Mędrala Małgorzata, Przeprowadzanie dowodu z dokumentów w sprawach z zakresu prawa pracy

Przeprowadzanie dowodu z dokumentów w sprawach z zakresu prawa pracy

1. Wniosek o przeprowadzenie dowodu z dokumentu powinien spełniać wymagania pisma procesowego określone w art. 126 k.p.c. (w tym - w przypadku pierwszego pisma w sprawie - 1) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo, w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - adres do korespondencji wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; 1¹) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron; 2) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go nie mając takiego obowiązku lub 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku - numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP powoda niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania. Wniosek będący dalszym pismem procesowym, powinien także zawierać sygnaturę akt. Pracownik działający bez adwokata lub radcy prawnego może zgłosić w sądzie właściwym ustnie do protokołu treść pism procesowych zawierających wnioski dowodowe (art. 466 k.p.c.). Zgodnie z § 218 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości Regulamin urzędowania sądów powszechnych z dnia 18 czerwca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1141) w razie dokonania przez pracownika lub ubezpieczonego, działającego bez adwokata lub radcy prawnego, zgłoszenia w trybie art. 466 k.p.c., zgłoszenie przyjmuje biuro lub kierownik sekretariatu, przez zapisanie danych osobowych pracownika lub ubezpieczonego oraz treści zgłoszonego żądania ze wskazaniem, przeciwko komu jest skierowane, i przedstawia je niezwłocznie przewodniczącemu wydziału. W przypadku, gdy do akt sprawy dołączono akta osobowe pracownika, sąd zwraca je niezwłocznie po prawomocnym zakończeniu postępowania.

2. Dokumenty w postępowaniu cywilnym dzielą się na urzędowe i prywatne. Dokument urzędowy, sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Dokument prywatny natomiast stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

3. Dokumenty, o których mowa w kodeksie postępowania cywilnego, to dokumenty oryginalne, które mogą być zastąpione odpisami urzędowymi, gdy ustawa wyraźnie na to pozwala. Brak jest natomiast przepisu pozwalającego na zastąpienie dokumentu (oryginalnego) jego niepoświadczonym odpisem, np. kserokopią. Zwykłe odpisy nie mogą być zatem środkiem dowodowym, jako że nie są one dokumentami.

4. Sąd w każdym przypadku, jeżeli uzna to za konieczne, może zażądać od strony, lub na jej wniosek - od innego podmiotu, przedłożenia dokumentu oryginalnego. W razie niewykonania przez stronę tego obowiązku sąd powinien odmówić przeprowadzenia dowodu z odpisu dokumentu, z wyjątkiem sytuacji, w której odpis dokumentu zastępuje z mocy prawa oryginał. Są to np. dokumenty notarialnie poświadczone - czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 2291 z późn. zm.).

5. W sprawach dotyczących przedsiębiorstwa handlowego lub przemysłowego w razie powołania się jednej ze stron na księgi i dokumenty przedsiębiorstwa należy je przedstawić sądowi, jeżeli sąd uzna wyciąg za niewystarczający. Jednakże gdy zachodzi istotna trudność w dostarczeniu ksiąg do sądu, sąd może przejrzeć je na miejscu lub zlecić sędziemu wyznaczonemu ich przejrzenie i sporządzenie niezbędnych wyciągów. W praktyce jednak badanie ksiąg odbywa się przy pomocy biegłego wyznaczonego przez sąd.

Zob. O.M. Piaskowska, Przeprowadzanie dowodów z dokumentów w: T. Wiśniewski (red.), Postępowanie cywilne, LEX/el.

Jeżeli wniosek nie spełnia wymagań formalnych, wówczas przewodniczący wezwie stronę do ich spełnienia, wyznaczając termin i określając skutek jego niedochowania.