Małkowski Jacek, Systemowa Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych w Organizacji

Systemowa Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych w Organizacji

Celem niniejszej procedury jest uzyskanie wiarygodnych danych o aktualnych potrzebach szkoleniowych organizacji w celu przygotowania Rocznego Planu Szkoleń (RPS).

W procedurze opisano, jak uzyskać wiarygodne dane o aktualnych potrzebach szkoleniowych organizacji w celu przygotowania Rocznego Planu Szkoleń (RPS). Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych jest opisana jako pierwszy z procesów realizowanych w ramach corocznej realizacji Polityki Szkoleń i Rozwoju. W procedurze podkreślone jest to, że sposoby realizacji IPS są bardzo zróżnicowane - w niektórych organizacjach IPS jest procesem bardzo rozbudowanym, angażującym wiele osób i zasobów, trwającym niekiedy pół roku, a nawet dłużej. W innych organizacjach natomiast proces ten może być w miarę prosty i krótki (kilka tygodni). Podkreślenie istniejących różnic w sposobach realizacji IPS jest bardzo istotne z perspektywy niniejszej procedury. Fakt ten powoduje bowiem, iż procedura ta powinna być potraktowana raczej jako procedura służąca do stworzenia systemu realizacji IPS dla konkretnej już organizacji, a nie jako operacyjna (ostateczna) procedura przeprowadzania IPS w dowolnej organizacji. Całość podzielono na 5 głównych kroków, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to: Realizacja fazy Analiz; Realizacja fazy Opracowania Rozwiązań; Realizacja fazy Testowania Rozwiązań; Realizacja fazy Wdrożenia Rozwiązań; Realizacja fazy Weryfikacji i Zamknięcia.

Odpowiedzialni:

Dział Szkoleń

Menedżer HR

Menedżerowie wszystkich szczebli

Pracownicy (opcjonalnie)

Współpracujący:

Zarząd

Klient

Pracownicy (opcjonalnie)

Najważniejsze założenia procedury:

Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych (IPS) jest chronologicznie pierwszym z procesów realizowanych w ramach corocznej realizacji Polityki Szkoleń i Rozwoju. Istniejące sposoby realizacji IPS są bardzo zróżnicowane - w niektórych organizacjach jest to proces bardzo rozbudowany, angażujący wiele osób i zasobów, trwa niekiedy pół roku, a nawet dłużej. W innych natomiast proces ten może być w miarę prosty i krótki (kilka tygodni). Podkreślenie istniejących różnic w sposobach realizacji IPS jest bardzo istotne z perspektywy niniejszej procedury. Różnice te wskazują bowiem na konieczność szerszego spojrzenia na organizację (a w szczególności na całą Politykę Szkoleń i Rozwoju) jako na obszar działania procesu IPS. Wynikiem takiego spojrzenia są dwa wnioski dotyczące procesu IPS:

a) powinien być on częścią systemowego rozwiązania uwzględniającego szereg zależności pomiędzy poszczególnymi procesami Polityki Szkoleń i Rozwoju oraz organizacją;

b) powinien być on opracowany w oparciu o rozległą analizę przeprowadzaną indywidualnie dla danej organizacji, ponieważ jedynie taka analiza jest w stanie zapewnić powstanie rozwiązania kompletnego, spójnego i praktycznego, a przy tym jednoznacznie powiązanego z biznesem organizacji.

Z uwagi na powyższe, zadaniem tej procedury nie jest umożliwienie użytkownikowi jednorazowej, doraźnej Identyfikacji Potrzeb Szkoleniowych, lecz wsparcie go przy tworzeniu SYSTEMU IPS, tak aby był on integralnym elementem organizacji. Próba opisania jedynie słusznego procesu realizacji IPS, rozwiązania, które sprawdziłoby się zawsze i w każdej organizacji jest, zdaniem autora, nierealna.

Procedura opiera się na kilku założeniach:

1. Wykorzystania wiarygodnych i stosowanych w praktyce szkoleniowej metod (model D. Kirkpatricka, koncepcja Kwintetu Szkoleniowego, L. Rea).

2. Wykorzystania dodatkowych metod szeroko stosowanych w różnych typach organizacji (elementy zarządzania projektami, reguła SMART).

3. Zapewnienia kompletności i spójności proponowanego podejścia przy jednoczesnym zachowaniu pragmatyczności uzyskiwanego rozwiązania.

Procedurę cechuje:

Kompletność - zawiera ona wszystkie kluczowe elementy niezbędne do zaprojektowania procesu Identyfikacji Potrzeb Szkoleniowych;

Spójność - jest ona zgodna z najważniejszymi metodami wykorzystywanymi w praktyce szkoleniowej oraz z pozostałymi procedurami autora odnoszącymi się do kolejnych procesów Polityki Szkoleń i Rozwoju;

Pragmatyzm - odwołuje się do istniejących i wykorzystywanych w praktyce rozwiązań, które autor miał okazję współtworzyć w różnorodnych organizacjach.

Realizacja poszczególnych faz procedury

Poszczególne fazy realizacji niniejszej procedury są powiązane z 5 krokami klasycznego zarządzania projektami. Realizacja tej procedury jest bowiem PROJEKTEM mającym na celu opracowanie SYSTEMU Identyfikacji Potrzeb Szkoleniowych. Taka, projektowa konstrukcja procedury daje największe, zdaniem autora, szanse na opracowanie skutecznego biznesowo rozwiązania.

O ile zaplanowanie systemu IPS jest projektem, o tyle opracowanie w kroku 2 (Realizacja fazy Opracowania Rozwiązań) rozwiązań jest formą procesu i jako takie będą one później realizowane.

W tym kroku procedury należy zidentyfikować wszystkie istotne czynniki, które powinny być uwzględnione w kolejnych fazach tworzenia systemu IPS, a w szczególności w kroku 2 - Realizacja fazy Opracowania Rozwiązań.

Podkroki 2, 3, 4 i 5 fazy 2 procedury są obligatoryjne - bez danych zebranych podczas ich realizacji nie jest możliwe opracowanie skutecznego systemu IPS. Jakkolwiek kroki te są niezbędne to sposób ich realizacji powinien być dobrany do pragmatyki właściwej dla danej organizacji.

Pierwszy podkrok (Określenie struktury organizacyjno-decyzyjnej projektu IPS), jakkolwiek nieobligatoryjny jest przez mnie zalecany ze względu na fakt, iż system IPS dotyczy zazwyczaj CAŁEJ organizacji i wszystkich (a przynajmniej zdecydowanej większości) pracowników. Mając to na względzie trudno o opracowanie skutecznego systemu o takim zakresie oddziaływania bez ścisłej (sformalizowanej) współpracy z wybranymi osobami spoza HR.