Procedury
Status: Nieaktualna
Wersja od: 1 marca 2013 r. do: 13 grudnia 2016 r.
Autorzy:

Przeprowadzenie negocjacji z kandydatami

Przeprowadzenie negocjacji z kandydatami

Przeprowadzenie negocjacji z kandydatami

Negocjacje z kandydatami trwają dopóty, dopóki nie zostaną wyjaśnione wszystkie wątpliwości stron dotyczące treści przyszłej umowy i przedmiotu koncesji. Co do zasady, zakończenie negocjacji powinno nastąpić w chwili, kiedy koncesjodawca uzna, iż wszystkie najważniejsze elementy zostały z kandydatami omówione, co w konsekwencji będzie oznaczać pozyskanie przez nich jak największej liczby informacji o aspektach technicznych, finansowych i prawnych koncesji oraz wysłuchanie stanowisk kandydatów dotyczących elementów, które mogą stanowić podstawę do przygotowania oferty przez kandydatów uczestniczących w negocjacjach. Zgodnie z komentowanym przepisem, koncesjodawca jest zobowiązany do przekazania wszystkim kandydatom informacji o zakończeniu negocjacji. Z brzmienia przepisu art. 14 ust. 3 u.k.r.b.u. wynika również, że z prowadzonych negocjacji sporządza się protokół. Niemniej jednak użycie przez ustawodawcę formy niedokonanej („prowadzonych”, a nie „przeprowadzonych”) wskazuje, że protokół powinien być sporządzany na bieżąco, w toku negocjacji prowadzonych z kolejnymi kandydatami, a nie po ich zakończeniu. Protokół z negocjacji jest jawny, przede wszystkim dla kandydatów, którzy złożyli wnioski o zawarcie umowy koncesji. Jawność obejmuje również jawność zewnętrzną, rozumianą jako dostęp do protokołu wszystkich osób zainteresowanych, bez konieczności wykazywania interesu faktycznego lub prawnego, bądź jakiegokolwiek innego uzasadnienia zainteresowania protokołem. Nie oznacza to jednak, że kandydaci zostali pozbawieni prawa do określenia, które z informacji zawartych w protokole z negocjacji stanowią tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i ich zastrzeżenia.

Krok: rozpoczęcie negocjacji

Rozpoczęcie negocjacji odbywa się w terminie i miejscu wskazanym w zaproszeniu do negocjacji.

Krok: prowadzenie negocjacji

Negocjacje powinny przede wszystkim obejmować aspekty techniczne, finansowe i prawne zawarte w opisie potrzeb i wymagań zawartym w treści ogłoszenia lub udostępnionym na stronie internetowej. Nie ma więc przeszkód, by w wyniku prowadzonych rozmów dookreślić takie kwestie jak: sposób wykonania przedmiotu koncesji, wybrany model finansowy i prawny przedsięwzięcia, możliwość korzystania z pomocy podwykonawców, okres, na jaki zawarta zostanie umowa koncesji, czy wysokość nakładów, jakie poniesie koncesjonariusz i koncesjodawca. U.k.r.b.u. nie ogranicza ilości możliwych tur negocjacyjnych, powinno być ich tyle, ile strony uznają za konieczne.

Krok: zakończenie negocjacji

Po przeprowadzeniu wszystkich rozmów i ustaleniu wszystkich niezbędnych dla stron kwestii związanych z przyszłym przedmiotem umowy o koncesji, dochodzi ostatecznie do zakończenia kolejnego etapu negocjacji.

Krok: sporządzenie protokołu z negocjacji

Po zakończeniu kolejnego etapu negocjacji strony sporządzają protokół. W dokumencie tym koncesjodawca powinien określić, kiedy i gdzie został on przygotowany - wskazując miejsce i datę. W treści należy również zawrzeć informację, dla kogo jest on przeznaczony (określając nazwę i adres kandydata, do którego jest wysyłany). W dalszej części należy opisać przedmiot i ustalenia z danego etapu negocjacji. Jeżeli jest to równocześnie protokół zamykający turę negocjacji, z jego treści powinno również wynikać, że kolejnym krokiem będzie przekazanie wraz z wymogami zaproszenia do składania ofert. Dokument ten powinien zostać podpisany przez kierownika koncesjodawcy lub osobę przez niego upoważnioną.

Krok: wysłanie protokołu z negocjacji

Koncesjodawca przekazuje sporządzony dokument, zawierający informacje o zakończeniu negocjacji wszystkim kandydatom biorącym w nich udział - w jednej z form, w jakiej dopuszczony został kontakt pomiędzy stronami.

Krok: udostępnienie protokołu z negocjacji

Protokół z negocjacji udostępnia się po ich zakończeniu. Ponieważ ustawodawca nie ograniczył kręgu podmiotów, którym można udostępnić protokół, to właściwym stanowiskiem wydaje się, że dostęp do protokołu mają wszyscy zainteresowani (Mazurek, Komentarz, 2009, s. 76). Niemniej jednak ze względu na specyfikę negocjacji i fakt, że następuje w trakcie ich prowadzenia nieustająca wymiana informacji, wydaje się, iż w pierwszej kolejności powinien on zostać zweryfikowany przez strony biorące udział w negocjacjach, a następnie podpisany. Dopiero podpisany protokół można uznać za jawny. Podpis strony należy bowiem traktować jako potwierdzenie, że miała ona możliwość zapoznania się z treścią protokołu oraz jako zgodę na tę treść. Jeżeli na skutek różnych okoliczności (np. odmowa podpisu, niemożność podpisania) podpis strony biorącej udział w negocjacjach nie znajdzie się w protokole, należy zawrzeć stosowną wzmiankę (Mazurek, Komentarz, 2009, s. 76).

Krok: odebranie protokołu z negocjacji

Pomimo, że nie ma takiego obowiązku wydaje się właściwym przekazanie protokołu z negocjacji temu kandydatowi z którymi były prowadzone. W ostatnim protokole z negocjacji lub odrębnie od niego koncesjo dawca przekazuje informację o zakończeniu negocjacji.