Padzik Kinga, Przygotowanie i przeprowadzenie procesu zewnętrznej rekrutacji kandydatów na pracowników

Przygotowanie i przeprowadzenie procesu zewnętrznej rekrutacji kandydatów na pracowników

Celem niniejszej procedury jest pozyskanie jak największej liczby potencjalnych pracowników spełniających wymagania stawiane na stanowisku, którego rekrutacja dotyczy.

W procedurze opisano, w jaki sposób pozyskać jak największą liczbę potencjalnych pracowników spełniających wymagania stawiane na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja. Całość podzielono na 3 główne kroki, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to:

– Przygotowanie się do procesu rekrutacji zewnętrznej;

– Wybór kanału i formy poszukiwań;

– Wykonanie prac i procedur administracyjnych towarzyszących rekrutacji zewnętrznej.

W procedurze szczegółowo opisano zasady konstrukcji ogłoszenia prasowego i jego różne funkcje. W procedurze dołączonych jest 8 przykładów praktycznych obrazujących rozwiązania opisywane w danych częściach procedury.

Odpowiedzialni:

Specjaliści działu personalnego

Zwierzchnik obsadzanego stanowiska

Współpracujący:

Zewnętrzni konsultanci

Termin „rekrutacja” ma swoje korzenie w terminologii wojskowej, w ramach której oznaczał pobór rekrutów, inaczej przyjmowanie nowych osób w szeregi wojska. Potem poszerzył kontekst znaczenia na szkolnictwo, gdzie oznaczał przyjmowanie nowych uczniów/studentów do szkół/uczelni, a w końcu pojawił się także na rynku pracy i tu według Słownika języka polskiego (PWN) oznacza „Przyjmowanie kandydatów do (...) pracy”. Przywołałam w tym miejscu definicję słownikową, gdyż kryje się w niej pewna dwuznaczność, a może raczej nieścisłość, która może z łatwością wprowadzić w błąd, który z kolei bywa nagminny w rozumieniu procesu rekrutacji wśród osób z branży. Owa nieścisłość czy dowolność interpretacji kryje się w możliwości położenia nacisku na hasła „przyjmowanie” i „do pracy” zamiast na „kandydaci” i „do pracy”. Różnica jest zasadnicza, gdyż z pierwszej opcji mamy czynność „przyjmowanie do pracy”, a z drugiej „przyjmowanie” „kandydatów do pracy”. Być może używając słowa „poszukiwanie” zamiast „przyjmowanie” pozwoliłoby sprawę uczynić jednoznaczną, natomiast słowo „przyjmowanie” (tu odnoszące się do przyjmowania do procesu zbierania aplikacji, zbierania informacji o chętnych) kojarzy się od razu z procesem proponowania pracy, gdyż wszystkim dobrze jest znane połączenie „przyjmowanie do pracy”. Problem ten może nie byłby wart uwagi, gdyby nie fakt, że często zdarza się, że ludzie koncentrują się na haśle „przyjmowanie do pracy”, zapominając o słowie „kandydaci”, tym samym rozumiejąc proces rekrutacji jako ten, który kończy się właśnie przyjęciem do pracy, podczas gdy proces rekrutacji kończy się w chwili zebrania aplikacji składanych przez kandydatów do pracy. Potem zaczyna się kilkuetapowy proces selekcji, z którego ostatecznie wybierana jest osoba zatrudniana na stanowisku, którego wstępnie dotyczyła rekrutacja. W ten sposób w zakresie ZZL rekrutacja i selekcja stanowią dwa różne procesy mające swą oddzielną dynamikę, narzędzia i metody, za pomocą których są realizowane, inne cele jednostkowe/szczegółowe i wyraźne granice, co jednocześnie nie wyklucza tego, że mogą stanowić (i najczęściej stanowią) ciągłość i być skoncentrowane na jednym celu nadrzędnym, którym jest zapewnienie organizacji pracowników spełniających wymagania stawiane na wybranym stanowisku. Sprawa wydaje się prosta, a jednak taka nie jest, na co wskazują bardzo różne odpowiedzi na pytanie „Kiedy dokładnie rozpoczyna się i kończy proces rekrutacji?”. Bardzo często pojawiającą się odpowiedzią, wynikającą z wyżej opisanej nadinterpretacji, jest twierdzenie, że kończy się w momencie zatrudnienia pracownika. Co do chwili rozpoczęcia się procesu rekrutacji, najczęściej jest on identyfikowany z publikacją ogłoszenia. Inne odpowiedzi na pytanie, kiedy kończy się rekrutacja nawiązują do zakończenia działań związanych z podziałem CV na różne kategorie, które to uporządkowanie pozwala zacząć umawianie spotkań selekcyjnych. Są też tacy, którzy twierdzą, że koniec rekrutacji wyznacza wskazanie spośród wszystkich chętnych grupy przeznaczonej do indywidualnych spotkań selekcyjnych. Z różnorodności tych odpowiedzi wynika, że rekrutacja jest z reguły przedłużana i w jej zakres są włączane elementy, które poprawnie są już selekcją. W tym pierwszym kroku procedury poświęconej procesowi rekrutacji, należy więc przede wszystkim jasno określić, kiedy proces ten się zaczyna, a kiedy kończy. Zaczyna się zatem w chwili definiowania potrzeby rekrutacyjnej, czyli odpowiadania głównie na pytania: Dlaczego rekrutacja jest potrzebna? i Kogo konkretnie organizacja szuka? Kończy się natomiast w chwili, gdy zakończony zostaje etap zbierania aplikacji. O ile początek procesu jest łatwy do identyfikacji i nazwania, o tyle koniec ujęty jako „koniec zbierania aplikacji” już tak jednoznaczny nie jest, gdyż istnieje kilka działań o charakterze administracyjnym, które już są pracą nad aplikacjami, jednakże nie należą jeszcze do selekcji rozumianej jako ocena pod kątem wymagań stawianych kandydatowi (tzw. rozszerzona administracja procesu rekrutacji). Te właśnie działania niejednokrotnie powodują brak precyzji w twierdzeniu, czy to jeszcze rekrutacja, czy już selekcja. Z reguły nie ma to większego znaczenia, gdy całość prac odbywa się wewnątrz firmy, jednakże ma zasadnicze znaczenie, w sytuacji outsourcingu tego procesu do zewnętrznej firmy. Wówczas bowiem od tego, jak się zdefiniuje i określi początek oraz koniec procesu, zależy zakres prac zewnętrznej firmy oraz płatność za poszczególne elementy usługi. Nie dbając o szczegóły, można popełnić kosztowne błędy w zakresie podpisywania umów z firmami zewnętrznymi. Etapowi prac administracyjnych towarzyszących procesowi rekrutacji poświęcony jest więc cały trzeci krok procedury.

Przygotowanie się do procesu rekrutacji to krok, który w całej procedurze zasługuje na szczególne podkreślenie, gdyż ma zasadniczą wagę dla efektu końcowego nie tylko procesu rekrutacji, ale także, a może przede wszystkim, dla efektu kolejnego procesu, czyli selekcji. Często natomiast się zdarza, że osoby odpowiedzialne za cały nabór pracowników i za zatrudnienie koncentrują się przede wszystkim na doborze mediów lub firm wspomagających rekrutację lub na doborze narzędzi oceniających w procesie selekcji, spłycając przygotowanie szczegółowych informacji kogo poszukują, po co poszukują, co proponują. W efekcie braku kompletnej i precyzyjnej informacji, kogo organizacja potrzebuje i jakim pracownikiem (i jakim człowiekiem) powinien być idealny kandydat informacja o rekrutacji może np. nie trafić do właściwej rekrutacyjnej grupy docelowej. O rekrutacyjnej grupie docelowej więcej informacji znajduje się w definicji niniejszego kroku procedury. Dotarcie z informacją do właściwej grupy potencjalnych kandydatów jest poza precyzyjną diagnozą potrzeb rekrutacyjnych jednym z najistotniejszych elementów mających wpływ na sukces poszukiwań. Zresztą dobra diagnoza potrzeb to już połowa udanej pracy w zakresie opisu rekrutacyjnej grupy docelowej, a to z kolei automatycznie wskazuje sposoby i kanały dotarcia do właściwych kandydatów. Niewłaściwe przygotowanie się do rekrutacji może mieć też inną negatywną konsekwencję, mianowicie może spowodować nietrafną selekcję, wobec czego efektem ostatecznym będzie wyłonienie kandydatów w wysokim stopniu pasujących do opisu poszukiwanej osoby, z tym że ten opis nie będzie właściwy w stosunku do prawdziwych potrzeb organizacji. O tym, że taki błąd został popełniony często menedżerowie dowiadują się po zatrudnieniu i po etapie adaptacji pracownika (przed zakończeniem procesu adaptacji wiele negatywnych obserwacji i ocen jest przypisanych trudnościom wejścia do organizacji). Błąd zatrudnienia niewłaściwej osoby wynikający z niewłaściwego przygotowania się do procesu rekrutacji jest bardzo kosztowny. W celu uniknięcia takiej sytuacji, warto precyzyjnie zrealizować krok dotyczący przygotowań składających się z 4 działań: ustalenia powodu decyzji o rekrutacji zewnętrznej, sporządzenia opisu stanowiska pracy, ustalenia środowiska pracy dla poszukiwanej osoby, wyboru wykonawcy procesu rekrutacji.