Ziółkowski Paweł, Rozliczanie krajowych podróży służbowych

Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 maja 2013 r.
Autorzy:

Rozliczanie krajowych podróży służbowych

Rozliczanie krajowych podróży służbowych

Rozliczanie krajowych podróży służbowych

Diety krajowe służą pokryciu podwyższonych kosztów wyżywienia. Mimo małej kwoty są one dość istotnym elementem rozliczania podróży służbowych, a niezbyt precyzyjna regulacja powoduje wiele niejasności.

pracodawca pracodawca obiady (!) ustalenie  kwoty należności  z tytułu diet wyłączenia z diet kolacje zapewnienie wyżywienia wyżywienie całodzienne wyżywienie częściowe śniadania podróż służbowa prawo do diet wysokość diet podróże do 24 godzin Podróże dłuższe niż 24 godziny

Krok: podróż służbowa

Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Krok: prawo do diet

Diety są jednym z podstawowych świadczeń otrzymywanych przez pracowników z tytułu podróży służbowych.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) - ustawodawca niestety nie precyzuje tych pojęć. Często przyjmuje się, że jest to godzina na bilecie (np. odjazdu pociągu), a jeżeli pracownik jedzie samochodem, bazuje się na jego oświadczeniu.

Szczególny przypadek podróży krajowej to krajowy odcinek podróży zagranicznej. Ustawodawca zapisał wyraźnie, że jest to podróż krajowa (zob. § 21 r.p.s.), w przepisach zabrakło jednak informacji, jak dokonywać rozliczeń. Interpretacje są sprzeczne i w zasadzie są one wyrazem poglądów ich autorów, a nie wyjaśnieniem przepisów. Osobiście jestem zwolennikiem teorii łączenia odcinków krajowych. Uważam bowiem, że podróż zagraniczna to po prostu podróż krajowa z przerwą na zagranicę - skoro wciąż jest to ta sama podróż krajowa, sumowanie odcinków krajowych jest bardziej logiczne. Tym samym uważam, że należy liczyć czas do granicy - w momencie jej przekroczenia „zegar krajowy” ulega zatrzymaniu, a w chwili ponownego przekroczenia granicy naliczanie podróży krajowej podlega wznowieniu. Innym problemem jest jednak to, czy odcinki krajowe należy rozliczać według „zasady dnia pierwszego” (poniżej 8 godzin brak diety, od 8 godzin do 12 godzin - pół diety, powyżej 12 godzin - cała dieta), czy też według zasad przewidzianych dla dni następnych (do 8 godzin - pół diety, powyżej - cała). Konsekwentne przyjęcie zasady, że mamy do czynienia z podróżą krajową z przerwą na zagranicę, powoduje, że logiczniejsze wydaje się liczenie według dnia pierwszego, jeżeli bowiem czas pobytu za granicą przerywa podróż zagraniczną, to liczymy tylko odcinki krajowe, bez uwzględnienia okresu pobytu za granicą. Brak wyraźnego zapisu w tym zakresie powoduje, że nie można uznać za niepoprawne liczenia diety według dnia drugiego (oczywiście przy założeniu, że podróż trwała ponad 24 godziny).