Nowość Kidyba Andrzej, Przekształcenie spółki z o.o. w Spółkę Akcyjną – cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Przekształcenie spółki z o.o. w Spółkę Akcyjną – cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Celem procedury jest przedstawienie zgłoszenia Spółki Akcyjnej dalej jako SA do sądu rejestrowego oraz ukazanie skutków prawnych wynikających z wpisu do rejestru przedsiębiorców. Jednocześnie omówiono obowiązek ogłoszenia o przekształceniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w SA.

W złożonej procedurze przekształcenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w SA kolejnym etapem jest tzw. faza rejestracji i ogłoszenia.

Faza rejestracji i ogłoszenia obejmuje swym zakresem czynności w postaci: zgłoszenia SA do sądu rejestrowego oraz jej wpis do rejestru przedsiębiorców (por. art. 569 k.s.h.).

Ważną czynnością jest także ogłoszenie o przekształceniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w SA (por. art. 570 k.s.h.).

Istotą zgłoszenia SA do sądu rejestrowego jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców.

W myśl art. 569 k.s.h. wniosek do sądu rejestrowego o wpis przekształcenia wnoszą wszyscy członkowie zarządu, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 569 k.s.h., LEX/el. 2024.

Należy zaznaczyć, że osoby działające za spółkę przekształcaną odpowiadają solidarnie wobec spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem, sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy (por. art. 568 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el. 2024.

Z kolei, biegły rewident, jeśli był powołany, odpowiada wobec spółki i wspólników spółki przekształcanej za szkody wyrządzone z jego winy. W przypadku gdy biegłych jest kilku, ich odpowiedzialność jest solidarna (por. art. 568 § 2 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el. 2024.

Powyższe roszczenia, o których stanowi art. 568 § 1 i § 2, przedawniają się w okresie trzech lat, licząc od dnia przekształcenia (por. art. 568 § 3 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el. 2024.

Należy znaczyć, że ustawodawca wprowadził dodatkowy sposób uczestnictwa w posiedzeniu zarządu (por. art. 208 k.s.h.) polegający na wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. art. 208 § 5¹ k.s.h. W praktyce oznacza to, że obok osobistej obecności wszystkich członków zarządu w jednym miejscu na posiedzeniu można także w inny sposób odbywać posiedzenia zarządu, tj. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W takim przypadku członkowie zarządu mogą uczestniczyć w posiedzeniu tego organu z każdego miejsca, w którym się aktualnie znajdują, (por. art. 208 § 5^1-3 k.s.h.). Istotne i ważne jest to aby członkowie zarządu połączyli się w tym samym czasie z pozostałymi uczestnikami posiedzenia, wykorzystując w tym celu środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jednym z nich może być telekonferencja lub wideokonferencja zorganizowana za pośrednictwem różnego rodzaju programów do odbywania spotkań on-line. Celem tego typu posiedzenia zarządu wskazanego w art. 208 § 5¹ k.s.h. jest zrównanie posiedzeń zarządu, w których uczestniczy się za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, z tymi, które odbywają się w sposób tradycyjny, czyli z reguły w postaci osobistych spotkań.

Należy zaznaczyć, że z treści art. 208 § 5¹ k.s.h. wynika domniemanie dopuszczalności tego typu odbywania posiedzeń zarządu, chyba że zostanie on wyłączony stosownym postanowieniem zawartym w umowie spółki (tzw. model opt-out). W rezultacie, w umowie spółki można również wprowadzić ograniczenia w zakresie uczestnictwa w posiedzeniach zarządu w omawianym trybie, np. zawężając tę możliwość do określonych spraw bądź wyłączając ją w odniesieniu do określonych spraw, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 208 k.s.h., LEX/el. 2024; także por. F. Ostrowski, Nowa regulacja posiedzeń zarządów i rad nadzorczych odbywanych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020/5, s. 34 i nast.

Dodatkowo, ustawodawca wykorzystując nowoczesne technologie w obszarze ładu korporacyjnego w art. 208 § 5² k.s.h. wprowadził możliwość podejmowania uchwał zarządu nie tylko w trybie pisemnym ale również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość; zastosowano w tym wypadku analogicznie, jak przy art. 208 § 5¹ k.s.h.

tzw. model opt-out, tj. możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. art. 208 § 5² k.s.h.), chyba że w postanowieniach umowy spółki zostanie on wyłączony. Należy podkreślić, że art. 208 § 5² k.s.h. odnosi się wyłącznie do czynności w postaci podejmowania uchwały, a nie odbywania się posiedzenia zarządu; szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 208 k.s.h., LEX/el. 2024. W następstwie, należy z tego wnioskować, że przepis ten dotyczy podejmowania uchwał poza posiedzeniami zarządu, szerzej por. F. Ostrowski, Nowa regulacja posiedzeń zarządów i rad nadzorczych…, s. 34 i nast.

Innym rozwiązaniem wprowadzonym przez prawodawcę do art. 208 § 5³ k.s.h. jest możliwość uczestnictwa w podejmowaniu uchwał przez członka zarządu po poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu; w takiej sytuacji ten inny członek zarządu będzie pełnił rolę posłańca, który będzie przekazywał treść cudzego oświadczenia woli, chyba że możliwość taka zostanie wyłączona w postanowieniach umowy spółki; w wypadku gdy model ustawowy wskazany w art. 208 § 5³ k.s.h. nie został zmieniony przez wspólników to członek zarządu może swój głos nad uchwałą przekazywać na piśmie innemu członkowi zarządu. Wydaje się, że art. 208 § 5³ k.s.h. należy interpretować w ten sposób (choć ustawodawca expressis verbis tego nie rozstrzyga), że chodzi tu przede wszystkim o przekazanie na piśmie głosu innemu członkowi zarządu, który będzie obecny na posiedzeniu, na którym ma być podejmowana określona uchwała, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 208 k.s.h., LEX/el. 2024.

Warto zauważyć, że wprowadzone przez ustawodawcę zmiany mają charakter trwały, a nie tylko przejściowy (zob. A. Szumański, Nowa regulacja udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020, nr 5, s. 5 i nast.). Celem wprowadzonych regulacji prawnych jest poszerzenie możliwości uczestnictwa w posiedzeniach zarządu oraz rozszerzenie katalogu sposobów podejmowania na nim uchwał; jest to niezwykle istotna zmiana, zwłaszcza w zakresie funkcjonowania spółki w sytuacjach nadzwyczajnych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 208 k.s.h., LEX/el. 2024.

Kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd: nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników (por. art. 594 § 1 pkt 1 k.s.h.), nie prowadzi księgi udziałów zgodnie z przepisami art. 188 § 1 k.s.h. albo nie zwołuje zgromadzenia wspólników (por. art. 594 § 1 pkt 3 k.s.h.), odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków (por. art. 594 § 1 pkt 4 k.s.h.), nie przedstawia sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów (por. art. 594 § 1 pkt 5 k.s.h.) – podlega grzywnie do 20 000 złotych (por. art. 594 § 1 pkt 6 k.s.h.). Tymczasem w myśl art. 594 § 2 k.s.h. kto, będąc członkiem zarządu, dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie – podlega grzywnie w tej samej wysokości. Należy zaznaczyć, że przepisy § 1 i § 2 również stosuje się odpowiednio do likwidatorów (por. art. 594 § 3 k.s.h.). Grzywnę nakłada sąd rejestrowy (por. art. 594 § 4 k.s.h.).

Treść zgłoszenia regulują zarówno przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jak również Kodeks spółek handlowych, w tym art. 316 § 1 k.s.h., szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 316 k.s.h., LEX/el. 2024.

Zgodnie z art. 316 § 1 k.s.h. zarząd zgłasza zawiązanie SA do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Zgłoszenie SA do sądu rejestrowego powinno zawierać: 1) firmę, siedzibę i adres spółki albo adres do doręczeń; 2) przedmiot działalności spółki; 3) wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość nominalną akcji; 4) wysokość kapitału docelowego, jeżeli statut to przewiduje; 5) liczbę akcji uprzywilejowanych i rodzaj uprzywilejowania; 6) wzmiankę, jaka część kapitału zakładowego została pokryta przed zarejestrowaniem; 7) nazwiska i imiona członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki; 8) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej; 9) jeżeli akcjonariusze wnoszą wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności; 10) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony; 11) jeżeli statut wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma; 12) jeżeli statut przewiduje przyznanie uprawnień osobistych określonym akcjonariuszom lub tytuły uczestnictwa w dochodach lub majątku spółki niewynikające z akcji – zaznaczenie tych okoliczności, (por. art. 318 k.s.h.).

Do zgłoszenia SA do rejestru należy dołączyć: 1) statut; 2) akty notarialne o zawiązaniu spółki i objęciu akcji; 3) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wymagane statutem wpłaty na akcje oraz wkłady niepieniężne zostały dokonane zgodnie z prawem; 4) potwierdzony przez bank lub firmę inwestycyjną dowód wpłaty na akcje, dokonanej na rachunek spółki w organizacji; w przypadku gdy statut przewiduje pokrycie kapitału zakładowego wkładami niepieniężnymi po dokonaniu rejestracji, należy dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wniesienie tych wkładów do spółki jest zapewnione zgodnie z postanowieniami statutu przed upływem terminu określonego w art. 309 § 3 k.s.h.; 5) dokument stwierdzający ustanowienie organów spółki z wyszczególnieniem ich składu osobowego; 6) zezwolenie lub dowód zatwierdzenia statutu przez właściwy organ władzy publicznej, jeżeli są one wymagane do powstania spółki; 7) oświadczenie, o którym mowa w art. 310 § 2 k.s.h., jeżeli zarząd złożył takie oświadczenie, (por. art. 320 § 1 k.s.h.).. W przypadkach określonych w niniejszym dziale należy dołączyć sprawozdanie założycieli wraz z opinią biegłego rewidenta, (por. art. 320 § 2 k.s.h.).

Wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 318 k.s.h. zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych (por. art. 321 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 321 k.s.h., LEX/el. 2024.

Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki (por. art. 19a ust. 5 u.k.r.s.).

Jeżeli adres do doręczeń osób, o którym stanowi art. 19a § 5 znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej (por. art. 19a ust. 5a u.k.r.s.).

Każdorazową zmianę adresu do doręczeń osób, o których stanowi ust. 5 lub danych pełnomocnika, o którym mowa w ust. 5a należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając oświadczenie, o którym mowa w ust. 5. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do Rejestru albo osoby, o których mowa w ust. 5 i ust. 5a. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych (por. art. 19a ust. 5b u.k.r.s.).

Zgłoszenie zmian, o których mowa w ust. 5b, nie podlega opłacie sądowej (por. art. 19a ust. 5c u.k.r.s.).

Należy zaznaczyć, że dla podmiotu wpisanego do Rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Z dniem 1.07.2021 r. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzi się wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w postaci papierowej nie podlegają przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym nie podlegają przetworzeniu na postać papierową (art. 9 ust. 1 u.k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 1 zdanie drugie stosuje się również do akt spraw o wpis do rejestru przedsiębiorców, jeżeli wniosek został prawomocnie zwrócony, odrzucony albo oddalony lub postępowanie umorzono, oraz do innych spraw należących do właściwości sądu rejestrowego (art. 9 ust. 1a u.k.r.s.). Jeżeli przepis szczególny nakazuje zgłoszenie określonych danych sądowi rejestrowemu lub wpisanie ich do Rejestru, a dane te nie podlegają według przepisów ustawy wpisowi do określonego działu Rejestru, dokumenty zawierające te dane oraz dokumenty wymienione w art. 47a ust. 2 składa się do akt rejestrowych (art. 9 ust. 2 u.k.r.s.). W przypadku gdy podmiot wpisywany do Rejestru działa na podstawie umowy lub statutu, do wniosku o jego wpisanie dołącza się umowę lub statut (art. 9 ust. 3 u.k.r.s.). Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych (art. 9 ust. 4 u.k.r.s.). Jeżeli wnioski i dokumenty dotyczące podmiotu wpisanego wyłącznie do rejestru, o którym stanowi art. 1 ust. 2 pkt 2, zostały złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w aktach rejestrowych przechowuje się wydruk tych wniosków i dokumentów wraz ze wskazaniem osób, które je podpisały. Nie dotyczy to dokumentów, o których mowa w art. 9a ust. 2, składanych przez samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 5 u.k.r.s.). Dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców prowadzi się zbiór dokumentów obejmujący dokumenty wytworzone w postaci papierowej. Do zbioru dokumentów dołącza się akta rejestrowe podmiotu prowadzone w postaci papierowej (art. 9 ust. 6 u.k.r.s.). Dokument w postaci papierowej, dotyczący podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, stanowiący podstawę do podjęcia przez sąd czynności z urzędu, przetwarza się na postać elektroniczną oraz składa do zbioru dokumentów, o którym mowa w art. 9 ust. 6. Dokument przetworzony na postać elektroniczną dołącza się do akt rejestrowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym. (art. 9 ust. 7 u.k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 7 stosuje się odpowiednio do akt sprawy rozpoznanej przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy (art. 9 ust. 8 u.k.r.s.). Dokumenty zawierające informacje przekazane z właściwych rejestrów za pośrednictwem systemu integracji rejestrów podlegają automatycznemu złożeniu do akt rejestrowych (art. 9 ust. 9 u.k.r.s.).

Przepis art. 556 k.s.h. wskazuje jakie czynności należy wykonać, aby przeprowadzić postępowanie przekształceniowe. Należą do nich, w szczególności sporządzenie planu przekształcenia oraz załączników do niego. Czynność w postaci poddania planu przekształcenia kontroli przez biegłych rewidentów została wyłączona, ściślej uchylona z elementów procedury przekształcenia za wyjątkiem właśnie przekształcenia w spółkę akcyjną (por. art. 559 k.s.h.). Kolejną czynnością w procesie przekształcenia jest obowiązek zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia spółki oraz podjęcie uchwały o przekształceniu. Także należy powołać członków organów spółki przekształconej. Niezwykle istotną czynnością w procesie przekształcenia jest dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenie spółki przekształcanej (por. art. 556 k.s.h.).

Jak stanowi art. 567 § 1 k.s.h. uchwała o przekształceniu spółki z o.o. może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422–427 k.s.h. Ustawodawca w tym wypadku odwołuje się do przepisów, które regulują problematykę wzruszalności uchwał w spółce akcyjnej. W praktyce oznacza to, że niezależnie od formy prawnej przekształcanej spółki handlowej, w sytuacji zaskarżenia uchwały przekształceniowej należy zastosować przepisy dotyczące spółki akcyjnej. Istotne i ważne podkreślenia jest to, że norma prawna wyrażona w art. 567 k.s.h. wprowadza konstrukcję kwestionowania uchwały o przekształceniu. Uchwały, których przedmiotem jest przekształcenie spółki mogą być podjęte z naruszeniem prawa, umowy spółki bądź z dobrymi obyczajami i godzić w interes wspólnika. Ustawodawca przyjął dwa tryby zaskarżania uchwał w kodeksie, tj. powództwo o uchylenie uchwały (por. art. 422 k.s.h.) oraz powództwo o stwierdzenie jej nieważności (por. art. 425 k.s.h.).

Katalog podmiotów legitymowanych do wniesienia powództwa został określony w art. 422 § 2 k.s.h. w zw. z art. 567 § 1 k.s.h. Legitymowaną biernie jest spółka reprezentowana przez zarząd (w przypadku spółki z o.o.), jeżeli na mocy uchwały zgromadzenia wspólników albo uchwały wspólników nie został ustanowiony w tym celu pełnomocnik.

Termin do zaskarżenia uchwały o przekształceniu został określony w art. 567 § 1 k.s.h. Przy wnoszeniu powództwa dotyczącego zakwestionowania uchwały o przekształceniu nie znajdą zastosowania terminy wskazane w art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2-3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.). Jest to związane z tym, że przepis art. 567 § 3 k.s.h. zawiera szczegółową regulację prawną dotyczącą terminu do wniesienia powództwa. Termin ten w relacji do art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2–3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.) został skrócony do miesiąca liczonego od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednakże nie później niż trzy miesiące od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu. Warto zauważyć, że w wypadku wniesienia oczywiście bezzasadnego powództwa pozwana spółka może złożyć wiosek do sądu, o którym stanowi art. 423 § 2 k.s.h., który dotyczy zwrotu kosztów sądowych, zwrotu kosztów adwokata, radcy prawnego; jednocześnie nie wyłącza to możliwości dochodzenia przez spółkę odszkodowania na zasadach ogólnych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 i art. 424, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2024.

Natomiast skutki zaskarżenia uchwały o przekształceniu wskazano w art. 423 k.s.h. W przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu w trybie art. 422 k.s.h. w zw. z art. 567 k.s.h. to zaskarżenie nie wstrzymuje jej wykonania, w szczególności nie wstrzymuje postępowania rejestrowego gdy w związku z podjętą uchwałą toczy się postępowanie rejestrowe (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art.422 i art. 423, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021. Sąd może prowadzić postępowanie rejestrowe ale może też podjąć decyzję o jego zawieszeniu. Zawieszenie postępowania rejestrowego możliwe jest po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego do czasu wydania wyroku w sprawie o uchylenie uchwały o przekształceniu (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2024. W wypadku uchylenia uchwały jej skutkiem będzie wykreślenie z urzędu wpisu przez sąd. W toczącym się postępowaniu rejestrowym nie można przewidzieć już na początku, że tylko na podstawie złożonego powództwa, zaskarżona uchwała o przekształceniu zostanie uchylona.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. stanowiącej podstawę wpisu sąd nie ma obowiązku wyznaczać rozprawy w celu zawieszenia postępowania rejestrowego (art. 423 § 1 k.s.h.) bowiem decyzja w tej sprawie będzie mogła zapadać na posiedzeniu jawnym, (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2024. Celem zmiany tej regulacji prawnej wprowadzonej przez prawodawcę jest, w szczególności przyśpieszenie postępowania rejestrowego. Kompetentnym do podejmowania rozstrzygnięć w tym zakresie jest również referendarz sądowy (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2024.

Uchwała o przekształceniu spółki z o.o. (por. art. 567 § 1 k.s.h.) jak już wyżej wskazano może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422–427 k.s.h.

Dodatkowo, uchwała o przekształceniu jest podejmowana przez wspólników.

Warto zauważyć, że ustawodawca dopuścił w spółce z o.o. udział w zgromadzeniu wspólników także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ k.s.h.), por. także regulację prawną i komentarz do niej w spółce akcyjnej wyrażoną w art. 406⁵ § 1–7 k.s.h. , dopuszczając udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 406⁵ § 1–7 k.s.h. ), szerzej także por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ i art. 406⁵ § 1–7 k.s.h., LEX/el. 2024.

Także ten tryb uczestnictwa, tj. przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest aktualny w posiedzeniach rady nadzorczej i zarządu (por. art. 208 § 5¹ i art. 222 § 4 k.s.h.).

W praktyce oznacza to, że została dopuszczona elektroniczna forma udziału w zgromadzeniu wspólników w spółce z o.o. Należy jednakże zaznaczyć, że uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników w tym trybie nie wyłącza obowiązku spółki z o.o. z konieczności wskazania miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki. Trafne jest stanowisko w tym zakresie A. Szumańskiego, który zwraca uwagę, że w aktualnym stanie prawnym niedopuszczalne jest aby zgromadzenia spółki z o.o. (czy szerzej spółki kapitałowej) odbywały się w cyberprzestrzeni; szerzej por. Nowa regulacja udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020/5, s. 10 i nast.

Zgodnie z art. 234 § 1 k.s.h. zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP. Także może się ono odbyć w innym miejscu na terytorium RP, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie (por. art. 234 § 2 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234 k.s.h., LEX/el. 2024. Nie można zatem przyjąć, że miejsce w którym znajdują się serwery lub infrastruktura telekomunikacyjna przy wykorzystaniu, której wspólnicy uczestniczą w zgromadzeniu przesądza o miejscu odbycia zgromadzenia wspólników. Posługując się w tym zakresie argumentem systemowym z art. 406⁵ § 1–7 k.s.h. należy stwierdzić, że zgodnie z dopuszczoną możliwością uczestnictwa w walnym zgromadzeniu (w spółce akcyjnej) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie wyłącza się równocześnie odejścia od tradycyjnej koncepcji walnego zgromadzenia, które musi być zlokalizowane w danym miejscu. W myśl art. 403 k.s.h. i innych k.s.h., które posługują się terminem miejsca wynika, że polskie prawo nie pozwala na przeprowadzenie tzw. wirtualnych walnych zgromadzeń, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 403 i art. 406⁵ k.s.h., LEX/el. 2024 oraz M. Engeleit, Wirtualne walne zgromadzenie. Wpływ Internetu na prawo spółki akcyjnej, Warszawa 2005, s. 232.

Tymczasem przez zwrot wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej należy rozumieć możliwość skorzystania z pośrednictwa internetu, jak również każdej innej formy komunikacji za pośrednictwem środków elektronicznych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ k.s.h., LEX/el. 2021; M. Żaba, Uczestnictwo i głosowanie na zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość, PUG 2020/3, s. 13 i nast. Autor ten zauważa, że transmisja obrad zgromadzenia wspólników w przypadku telezgromadzenia, jak i wideokonferencji, może odbywać się za pomocą środków komunikacji internetowej lub pozainternetowej – np. łączność satelitarna, GPRS, system EDI.

Regulacja prawna dotycząca możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma charakter modelu opt-out. W praktyce oznacza to, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika wprost z ustawy, tj. z art. 234¹ k.s.h. Tym samym, umowa spółki może go wyłączyć lub ograniczyć. Dodatkowo, zgodnie z art. 234¹ § 1 zd. 2 k.s.h. o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej decyduje zwołujący to zgromadzenie (tu: z reguły zarząd art. 235 § 1 k.s.h.). Zatem od decyzji z reguły zarządu będzie zależało czy udział w określonym, zwoływanym zgromadzeniu będzie mógł odbywać się we wskazanym powyżej trybie.

Uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje swym zakresem możliwość komunikowania się, wypowiadania, jak również wykonywania prawa głosu. Wprowadzając możliwość e-uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników, ustawodawca przyjął regułę neutralności technologicznej i odszedł od wskazywania szczegółowych kwestii technicznych związanych z odbywaniem się tego typu zgromadzeń, szerzej A. Szumański, Nowa regulacja …, PPH 2020/5, s. 10 i nast. Prawodawca w art. 234¹ § 2 k.s.h. określił jedynie te elementy, które w szczególności obejmuje omawiany tryb uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.

Ustawodawca wymaga po przez zastosowaną koniunkcję („i”) łącznego wykorzystania dwóch wskazanych środków komunikacji elektronicznej. Należą do nich: zgodnie z art. 234¹ § 2 k.s.h. dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Wydaje się, że ustawodawca wskazał jedynie minimum w zakresie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. Należy podkreślić, że w modelu ustawowym wskazanym w Kodeksie regułą jest łączne wykorzystanie wskazanych powyżej środków.

Sposób uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników może odbywać się w dwóch trybach, tj. osobiście albo przez pełnomocnika (art. 243 §1 k.s.h.).

Celem dopuszczenia trybu elektronicznych zgromadzeń wspólników jest przede wszystkim zapewnienie osobistego uczestnictwa w nich przez poszczególnych wspólników. Jednakże zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 234¹ § 2 k.s.h. ustawodawca nie wyłącza wypadku udziału w zgromadzeniu za pośrednictwem pełnomocnika. W takiej sytuacji, wspólnik-mocodawca ma obowiązek dostarczyć do spółki pełnomocnictwo w formie pisemnej i co ważne jeszcze przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników.

Jeżeli zarząd spółki nie otrzyma dokumentu w postaci pełnomocnictwa w formie pisemnej w chwili odbywania elektronicznego zgromadzenia wspólników to wówczas stanowiło to będzie przesłankę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.

Regulamin jest dokumentem w którym muszą zostać wskazane szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ § 3 k.s.h. i art. 406⁵ § 3 k.s.h.).

W praktyce oznacza to, że dopóki nie zostanie przyjęty w konkretnej spółce regulamin to nie jest możliwe procedowanie zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jednocześnie regulamin nie może przewidywać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ § 3 zd. 2 k.s.h.).

Ratio tej regulacji jest zabezpieczenie tworzenia takich ograniczeń, których realnym celem jest wyłączenie, ściślej wyeliminowanie określonych grup wspólników lub poszczególnych (konkretnych) wspólników od uczestnictwa w zgromadzeniu odbywającym się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, szerzej A. Szumański, Nowa regulacja..., s. 11. Jakiekolwiek ograniczenia regulaminowe muszą łączyć się tylko i wyłącznie z koniecznością identyfikacji osób uczestniczących w zgromadzeniu i mieć związek z bezpieczeństwem komunikacji elektronicznej, szerzej także por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ k.s.h., LEX/el. 2024.

Warto zaznaczyć, że najpierw odbywa się czynność identyfikacji podmiotu nawiązującego kontakt za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji, a następnie uwierzytelnianie. Polega ona na tym, że identyfikowany deklaruje swoją tożsamość, a tożsamość ta jest uwierzytelniana, (tj. sprawdzana) za pomocą, m.in. haseł jednorazowych czy tokenów. W praktyce łączy się to z tym, że wcześniej wspólnik musi otrzymać od spółki właściwe hasło czy indywidualny kod. W związku z tym, pomimo wielu różnego typu środków komunikacji elektronicznej dopuszczonych przez ustawodawcę niektóre z nich mogą zostać wyłączone, a mianowicie będą to: wszelkiego rodzaju reemisje (środki muszą zapewniać udział „w czasie rzeczywistym”, a nie prześledzenie obrad po tym, jak się zakończyły (por. art. 234¹ § 2 pkt 1 k.s.h.), czy też środki komunikacji elektronicznej, które nie pozwalają na identyfikację wspólników przy głosowaniu (por. art. 234¹ § 3 k.s.h.), jak również środki komunikacji elektronicznej, które nie zapewniają bezpieczeństwa w komunikacji elektronicznej (czyli nie zabezpieczają przed hackingiem czy manipulacją wyników głosowania), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ i art. 406⁵ k.s.h., LEX/el. 2024.

Regulamin jest sporządzony przez radę nadzorczą, a w wypadku jej braku przez wspólników – wówczas przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników, bez odbycia się zgromadzenia. W takiej sytuacji warunkiem jest to, aby wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrazili na piśmie zgodę na treść tego regulaminu (por. art. 234¹ § 3 zd. 2 k.s.h.).