy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w tym w odniesieniu do wnioskowego trybu udostępnienia informacji, a jeśli tak, konieczna jest dodatkowo analiza występowania ustawowych przesłanek ograniczenia dostępu do informacji publicznej.

Jeżeli w danym przypadku mają zastosowanie przepisy u.d.i.p. dotyczące udzielania informacji na wniosek, a jednocześnie nie występują przesłanki ograniczenia dostępu do informacji publicznej, o których mowa w art. 5 ust. 12 i 2a u.d.i.p., i żądana informacja nie jest informacją przetworzoną (lub jej udzielenie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego), podmiot zobowiązany udostępnia informację publiczną. Następuje to w formie czynności materialno-technicznej zgodnie z art. 1012 u.d.i.p. Odmowa udostępnienia informacji publicznej ze względu na jedną z przesłanek ograniczających jawność (ochrona informacji niejawnych, informacji o postępowaniu restrukturyzacyjnym przed jego zakończeniem i innych tajemnic ustawowo chronionych, tajemnica przedsiębiorcy, prawo do prywatności) bądź odmowa udostępnienia informacji przetworzonej, jeżeli za jej udostępnieniem nie przemawia szczególnie istotny interes publiczny, wymaga natomiast zastosowania formy decyzji, do której stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (por. art. 1617 w zw. z art. 5 u.d.i.p.).

W przypadku postępowania wszczynanego na wniosek mamy zatem do czynienia w istocie z dwoma postępowaniami o różnym charakterze i dwiema sprawami administracyjnymi. Pierwsze z nich dotyczy udzielenia informacji publicznej, tj. dokonania czynności materialno-technicznej i nie toczy się w trybie k.p.a., a u.d.i.p. reguluje tylko niektóre jego aspekty (np. formę wniosku, termin, opłaty). Drugie zaś jest postępowaniem w sprawie odmowy udostępnienia informacji prowadzonym w trybie k.p.a., które kończy się decyzją administracyjną (por. M. Jaśkowska, Dostęp do informacji publicznych w świetle orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, Toruń 2002, s. 59–60).

Krok: wniosek o udostępnienie informacji publicznej

Wniosek o udostępnienie informacji publicznej może zostać złożony przez każdego, kto pragnie skorzystać z konstytucyjnego prawa do informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne (por. art. 61 Konstytucji, art. 2 ust. 1 u.d.i.p.). Wniosek ma najczęściej charakter pisemny, choć art. 10 ust. 2 u.d.i.p. wskazuje, że bez pisemnego wniosku udostępnia się w formie ustnej lub pisemnej te informacje, które mogą być udzielone niezwłocznie. Wniosek o udzielenie informacji publicznej może przybrać każdą formę, o ile wynika z niego w sposób jasny, co jest przedmiotem wniosku. Za wniosek pisemny o udzielenie informacji publicznej uznawać należy również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną i to nawet gdy do jej autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny (por. wyrok NSA z dnia 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08, LEX nr 529939, wyrok WSA w Olsztynie z dnia 22 stycznia 2013 r., II SAB/Ol 166/12, LEX nr 1274715). Pisemny wniosek składany w trybie u.d.i.p. nie musi bowiem odpowiadać żadnym szczególnym wymogom formalnym. Nie stanowi on podania w rozumieniu art. 63 k.p.a., gdyż na tym etapie postępowania nie stosuje się przepisów k.p.a. Wniosku nie trzeba uzasadniać, bowiem art. 2 ust. 2 u.d.i.p. zwalnia osobę wykonującą prawo do informacji publicznej z obowiązku wykazania interesu prawnego lub faktycznego (wyjątek dotyczy jedynie uzyskania informacji przetworzonej - art. 3 ust. 1 pkt 1 tej ustawy). Niemniej minimalne wymogi odnośnie takiego wniosku muszą obejmować jasne sformułowanie, z którego wynika, co jest przedmiotem żądania udostępnienia informacji publicznej, niezbędne jest bowiem wykazanie, że żądana informacja ma charakter informacji publicznej (por. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 18 czerwca 2014 r., II SAB/Gd 50/14, LEX nr 1486035).

Krok: przyjęcie wniosku

Złożenie wniosku inicjuje postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej. Nie podlega ono rygorom k.p.a. W następstwie złożenia wniosku jego adresat dokonuje w pierwszej kolejności analizy, czy w świetle obowiązujących przepisów jest podmiotem zobowiązanym do stosowania u.d.i.p. oraz czy żądania informacja jest informacją publiczną w rozumieniu ustawy.

Jeżeli wniosek o udostępnienie nie zawiera sprecyzowania rodzaju i przedmiotu żądanej informacji, podmiot, do którego je skierowano nie ma podstaw do stosowania trybu uzupełniania podania poprzez jego sprecyzowanie w trybie art. 64 § 2 k.p.a., gdyż dotyczy on jedynie podań w rozumieniu art. 63 k.p.a. (por. wyrok NSA z dnia 5 marca 2013, I OSK 2889/12, LEX nr 1339627).

Krok: badanie statusu adresata jako podmiotu zobowiązanego

Adresat wniosku po jego przyjęciu powinien zweryfikować, czy jest podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej. W świetle art. 61 Konstytucji prawo do informacji dotyczy działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne, jak również obejmuje uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Artykuł 4 ust. 12 u.d.i.p. łączy zakres podmiotowy tego obowiązku z władzami publicznymi i innymi podmiotami wykonującymi zadania publiczne oraz partiami politycznymi i organizacjami związkowymi i pracodawców reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego (Dz. U. poz. 1240). Wskazane w tym przepisie wyliczenie podmiotów wykonujących zadania publiczne ma charakter otwarty i przykładowy, charakter adresata jako podmiotu zobowiązanego wymaga zatem oceny w konkretnej sprawie.

Celem u.d.i.p. było objęcie obowiązkiem informacyjnym przede wszystkim podmiotów publicznych powiązanych ze sprawowaniem władzy ustawodawczej, wykonawczej i sądowniczej. Zakresem podmiotowym u.d.i.p. obejmuje się zatem wszystkie organy administracji funkcjonujące w istniejącym aparacie władzy, a także te podmioty, których w sensie organizacyjnym, nie zalicza się do administracji, a które są powołane w drodze ustawy do organizacji i realizacji zadań publicznych (por. wyrok NSA z dnia 11 marca 2014 r., I OSK 118/14, LEX nr 1463417). Podmiotów zobowiązanych do udzielenia informacji publicznej nie można utożsamiać wyłącznie z jednostkami organizacyjnymi, o jakich mowa w k.p.a. czy p.p.s.a. (por. wyrok NSA z dnia 11 marca 2014 r., I OSK 2394/13, LEX nr 1489936).

W orzecznictwie uznano przykładowo, że podmiotami wykonującymi zadania publiczne są również przedsiębiorstwa energetyczne (np. wyrok NSA z dnia 11 marca 2014 r., I OSK 2434/13, LEX nr 1446545) czy telekomunikacyjne (np. wyr. NSA z 26.06.2014, I OSK 2479/13, Lex nr 1518012), natomiast art. 4 u.d.i.p. nie ma zastosowania do spółdzielni mieszkaniowych (uchwała NSA z dnia 11 kwietnia 2005 r., I OPS 1/05, ONSAiWSA 2005, nr 4, poz. 63).

Krok: powiadomienie o braku statusu podmiotu zobowiązanego

W przypadku uznania przez adresata wniosku, że nie jest on podmiotem władzy publicznej lub innym podmiotem wykonującym zadania publiczne powinien powiadomić wnioskodawcę o braku statusu podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej. Powiadomienie to jest zwykłym pismem, nie przybierając ani formy decyzji ani postanowienia. Kwestionowanie przez wnioskodawcę powyższej kwalifikacji może nastąpić w formie skargi do sądu administracyjnego na bezczynność organu. Skierowanie wniosku o udzielenie informacji publicznej do organu niewłaściwego nie powoduje przy tym przekazania go zgodnie z właściwością, na podstawie art. 65 § 1 k.p.a. (por. wyrok NSA z dnia 16 grudnia 2009 r., I OSK 1116/09, LEX nr 594900).

Krok: badanie charakteru żądanej informacji

W następnej kolejności podmiot zobowiązany powinien dokonać analizy zakresu przedmiotowego wniosku o udostępnienie informacji publicznej po to, by ustalić czy charakter żądanej informacji przemawia za stosowaniem trybu wnioskowego udostępnienia informacji publicznej. Dokonywana ocena dotyczy zatem charakteru żądanej informacji jako informacji publicznej, przepisów, które mają zastosowanie do trybu jej udzielania, faktu posiadania danej informacji przez podmiot zobowiązany, ewentualnego zastosowania trybu dotyczącego ponownego wykorzystania informacji sektora publicznego, jak również udostępnienia informacji w BIP lub centralnym repozytorium. Niemożność zastosowania trybu udostępnienia informacji publicznej na wniosek wymaga powiadomienia wnioskodawcy.

Nie do zaakceptowania jest sytuacja, gdy podmiot określony w art. 4 u.d.i.p., po otrzymaniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej, nie reaguje na niego w żaden sposób uzewnętrzniony wnioskodawcy. Nawet jeśli taki podmiot nie posiada żądanej informacji publicznej, wówczas powinien poinformować o tym wnioskodawcę - choćby w najprostszy sposób - uwalniając się w tym samym od zarzutu bezczynności. Niedopuszczalne jest zaś jedynie pozostawienie wniosku w aktach bez rozpoznania (wyrok NSA z dnia 12 marca 2014, I OSK 444/14, LEX nr 1440267).

Krok: czy żądana informacja jest informacją publiczną?

Zgodnie z u.d.i.p. udostępnia się informacje, które mają charakter publiczny. Pojęcie to jest jednak niedookreślone, gdyż art. 1 ust. 1 u.d.i.p. wskazuje, że informację publiczną stanowi każda informacja o sprawach publicznych. Przy kwalifikacji danej informacji do kategorii informacji publicznej pomocny jest katalog zawarty w art. 6 ust. 1 u.d.i.p. Nie ma w tym zakresie znaczenia ewentualny możliwy sposób wykorzystania pozyskanych informacji (por. wyr. NSA z 26.02.2014, I OSK 2399/13, Lex nr 1446542), chyba że wniosek dotyczy nie udostępnienia, lecz ponownego wykorzystania informacji, do którego zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. poz.352 ze zm.).

W orzecznictwie co do zasady przeważa szerokie rozumienie informacji publicznej, zgodnie z którym: informację publiczną stanowi treść wszelkiego rodzaju dokumentów, w jakikolwiek sposób dotyczących organu, bez względu na to, co jest ich przedmiotem, przy czym nie chodzi tylko o dokumenty wytworzone i redagowane przez organ, ale i takie, których organ używa przy realizacji przewidzianych prawem zadań (także te, które tylko w części dotyczą organu), nawet gdy nie pochodzą wprost od niego a prawa autorskie należą do innego podmiotu (por. wyr. NSA z 12.12.2012, I OSK 2149/12, Lex nr 1285158; wyr. NSA z 11.03.2014, I OSK 118/14, Lex nr 1463417). Z tego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy dokument znajdujący się w aktach sprawy ma charakter urzędowy, czy prywatny, jak również "wewnętrzny", czy "roboczy" (por. wyr. NSA z 1.12.2011 r., I OSK 1550/11, Lex nr 1149195). Dokumenty takie muszą wiązać się ze sferą faktów zaistniałych po stronie organu. Natomiast o tym, czy dany dokument zawiera informację publiczną, nie decyduje jego umieszczenie w aktach administracyjnych sprawy, ale jego treść. Bez znaczenia jest to, w jaki sposób dokumenty będące taką informacją znalazły się w posiadaniu organu i jakiej sprawy dotyczą. Ważne natomiast jest, by służyły realizowaniu zadań publicznych przez organ. Należy jednak pamiętać, że wyraz "informacja" obejmuje swoim znaczeniem znacznie szerszy zakres pojęciowy niż wyraz "dokumenty" i nie można zawężać i utożsamiać dostępu do informacji publicznej z dostępem do dokumentów (wyr. NSA z 9.12.2010, I OSK 1797/10, Lex nr 1113061).

Jednocześnie zaobserwować można także orzeczenia, w których opowiedziano się za węższym rozumieniem informacji publicznej, np. wyłączającym spod jej zakresu dokumenty prywatne, kierowane przez podmiot prywatny do organu administracji publicznej (por. wyr. NSA z 9.06.2011 r., I OSK 431/11, Lex nr 990250), czy informacje techniczne (por. wyr. NSA z 10.1.2014 r., I OSK 2254/13, Lex nr 1456983). Niejednolite jest również stanowisko dotyczące charakteru tzw. dokumentów wewnętrznych (notatek roboczych, opinii prawnych, ekspertyz, wewnętrznych okólników, wytycznych i regulaminów), które nie są skierowane do podmiotów zewnętrznych (szerzej: M.Jaśkowska, Dostęp do informacji publicznej w orzecznictwie sądów administracyjnych - wybrane problemy, ZNSA 2014, nr 1, s. 9–13).

Krok: powiadomienie o braku charakteru informacji publicznej

Jeżeli podmiot zobowiązany uzna, że żądanej informacji nie można zakwalifikować jako informacji publicznej, nie wydaje decyzji odmawiającej udostępniania informacja czy umarzającej postępowanie, lecz w formie zwykłego powiadomienia informuje wnioskodawcę, że żądana informacja nie ma charakteru informacji publicznej i w związku z tym nie podlega udostępnieniu w trybie art. 10 u.d.i.p.

Krok: czy do żądanej informacji stosuje się tryb dostępu uregulowany w przepisach szczególnych?

W konkretnej sprawie należy zbadać, czy przepisy szczególne nie ustanawiają odmiennych niż u.d.i.p. zasad i trybu udostępniania konkretnych rodzajów informacji o charakterze publicznym, co dotyczy np. dostępu stron do akt sprawy w postępowaniu administracyjnym czy sądowoadministracyjnym, udostępniania informacji o środowisku czy udostępniania dzienników urzędowych. Przepisy ustawy zgodnie z art. 1 ust. 2 u.d.i.p. nie naruszają bowiem przepisów innych ustaw określających odmienne zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi (pod warunkiem, że nie ograniczają obowiązków przekazywania informacji publicznej do centralnego repozytorium informacji publicznej).

Krok: powiadomienie o innym trybie dostępu (ewentualne zastosowanie przepisów szczególnych)

W przypadku ustalenia, że udostępnienie żądanej informacji nie następuje w trybie przewidzianym w u.d.i.p., podmiot zobowiązany powinien powiadomić wnioskodawcę o innym trybie dostępu do żądanej informacji. Jeżeli podmiot zobowiązany jest jednocześnie podmiotem uprawnionym do zastosowania przepisów szczególnych związanych z udostępnieniem danego rodzaju informacji, stosuje te przepisy szczególne. Niekiedy zobowiązany jest przekazać wniosek organowi właściwemu (np. gdy dotyczy on dostępu do akt sprawy administracyjnej będących w posiadaniu innego organu - por. art. 73 w zw. z art. 65 k.p.a.).

Krok: czy żądana informacja jest w posiadaniu organu?

Udostępnieniu może podlegać jedynie informacja będąca w posiadaniu podmiotu zobowiązanego (por. art. 4 ust. 3 u.d.i.p.). Przed udostępnieniem podmiot ten sprawdza zatem czy dysponuje żądaną informacją.

W orzecznictwie wskazuje się, że informacja publiczna dotyczy sfery faktów, a prawo dostępu do informacji publicznej oznacza dostęp do informacji już będącej w posiadaniu podmiotu zobowiązanego i nie może być utożsamiane z prawem do inicjowania działań mających na celu wytworzenie informacji jakościowo nowej. Wniosek zainteresowanego rodzi po stronie organu administracji obowiązek udostępnienia informacji publicznej jedynie w sytuacji, gdy ta informacja publiczna znajduje się w jego posiadaniu (wyrok NSA z dnia 21 czerwca 2012 r., I OSK 736/12, LEX nr 1216575). Chodzi tu o wymóg posiadania takich informacji prostych, których udostępnienia żąda strona lub które mogą posłużyć do udzielenia informacji przetworzonej.

Krok: powiadomienie o nieposiadaniu informacji

W przypadku nieposiadania żądanej informacji podmiot zobowiązany powiadamia o tym fakcie wnioskodawcę. Jeżeli organ odpowiada na wniosek o udzielenie informacji publicznej, nie może jednak jej udzielić, bo nie jest w jej posiadaniu, nie można mu zatem zarzucić pozostawania w bezczynności (wyrok NSA z dnia 17 listopada 2011 r., I OSK 1405/11, LEX nr 1149169).

Krok: czy wniosek dotyczy udostępnienia w celu ponownego wykorzystania?

Poza udostępnianiem informacji w trybie „zwykłym”, ustawodawca przewidział odrębny tok postępowania w odniesieniu do wniosków dotyczących ponownego wykorzystania informacji. Do 15 czerwca 2016 r. zastosowanie w tym zakresie znajdował rozdział 2a u.d.i.p. Obecnie kwestie te regulują przepisy ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. poz. 352 ze zm.). Niezależnie od wymogu sporządzania wniosku o ponowne wykorzystywanie zgodnie z zasadami określonymi w art. 21 powołanej ustawy, każdy wniosek dotyczący udostępnienia informacji powinien być badany pod kątem tego, czy w istocie nie dotyczy ponownego wykorzystania informacji publicznej, dla którego stosuje się nie u.d.i.p., lecz przepisy ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

Krok: ocena wniosku w trybie udostępniania informacji w celu ponownego wykorzystania

Jeżeli wniosek o udostępnienie informacji dotyczy ponownego jej wykorzystania podlega rozpatrzeniu zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. poz. 352 ze zm.).

Krok: czy informacja jest udostępniona w BIP lub centralnym repozytorium?

W świetle art. 10 ust. 1 u.d.i.p. udostępnieniu na wniosek podlega jedynie informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium.

Krok: powiadomienie o udostępnieniu w BIP lub centralnym repozytorium

W przypadku ustalenia, że żądana informacja została udostępniona w BIP lub centralnym repozytorium podmiot zobowiązany może ograniczyć się do powiadomienia wnioskodawcy o tym fakcie. Co istotne, organ administracji publicznej nie ma obowiązku udostępniać informacji publicznej w formie i w sposób wskazany we wniosku tylko i wyłącznie wówczas, gdy porównanie zakresu żądania wyrażonego we wniosku o jej udostępnienie i zakresu informacji znajdujących się w BIP uprawnia do twierdzenia, że są one identyczne (por. wyrok NSA z dnia 21 czerwca 2012 r., I OSK 770/12, LEX nr 1264930), gdy informacje tam zawarte odnoszą się bezpośrednio i konkretnie do meritum żądania, a zatem zawierają dane istotne z punktu widzenia pytającego, a ich uzyskanie nie wymaga przedsięwzięcia dodatkowych czynności (wyrok NSA z dnia 3 stycznia 2013 r., I OSK 2244/12, LEX nr 1341464). Podmiot zobowiązany nie ma w takim przypadku obowiązku dokonywania wydruków z Biuletynu i przesyłania ich żądającemu (wyrok NSA z dnia 7 marca 2012 r., I OSK 2479/11, LEX nr 1264736).

Krok: wstępna kwalifikacja do rodzaju postępowania

Po ustaleniu, że wniosek o udostępnienie informacji publicznej został skierowany do podmiotu zobowiązanego i dotyczy informacji:

– mającej charakter informacji publicznej,

– do której trybu udostępnienia nie stosuje się przepisów innych ustaw z wyłączeniem u.d.i.p.,

– będącej w posiadaniu podmiotu zobowiązanego,

– niezwiązanej z wolą ponownego wykorzystania informacji,

– oraz nieudostępnionej w BIP lub centralnym repozytorium,

podmiot zobowiązany dokonuje wstępnej kwalifikacji wniosku do dalszego trybu postępowania, biorąc pod uwagę ewentualny przetworzony charakter żądanej informacji, jak również ustawowe przesłanki odmowy udostępnienia informacji publicznej.

Identyfikacja określonego we wniosku dokumentu jako informacji publicznej determinuje konieczność jego udostępnienia, natomiast jeżeli w ocenie organu, istnieją ustawowe przeszkody do udostępnienia informacji w określony sposób lub w określonej formie, bądź istnieją ustawowe podstawy do odmowy udostępnienia informacji publicznej, to zobligowany jest on do załatwienia wniosku w formie procesowej. Brak udostępnienia informacji publicznej i brak rozstrzygnięć procesowych w tym zakresie powoduje, że organ pozostaje w bezczynności (wyrok NSA z dnia 12 grudnia 2012 r., I OSK 2149/12, LEX nr 1285158).

Krok: możliwy przebieg

Na podstawie wstępnej oceny, czy żądana informacja ma charakter przetworzony, jak również, czy mogą aktualizować się w danym przypadku ustawowe przesłanki odmowy udostępnienia informacji publicznej wniosek jest kwalifikowany do jednego z dwóch rodzajów postępowania: dalszego postępowania w sprawie udostępnienia informacji (nieprowadzonego w trybie k.p.a.) albo do postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej (jako postępowania jurysdykcyjnego). Co istotne, wybór toku postępowania nie ma charakteru definitywnego i możliwa jest jego zmiana aż do momentu zakończenia rozpatrywania wniosku.

Krok: prowadzenie postępowania w sprawie udostępnienia informacji

Kontynuacja postępowania w sprawie udostępnienia informacji publicznej na wniosek następuje, jeżeli w wyniku wstępnej jego oceny podmiot zobowiązany nie znalazł podstaw do wszczęcia postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji publicznej. Postępowanie zmierzające do udostępnienia informacji publicznej nie podlega przepisom k.p.a. o postępowaniu jurysdykcyjnym, a część kwestii z nim związanych uregulowano w u.d.i.p. (m.in. czas trwania, sposób udostępnienia informacji jako czynności kończącej to postępowanie).

Krok: przeprowadzenie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji

Prowadzenie postępowania w kierunku odmowy udostępnienia informacji publicznej (czy to z powodu przetworzonego charakteru informacji publicznej, czy ze względu na ustawowe przesłanki ograniczenia jawności, o których mowa w art. 5 u.d.i.p.), wymaga uprzedniego wszczęcia postępowania w tym przedmiocie. Do tego postępowania stosuje się przepisy k.p.a. o postępowaniu jurysdykcyjnym, co sprawia, iż podmiot zobowiązany związany jest zasadami ogólnymi postępowania administracyjnego i innymi regulacjami określającymi przebieg postępowania administracyjnego, jak i jego zakończenie. Wnioskodawca staje się stroną postępowania administracyjnego, powinien mieć więc zdolność do czynności prawnych, a w przypadku jej braku działać przez swojego ustawowego przedstawiciela. Strona może również działać przez pełnomocnika (por. art. 28–3032 k.p.a.). Przepisy kodeksowe stosowane są odpowiednio także przez podmioty zobowiązane niebędące organami władzy publicznej (art. 17 w zw. z art. 16 u.d.i.p.). Postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia informacji publicznej nie toczy się w trybie postępowania uproszczonego, o którym mowa w art. 163b-163g k.p.a., ze względu na brak odesłania w przepisie szczególnym, jak i jego specyfikę (niewydawanie decyzji pozytywnych). Istnieje możliwość przeprowadzenia w tym postępowaniu mediacji między organem a stroną postępowania (zakończonej umorzeniem postępowania i udostępnieniem informacji bądź wydaniem decyzji o odmowie udostępnienia informacji).

Krok: wydanie decyzji o odmowie udostępnienia informacji

Podmiot zobowiązany wydaje decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej w dwóch sytuacjach: po pierwsze, gdy żądana informacja ma charakter przetworzony, a jej udzielenie nie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego; po drugie zaś, gdy prawo do informacji podlega ograniczeniu zgodnie z art. 5 ust. 12 i 2a u.d.i.p. Do decyzji w tym przedmiocie stosuje się przepisy k.p.a., z zastrzeżeniem, że odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni, a uzasadnienie decyzji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra (prywatność, tajemnicę przedsiębiorcy), wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji (por. art. 16 u.d.i.p.). Powyższe regulacje stosuje się odpowiednio do rozstrzygnięć podmiotów obowiązanych nie będących organami władzy publicznej, przy czym zamiast odwołania, wnioskodawcy przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenia sprawy (por. art. 17 u.d.i.p.), który w świetle art. 52 § 3 p.p.s.a. ma obecnie charakter fakultatywny przed wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. W sprawach odmowy dostępu do informacji publicznej nie stosuje się przepisów k.p.a. o milczącym załatwieniu sprawy (art. 122a-122g k.p.a.).

Krok: doręczenie decyzji

Decyzje administracyjne wydawane w następstwie złożenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej podlegają doręczeniu zgodnie z przepisami k.p.a.

Krok: umorzenie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji

W wyniku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego przetworzonego charakteru żądanej informacji (niekiedy również oceny interesu publicznego przemawiającego za udostępnienie tej informacji) oraz występowania ustawowych ograniczeń jawności, podmiot zobowiązany może dojść do wniosku (także w następstwie mediacji ze stroną), iż brak jest przesłanek do wydania decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej. Ponieważ postępowanie w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji zostało uprzednio wszczęte z urzędu, kontynuacja rozpoznania wniosku zmierzającego do udostępnienia informacji publicznej wymaga w świetle art. 105 k.p.a. uprzedniego umorzenia postępowania w tym przedmiocie. Tego typu decyzja powinna być doręczana stronom zwłaszcza w sytuacji, gdy w toku postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji dochodziło do wymiany pism między stroną i podmiotem zobowiązanym ze względu na spór np. co do przetworzonego charakteru żądanej informacji czy co do występowania przesłanki odmowy. Jeżeli natomiast strona nie miała świadomości, że organ rozważał wydanie decyzji odmownej, umorzenie postępowania w tym przedmiocie najczęściej nie będzie zauważalne dla wnioskodawcy, a rozpatrzenie wniosku zakończy się udostępnieniem informacji, jeżeli organ będzie miał techniczne możliwości udzielenia informacji w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, a wniosek nie zostanie wycofany lub zmieniony w następstwie ewentualnego powiadomienia o wysokości opłaty związanej z dodatkowymi kosztami udostępnienia informacji publicznej (por. art. 14 i 15 u.d.i.p.)

Krok: odebranie decyzji

Od momentu doręczenia wnioskodawcy decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej zaczyna biec termin do wniesienia odwołania (wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy).

Krok: kontynuacja postępowania w sprawie udostępnienia informacji

Jeżeli brak jest przesłanek do wszczęcia postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej lub postępowanie takie zostało już umorzone, podmiot zobowiązany kontynuuje rozpoznanie wniosku w kierunku udostępnienia informacji publicznej.

Krok: czy w toku postępowania zaobserwowano przeszkody w udostępnieniu informacji (przetworzony charakter, przesłanki odmowy)?

Jeżeli w toku postępowania w sprawie udzielenia informacji publicznej (nieprowadzonego w trybie k.p.a.) podmiot zobowiązany wstępnie ustali potencjalne przeszkody prawne w udostępnieniu informacji (przetworzony charakter żądanej informacji albo ograniczenia jawności, o których mowa w art. 5 ust. 1, 2 i 2a u.d.i.p.) zobowiązany jest wszcząć postępowanie w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej prowadzone w trybie kodeksowym. Brak takich okoliczności uzasadnia kontynuację postępowania w sprawie udostępnienia informacji publicznej.

Krok: czy informacja może być udostępniona w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem?

Brak prawnych przeszkód udostępnienia informacji publicznej związanych z przetworzonym charakterem albo ustawowymi ograniczeniami jawności, o których mowa w art. 5 ust. 1, 2 i 2a u.d.i.p., prowadzi do udostępnienia informacji publicznej pod warunkiem, że informacja ta ze względów technicznych może być udostępniona w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem.

Krok: tryb zmiany sposobu lub formy udostępnienia informacji

Jeżeli środki techniczne, którymi dysponuje organ nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku, uruchamiany jest zgodnie z art. 14 ust. 2 u.d.i.p. tryb powiadomienia wnioskodawcy o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji wraz z wskazaniem, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie.

Krok: czy zmieniono sposób lub formę udostępnienia informacji?

Jeżeli w następstwie powiadomienia wnioskodawca w terminie 14 dni od jego doręczenia złoży wniosek o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, informacja podlega udostępnieniu zgodnie ze zmodyfikowanym wnioskiem.

Krok: wydanie decyzji o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji

Jeżeli w terminie 14 dni od doręczenia powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się (art. 14 ust. 2 u.d.i.p). Do decyzji o umorzeniu postępowania stosuje się przepisy k.p.a. z uwzględnieniem art. 16 ust. 2 u.d.i.p. (szczególny termin rozpoznania środka zaskarżenia, dodatkowe elementy uzasadnienia decyzji).

Krok: czy udostępnienie informacji wiąże się z dodatkowymi kosztami?

W świetle art. 15 u.d.i.p. przed udostępnieniem informacji publicznej podmiot zobowiązany może dokonać oceny, czy w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot obowiązany ma ponieść dodatkowe koszty.

Krok: możliwość nałożenia opłaty za dodatkowe koszty udostępnienia informacji

Istnienie dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku umożliwia pobranie przez podmiot zobowiązany od wnioskodawcy opłaty w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Nieuiszczenie przez wnioskodawcę opłaty, o której mowa w art. 15 u.d.i.p. nie umożliwia jednak podmiotowi zobowiązanemu odstąpienia od udostępnienia informacji publicznej, chyba że wnioskodawca wycofa lub zmodyfikuje wniosek w terminie 14 dni od powiadomienia o wysokości opłaty.

Krok: udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem

Udostępnienie informacji publicznej stanowi zgodne z wolą wnioskodawcy załatwienie wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Stanowi ono czynność materialno-techniczną. Żaden przepis prawa nie nakłada na dysponenta takiej informacji obowiązku nadawania tejże czynności szczególnej formy. Dostęp do informacji publicznej realizowany jest w pierwszej kolejności przez wgląd do dokumentów urzędowych. Oznacza to, że zainteresowany uzyskaniem dostępu do wskazanej informacji swoje prawo do informacji publicznej może zrealizować, udając się do organu w celu zapoznania się z treścią tych dokumentów, lub też może to nastąpić w inny wskazany przez ubiegającego się o udzielenie informacji sposób, choćby poprzez wydanie kserokopii czy skanów dokumentów (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 18 kwietnia 2011 r., II SAB/Wa 6/11, LEX nr 994277). Zgodnie z art. 12 ust. 2 u.d.i.p. podmiot udostępniający informację jest bowiem zobowiązany zapewnić możliwość jej kopiowania albo wydruku, jak również przesłania informacji lub jej przeniesienia na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji. Udostępniane informacje są oznaczane danymi określającymi: podmiot udostępniający informację, tożsamość osoby, która ją wytworzyła lub odpowiada za jej treść, tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia.

Udostępnienie informacji następuje bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (por. art. 13 i art. 15 ust. 2 u.d.i.p.).

Krok: uzyskanie informacji

Od momentu uzyskania żądanej informacji wnioskodawca w praktyce może korzystać z realizacji konstytucyjnego prawa do informacji o działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne.