Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 czerwca 2017 r.
Autorzy:

Przeprowadzenie mediacji w postępowaniu administracyjnym

Przeprowadzenie mediacji w postępowaniu administracyjnym

Przeprowadzenie mediacji w postępowaniu administracyjnym

Wprowadzenie instytucji mediacji do postępowania administracyjnego ma na celu zbliżenie administracji do społeczeństwa, zapewnienie kształtowania stosunków administracyjnoprawnych w sposób umożliwiający większy wpływ stron postępowania na swoje sprawy oraz na sprawy społecznie istotne (rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, VIII kadencja, druk sejm. nr 1183). Mediacja jest przeprowadzana za zgodą stron, przez bezstronnego mediatora i z wyłączeniem jawności. Załatwienie sprawy, w której przeprowadzono mediację, powinno nastąpić na podstawie podjętych ustaleń, o ile są one zgodne z obowiązującym prawem.

Krok: wniosek o przeprowadzenie mediacji

Strona może wystąpić do organu prowadzącego postępowanie z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji. We wniosku może być wskazana osoba, którą - za zgodą uczestników mediacji - organ wyznaczy jako mediatora.

Krok: odebranie wniosku o przeprowadzenie mediacji

Organ prowadzący postępowanie po otrzymaniu wniosku strony o przeprowadzenie mediacji powinien dokonać oceny, czy charakter sprawy pozwala na uwzględnienie tego wniosku, i w zależności od etapu postępowania podejmować wszystkie uzasadnione czynności umożliwiające przeprowadzenie mediacji.

Krok: inicjatywa z urzędu

Obowiązkiem organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie jest dążenie do polubownego rozstrzygnięcia kwestii spornych oraz ustalenia uprawnień i obowiązków, które stanowią przedmiot sprawy, o ile jest to możliwe ze względu na charakter sprawy. W ramach tego obowiązku organ powinien podejmować czynności umożliwiające przeprowadzenie mediacji lub zawarcie ugody, udzielając wyjaśnień co do możliwości i korzyści polubownego załatwienia sprawy.

Krok: ocena istnienia możliwości przeprowadzenia mediacji

O możliwości przeprowadzenia mediacji decyduje charakter sprawy. Mediacja ma na celu wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia. Zgodnie z postanowieniami art. 96a § 4 k.p.a. mediacja może być przeprowadzana pomiędzy organem prowadzącym postępowanie oraz stroną lub stronami postępowania albo pomiędzy stronami postępowania. Przeprowadzenie mediacji jest uzasadnione, gdy w postępowaniu występują strony o spornych interesach, a organ pośredniczy w uzyskaniu konsensusu, albo w sytuacji powiązania mediacji z kontrolą instancyjną decyzji (zob. Z. Kmieciak, Mediacja i koncyliacja w prawie administracyjnym, Kraków 2004, s. 175). Również okoliczności wskazujące na wydanie decyzji na niekorzyść strony mogą uzasadniać przeprowadzenie mediacji, której celem, zwłaszcza w sprawach skomplikowanych, byłoby uzupełnienie postępowania wyjaśniającego i przekonanie strony o zasadności rozstrzygnięcia (zob. A. Szpor, Mediacja w prawie administracyjnym [w:] Mediacje. Teoria i praktyka, red. E. Gmurzyńska, R. Morek, Warszawa 2009, s. 270–271).

Krok: zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji

Organ prowadzący postępowanie zawiadamia strony oraz organ współdziałający, który nie zajął stanowiska, o możliwości przeprowadzenia mediacji. W zawiadomieniu organ występuje do stron o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji oraz wybranie mediatora. Zawiadomienie zawiera pouczenie o zasadach przeprowadzenia mediacji i ponoszenia jej kosztów

Krok: możliwe dalsze postępowanie

Warunkiem przeprowadzenia mediacji jest uzyskanie zgody każdej ze stron występującej w postępowaniu. Oświadczenie strony w przedmiocie zgody na mediację powinno być złożone w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji.

Krok: upływ terminu na wyrażenie zgody

Termin na wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji upływa po 14 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia stronie.

Krok: postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji

Organ prowadzący postępowanie wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji, które jest doręczane stronom oraz organowi współdziałającemu. W postanowieniu jest wskazywany mediator wybrany przez uczestników postępowania. Jeżeli strony nie wybrały mediatora, to organ sam wyznacza mediatora, który ma wiedzę i umiejętności odpowiadające sprawom tego rodzaju. Mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych. W sytuacji gdy uczestnikiem mediacji jest organ prowadzący postępowanie, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. Mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym jest prowadzone postępowanie.

Krok: odroczenie rozpatrzenia sprawy na okres do 2 miesięcy

Podjęcie mediacji powoduje odroczenie terminu rozpatrzenia sprawy na okres do 2 miesięcy. Odroczenie terminu rozpatrzenia sprawy następuje w drodze postanowienia.

Krok: czy przedłużenie terminu mediacji jest zasadne?

Przedłużenie terminu odroczenia rozpatrzenia sprawy może nastąpić na wniosek wszystkich uczestników mediacji albo w razie stwierdzenia przez organ innych ważnych powodów. Dokonując oceny w tym przedmiocie, organ powinien wziąć pod uwagę również potrzebę szybkiego załatwienia sprawy.

Krok: przedłużenie terminu odroczenia rozpatrzenia sprawy na okres nie dłuższy niż 1 miesiąc

Przedłużenie terminu odroczenia rozpatrzenia sprawy może nastąpić na okres nie dłuższy niż miesiąc. Czynność ta jest dokonywana w drodze postanowienia.

Krok: upływ terminu odroczenia rozpatrzenia sprawy

Po upływie terminu odroczenia rozpatrzenia sprawy na okres do 2 miesięcy, a w razie gdy termin ten podlegał przedłużeniu, również po upływie tego terminu, organ dokonuje dalszych czynności w zależności od tego, czy cel mediacji został osiągnięty.

Krok: czy cel mediacji został osiągnięty?

Zgodnie z postanowieniami art. 96a § 3 k.p.a. celem mediacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa.

Krok: zawiadomienie o wyznaczeniu jako mediatora

Organ niezwłocznie informuje mediatora o wyznaczeniu do pełnienia tej funkcji oraz przekazuje dane kontaktowe uczestników mediacji oraz ich pełnomocników.

Krok: czy wyraża zgodę na przeprowadzenie mediacji?

Obowiązkiem mediatora jest zachowanie bezstronności przy prowadzeniu mediacji. Powinien on ujawnić okoliczności, które mogą budzić wątpliwość co do bezstronności, w tym kryteria określone w art. 24 § 12 k.p.a. kwalifikujące do wyłączenia pracownika organu administracji publicznej od załatwienia sprawy.

Krok: zawiadomienie o odmowie przeprowadzenia mediacji

Odmowa przeprowadzenia mediacji następuje w razie wątpliwości co do bezstronności mediatora. O okolicznościach tych mediator zawiadamia uczestników mediacji i organ prowadzący postępowanie, jeżeli nie jest on uczestnikiem mediacji. Skutkiem odmowy przeprowadzenia mediacji przez wyznaczonego mediatora jest konieczność wyznaczenia innej osoby do przeprowadzenia mediacji. Wyznaczenie innego mediatora wiąże się z obowiązkiem zmiany wydanego uprzednio postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji.

Krok: czy uczestnicy mediacji sprzeciwili się udostępnieniu akt sprawy mediatorowi?

Zasadniczo mediator może zapoznać się z aktami sprawy, ale utraci to uprawnienie, gdy uczestnik mediacji w termie 7 dni od ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji sprzeciwi się udostępnieniu akt sprawy mediatorowi.

Krok: zapoznanie się z aktami sprawy

Mediator może zapoznać się z aktami sprawy, sporządzać z nich notatki, kopie lub odpisy.

Krok: przeprowadzenie mediacji i sporządzenie protokołu z jej przebiegu

Mediator prowadzi mediację w celu polubownego rozwiązania sporu, wspierając uczestników mediacji w formułowaniu propozycji ugodowych. Mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji, w którym są wskazywane czas i miejsce przeprowadzenia mediacji, imiona, nazwiska i adresy (nazwy i siedziby) uczestników mediacji, imię i nazwisko oraz adres mediatora, dokładne ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy oraz podpisy uczestników mediacji i mediatora. Przeprowadzenie mediacji nie jest jawne, a mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji mają obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedzieli się w związku z mediacją. Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy może nastąpić za zgodą uczestników mediacji. Mediatorowi przysługuje prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków zawiązanych z przeprowadzeniem mediacji, może on jednak wyrazić zgodę na przeprowadzenie mediacji bez wynagrodzenia.

Krok: przekazanie protokołu z przeprowadzonej mediacji

Protokół z przebiegu mediacji jest przekazywany organowi prowadzącemu postępowanie, a jego odpisy otrzymują uczestnicy mediacji.

Krok: otrzymanie protokołu z przebiegu mediacji

Protokół z przebiegu mediacji otrzymuje organ prowadzący postępowanie.

Krok: włączenie protokołu do akt sprawy

Organ prowadzący postępowanie włącza protokół z przeprowadzenia mediacji do akt sprawy. Do akt sprawy nie włącza się dokumentów i materiałów ujawnionych w toku mediacji, jeżeli nie stanowią podstawy do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami sformułowanymi w protokole z przebiegu mediacji.

Krok: czy dokonano ustaleń dotyczących załatwienia sprawy?

Po upływie terminu na przeprowadzenie mediacji organ ocenia, czy wyjaśniono i rozważono okoliczności faktyczne i prawne sprawy oraz czy dokonano ustaleń co do sposobu załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa. W zależności od wyniku przeprowadzonej mediacji sprawa jest rozpoznawana dalej na zasadach ogólnych bądź dochodzi do jej załatwienia zgodnie z uzgodnieniami wypracowanymi w ramach mediacji.

Krok: załatwienie sprawy zgodnie z ustaleniami

Organ prowadzący postępowanie załatwia sprawę zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przebiegu mediacji, o ile ustalenia te zostały dokonane w granicach obowiązującego prawa. Sprawa, w której przeprowadzono mediację, może zostać zakończona m.in. zatwierdzeniem ugody wypracowanej przed mediatorem, względem której odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy art. 117–121 k.p.a., lub wydaniem decyzji administracyjnej.

Krok: postanowienie o zakończeniu mediacji

W razie nieosiągnięcia celów mediacji organ wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i rozstrzyga sprawę na zasadach ogólnych.

Krok: dalsze prowadzenie postępowania

Organ kontynuuje prowadzone postępowanie, jeżeli charakter sprawy, względem której strona zwróciła się o przeprowadzenie mediacji, uniemożliwia jej przeprowadzenie. Postępowanie jest kontynuowane również w sytuacji niewyrażenia przez strony zgody na mediację lub w razie bezskutecznego upływu terminu, w którym strony taką zgodę powinny wyrazić. Organ, który wydał postanowienie o zakończeniu mediacji, prowadzi dalsze postępowanie w celu załatwienia sprawy.