Wiktorowska Ewa, Sporządzenie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia

Sporządzenie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia

Obowiązek sporządzania i udostępniania protokołu jest przejawem zasady jawności postępowań o udzielanie zamówień publicznych. Protokół stanowi podstawowy zakres informacji o udzielanym zamówieniu i musi być udostępniany każdemu, kto o to wnosi, bez obowiązku udowodnienia interesu prawnego lub faktycznego w dostępie do protokołu. Zamawiający jest zobowiązany do sporządzania protokołu w każdym trybie - niezależnie od wartości zamówienia.

Sporządzenie protokołu postępowania o zamówienie publiczne stanowi obowiązek zamawiającego, dlatego protokół powinien być sporządzany na bieżąco, a zawarte w nim informacje zamieszczane niezwłocznie po ich uzyskaniu.

Artykuł 96 ust. 1 p.z.p. wymienia minimalny zakres informacji ujawnianych przez zamawiającego w protokole. Dodatkowe informacje, które zamawiający jest zobowiązany umieszczać w protokole, zostały wskazane w rozporządzeniu Prezesa Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128) zwanego dalej rozporządzeniem. Od protokołu należy odróżnić jego załączniki. Załącznikami do protokołu są wszelkie inne dokumenty składane przez zamawiającego oraz wykonawców w toku postępowania, w szczególności oferty, opinie biegłych, oświadczenia, SIWZ, zmiany SIWZ, informacja z zebrania wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości co do treści SIWZ, zawiadomienia, wnioski.

Zgodnie z art. 2 pkt 7b p.z.p. przez protokół – należy rozumieć dokument sporządzany przez zamawiającego w formie pisemnej, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W procedurze przedstawiono wymogi odnośnie treści protokołu, przewidziane zarówno w art. 96 p.z.p.

W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1128) określa wzór protokołu oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, a także sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami. Protokół zawiera także informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie oraz wykonywanych po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Rozporządzenie określa inne wzory protokołu w zależności od trybu udzielenia zamówienia, jednak część informacji pozostaje identyczna niezależnie od tego trybu. W każdym trybie opis przedmiotu zamówienia stanowi najistotniejszy element przygotowania postępowania.