Dauter-Kozłowska Agnieszka, Sposób doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym

Sposób doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym

Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest doręczać pisma z urzędu. W tym sensie można mówić o oficjalności doręczeń w procesie administracyjnym. Oznacza to też, że ewentualna wadliwość w dokonaniu doręczenia lub w ogóle brak wykonania takiej czynności, obciąża organ, a nie inne podmioty.

Z dniem 5.10.2021 r., wraz z wejściem w życie ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 2320, dalej – ustawa nowelizująca) – zasadą jest obowiązek organu administracji publicznej doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. W przypadku gdy powyższe nie będzie możliwe w związku z nieposiadaniem przez adresata adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczy pisma z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy. Dopiero w sytuacji, kiedy niemożliwe będzie zarówno doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak również skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej, organ doręczy pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe.

Jak wskazano w Uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej, przyjęcie ogólnej zasady, że doręczenie elektroniczne jest priorytetem przed doręczeniem papierowym, jest celowe i ma na celu zrewolucjonizowanie dotychczasowego podejścia w tym zakresie (Uzasadnienie do projektu ustawy nowelizującej, druk sejm. nr 239).

Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym organu oparte jest na zasadzie oficjalności (art. 39 k.p.a.). Konieczność doręczenia pisma zachodzi, gdy na skutek określonej sytuacji procesowej wymagane jest zaangażowanie w postępowanie stron lub innych uczestników postępowania (np. potrzeba zapewnienia stronie czynnego udziału w postępowaniu, przeprowadzenia określonych dowodów, zasięgnięcia stanowiska innego organu).

Najprostszą formą doręczenia jest obwieszczenie. Forma ta ma charakter wyjątkowy i może znaleźć zastosowanie, gdy tak stanowi przepis szczególny albo w postępowaniu bierze udział więcej niż 20 stron. W takim przypadku wyłączone są obowiązki organu wynikające z art. 39–48 § 1 k.p.a. Względy ekonomii procesowej przemawiają więc za tym, by kwestię stosowania tej formy doręczenia ustalić już na wstępnym etapie postępowania.