Bochentyn Adam, Sporządzenie protokołu i adnotacji

Sporządzenie protokołu i adnotacji

Sporządzenie protokołu oraz adnotacji należy do czynności postępowania administracyjnego o charakterze technicznym. Skutki prawne sporządzenia przede wszystkim protokołu, ale także adnotacji, mogą być szczególnie doniosłe dla postępowania dowodowego (I SA 258/82). Obowiązek sporządzenia protokołu wynika z obowiązującej w postępowaniu administracyjnym zasady pisemności, od której wyjątek polega na dokonaniu tego w uproszczony sposób. Sprawa załatwiona przez organ musi pozostawić po sobie ślad w formie jej akt, a jednym z ich elementów będą m.in. protokoły i adnotacje (J. Borkowski [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 316).

Obowiązek sporządzenia protokołu z czynności spoczywa na organie.

W czasie postępowania administracyjnego organ podejmuje szereg różnych czynności, które w związku z obowiązującą zasadą pisemności (art. 14 k.p.a.) muszą być utrwalane w formie pisemnej, np. przesłuchuje strony, świadków, przyjmuje podania wniesione pisemnie, ale także ustnie, dokonuje oględzin, ekspertyz.

W przypadku gdy czynność dotyczy okoliczności prawotwórczych, a zatem okoliczności, od których zależy, czy określona osoba może być podmiotem praw lub obowiązków oraz jakiego rodzaju będą to prawa i obowiązki, a także jaki będzie ich zakres, będziemy mówili o czynnościach istotnych (J. Borkowski [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 316).