Kidyba Andrzej, Przekształcenie spółki z o.o. w Prostą Spółkę Akcyjną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Przekształcenie spółki z o.o. w Prostą Spółkę Akcyjną –

Celem procedury jest przedstawienie zgłoszenia Prostej Spółki Akcyjnej dalej jako PSA do sądu rejestrowego oraz ukazanie skutków prawnych wynikających z wpisu do rejestru przedsiębiorców. Jednocześnie omówiono obowiązek ogłoszenia o przekształceniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w PSA.

W złożonej procedurze przekształcenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w PSA kolejnym etapem jest tzw. faza rejestracji i ogłoszenia.

Faza rejestracji i ogłoszenia obejmuje swym zakresem czynności w postaci: zgłoszenia PSA do sądu rejestrowego oraz jej wpis do rejestru przedsiębiorców (por. art. 569 k.s.h.).

Ważną czynnością jest także ogłoszenie o przekształceniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w PSA (por. art. 570 k.s.h.).

W praktyce gospodarczej może się tak zdarzyć, że przed dniem przekształcenia albo po dniu przekształcenia w związku z rozpoczętą licytacją spółka podejmie decyzję o zakupie nieruchomości w ramach postępowania egzekucyjnego. Udział w tym procesie jest korzystny dla spółki w aspekcie ekonomicznym, gdyż może ona nabyć nieruchomość w korzystnej cenie, tj. niższej od wartości występującej na rynku nieruchomości. Jednocześnie zakupiona w tym trybie nieruchomość będzie stanowiła dodatkowy składnik majątku spółki przekształcanej albo spółki przekształconej.

Należy zaznaczyć, że uczestnictwo w licytacji elektronicznej nieruchomości łączy się z obowiązkiem utworzenia indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym na stronie internetowej Krajowej Rady Komorniczej (por. art. 986⁴ § 2 k.p.c.). Udział spółki w tym postępowaniu - licytacji (tzw. przetarg), jest możliwy tylko wtedy gdy założy ona konto na portalu przygotowanym i udostępnionym przez Krajową Radę Komorniczą (por. art. 986⁴ § 1-2 k.p.c.). W związku z aktualną sytuacją epidemiczną i sanitarną szczególnego znaczenia zyskuje możliwość nabycia nieruchomości w ramach sprzedaży zajętych nieruchomości w drodze licytacji elektronicznej.

Zobacz więcej: Sprzedaż zajętych nieruchomości w drodze licytacji elektronicznej .

W ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym prawodawca wprowadził istotne i ważne zmiany, których nadrzędnym celem jest przeciwdziałanie procederowi, tzw. kradzieży spółek. Jest to czynność polegająca na zmianie wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym na podstawie sfałszowanych dokumentów składanych przez podmioty nieuprawnione. W rezultacie, podstępem są wprowadzane wpisy w rubrykach KRS dotyczące zmiany sposobu reprezentacji podmiotu. Tym samym, oszuści przejmują reprezentację podmiotu – spółki bez jakiejkolwiek wiedzy i decyzji wspólników lub członków zarządu. Wprowadzona przez ustawodawcę nowelizacja ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu prawno-gospodarczego.

Instrumentem do osiągnięcia tego celu jest newsletter KRS rozsyłany emailem automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ma on sygnalizować takie zdarzenia prawne jak: dokonanie wpisu w KRS czy też zarejestrowanie sprawy dotyczącej określonego podmiotu (por. art. 10a u.k.r.s.). Za pośrednictwem newslettera KRS przesyłane będą jedynie podstawowe informacje, dostępne publicznie w aktach rejestrowych i w KRS.

Informacje przesyłane będą każdemu, kto za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskaże numer KRS podmiotu, którego informacje te mają dotyczyć. W celu otrzymywania informacji należy wskazać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego numer KRS podmiotu, którego mają dotyczyć przesyłane informacje. To z kolei, łączy się ze skorzystaniem z konta, o którym stanowi art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2072, z późn. zm. dalej jako p.u.s.p.). Informacje przesyłane będą przez okres wskazany, nie dłużej niż przez rok, albo do chwili rezygnacji z otrzymywania tych informacji. Dopuszczalne będzie przedłużanie tego okresu, każdorazowo na czas nie dłuższy niż rok (por. art. 10a u.k.r.s.). Każdy będzie mógł otrzymywać jednocześnie informacje dotyczące nie więcej niż pięćdziesięciu podmiotów. W takiej sytuacji przedsiębiorca w natychmiastowy sposób uzyska dostęp do informacji w zakresie zmian rejestrowych dokonywanych w spółce. W wypadku próby dokonania „kradzieży spółki” newsletter KRS umożliwi przedsiębiorcy-spółce szybką reakcję i udaremnienie oszustwa z pomocą organów ścigania. Dzięki temu, w przypadku posłużenia się sfałszowanymi dokumentami, osoby uprawnione będą mogły wziąć udział w toczącym się postępowaniu, zaskarżyć orzeczenie o wpisie, a także powiadomić organy ścigania o usiłowaniu tzw. kradzieży spółki.

Instytucja newslettera KRS stanowi wygodny mechanizm zapobiegania przestępstwom gospodarczym. Należy zaznaczyć, że nowe przepisy prawne nie zwalniają uczestników obrotu gospodarczego z obowiązku zapoznawania się z treścią Krajowego Rejestru Sądowego oraz aktami rejestrowymi.

Istotą zgłoszenia PSA do sądu rejestrowego jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców.

W myśl art. 569 k.s.h. wniosek do sądu rejestrowego o wpis przekształcenia wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 569 k.s.h., LEX/el, 2021.

Zarząd PSA prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz (por. art. 300⁶² k.s.h.).

Zgodnie z art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h. zarząd PSA może podejmować uchwały w różny sposób. Jednym z nich może być podjęcie uchwały przez zarząd PSA na jego posiedzeniu gdzie w trybie głosowania zostanie podjęta decyzja przez jego członków; w tym przypadku członkowie zarządu PSA są bezpośrednio i fizycznie obecni przy podejmowaniu uchwały.

Innym dopuszczonym przez ustawodawcę sposobem podjęcia uchwały przez zarząd PSA w myśl art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h. jest możliwość podjęcia uchwały poza bezpośrednim posiedzeniem zarządu, tj. w trybie głosowania na piśmie. Jego istota polega na złożeniu przez członków zarządu PSA podpisu pod projektem określonej uchwały, która z reguły wysyłana jest za pośrednictwem posłańca bądź drogą korespondencyjną.

Także Kodeks Spółek Handlowych dopuścił możliwość podjęcia uchwały przez zarząd PSA przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h.).

W spółce kapitałowej, w strukturze której występuje zarząd, tj. w PSA ustawodawca wprowadził do modelu ustawowego funkcjonowania zarządu dodatkowy sposób uczestnictwa w jego posiedzeniu, tj. przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. art. 300⁵⁸ § 1 k.s.h.). W praktyce oznacza to, że obok osobistej obecności wszystkich członków zarządu w jednym miejscu na posiedzeniu można także w inny sposób odbywać posiedzenia zarządu, tj. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W takim przypadku członkowie zarządu mogą uczestniczyć w posiedzeniu tego organu z każdego miejsca, w którym się aktualnie znajdują, (por. art. 300⁵⁸ § 1 k.s.h.). W tym zakresie na podstawie argumentu (ściślej wykładni) systemowego w związku z luką prawną (i brakiem odesłania jak w przypadku zarządu spółki akcyjnej gdzie ustawodawca w myśl art. 371 § 3¹ k.s.h. nakazał odpowiednio zastosować do zarządu spółki akcyjnej regulację prawną w zakresie uczestnictwa WZA przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tj. art. 406⁵ § 3 k.s.h.) jak się wydaje należy stosować odpowiednio przepisy art. 300⁹² k.s.h. i nast., które szczegółowo regulują od strony technicznej uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Członkowie zarządu korzystając z tego sposobu odbycia posiedzenia muszą połączyć się w tym samym czasie z pozostałymi uczestnikami posiedzenia, wykorzystując w tym celu środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. w tym zakresie stanowisko dotyczące posiedzenia, tj. głosowania w organach spółki kapitałowej, w tym w szczególności członków rad nadzorczych w spółce akcyjnej, szerzej por. J. Sokołowski, K. Oplustil, Wykorzystanie internetu przy organizacji i przeprowadzaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy, Pr. Sp. 2003, Nr 2, s. 14; W.J. Kocot, Korzystanie z sieci teleinformatycznych w praktyce korporacyjnej spółek akcyjnych, w: Prawo handlowe XXI wieku. Czas stabilizacji, ewolucji czy rewolucji. Księga jubileuszowa Profesora J. Okolskiego (red. M. Modrzejewska), Warszawa 2010, s. 392 i nast.

Jednym z nich może być telekonferencja lub wideokonferencja zorganizowana za pośrednictwem różnego rodzaju programów do odbywania spotkań on-line. Celem tego typu posiedzenia zarządu wskazanego w art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹² § 1 pkt 1-2 k.s.h. jest zrównanie posiedzeń zarządu, w których uczestniczy się za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, z tymi, które odbywają się w sposób tradycyjny, czyli z reguły w postaci osobistych spotkań, (art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹² k.s.h.).

Należy zaznaczyć, że z treści art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h. w czasach COVID-19 wynika domniemanie dopuszczalności tego typu odbywania posiedzeń zarządu PSA, chyba że zostanie on wyłączony stosownym postanowieniem zawartym w umowie PSA (tzw. model opt-out). W rezultacie, w umowie PSA można również wprowadzić ograniczenia w zakresie uczestnictwa w posiedzeniach zarządu PSA w omawianym trybie, np. zawężając tę możliwość do określonych spraw bądź wyłączając ją w odniesieniu do określonych spraw, szerzej por. szczegółowe omówienie tego trybu posiedzenia zarządu na przykładzie spółki akcyjnej i spółki z o.o. w piśmiennictwie F. Ostrowski, Nowa regulacja posiedzeń zarządów i rad nadzorczych odbywanych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020, nr 5, s. 34 i nast., (por. art. 371 § 3¹-3³ k.s.h.); obok umowy PSA reguły procedowania zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, może również precyzować regulamin; sytuacja taka występuję wówczas gdy umowa PSA wskazuje regulamin jako miejsce, w którym można określić formę oraz sposoby uczestnictwa w posiedzeniach zarządu oraz w podejmowaniu jego uchwał; główną funkcją regulaminu jest wskazanie kwestii technicznych, dlatego też uszczegóławia on i precyzuje postanowienia umowy PSA.

Zgodnie z art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹² § 2 k.s.h. regulamin określa szczegółowe zasady dotyczące sposobu uczestnictwa w posiedzeniu zarządu PSA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Tym samym, regulamin wyznacza limit wymogów i ograniczeń, dotyczących udziału w posiedzeniu zarządu PSA przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Mogą one być ustanawiane tylko w takich granicach, które są niezbędne do identyfikacji członków zarządu PSA i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹² § 2 k.s.h.).

Dodatkowo, ustawodawca wykorzystując nowoczesne technologie w obszarze ładu korporacyjnego w myśl art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹² § 2 k.s.h. wprowadził możliwość podejmowania uchwał zarządu PSA nie tylko w trybie pisemnym ale również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zastosowano w tym przypadku tzw. model opt-out, tj. możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h.), chyba że w postanowieniach umowy PSA zostanie on wyłączony. Należy podkreślić, że art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h. odnosi się wyłącznie do czynności w postaci podejmowania uchwały, a nie odbywania się posiedzenia zarządu PSA. W rezultacie, należy z tego wnioskować, że tryb ten dotyczy podejmowania uchwał poza posiedzeniami zarządu PSA, (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 k.s.h.).

Warto zauważyć, że rozwiązaniem, którego nie wprowadził prawodawca do zarządu PSA jest możliwość uczestnictwa w podejmowaniu uchwał przez członka zarządu po poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (por. obowiązującą w tym zakresie regulację prawną w odniesieniu do zarządu spółki z o.o. - art. 208 § 5³ k.s.h. oraz zarządu spółki akcyjnej - art. 371 § 3³ k.s.h.). W takim wypadku, jak się wydaje uwzględniając argument systemowy i funkcjonalny mający na celu ochronę interesu członka zarządu można w sposób odpowiedni zastosować w przypadku zaistniałej luki prawnej przepis art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹⁵ k.s.h. Dotyczy on uczestnictwa w WZA oraz wykonywania prawa głosu przez akcjonariusza, w trybie osobistym lub przez pełnomocnika (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹⁵ § 1 k.s.h.). W sytuacji gdy członek zarządu PSA nie będzie mógł osobiście uczestniczyć w posiedzeniu tego organu to skorzysta z pełnomocnika. W myśl art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹⁵ § 2 k.s.h. pełnomocnictwo do uczestnictwa w posiedzeniu zarządu i wykonywania prawa głosu wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Spółka podejmuje odpowiednie, proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji członka zarządu i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa. Celem takiego zabiegu interpretacyjnego jest przede wszystkim przekazanie głosu członka zarządu przez swojego pełnomocnika, który nie może być osobiście, obecny na posiedzeniu, na którym ma być podejmowana konkretna uchwała, (por. art. 300⁵⁸ § 1 w zw. z art. 300⁶² § 1 w zw. z art. 300⁹⁵ § 2 k.s.h.).

Warto zauważyć, że wprowadzone przez ustawodawcę zmiany mają charakter trwały, a nie tylko przejściowy (zob. rozważania w literaturze odnoszące się do organów innych spółek kapitałowych, szerzej por. A. Szumański, Nowa regulacja udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020, nr 5, s. 5 i nast.). Celem wprowadzonych regulacji prawnych jest poszerzenie możliwości uczestnictwa w posiedzeniach zarządu PSA oraz rozszerzenie katalogu sposobów podejmowania na nim uchwał; jest to niezwykle istotna zmiana, zwłaszcza w zakresie funkcjonowania PSA w sytuacjach nadzwyczajnych.

Jak stanowi art. 589² k.s.h. kto, będąc uprawnionym samodzielnie lub łącznie z innymi osobami na podstawie ustawy do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki akcyjnej, dopuszcza do wydania przez spółkę dokumentów na akcje, warranty subskrypcyjne, świadectwa użytkowe, świadectwa założycielskie, lub na inne tytuły uczestnictwa w dochodach lub w podziale majątku spółki – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 6 miesięcy (por. art. 589² k.s.h.).

Członek zarządu, który dopuszcza do wydania dokumentów akcji: 1) niedostatecznie opłaconych, 2) przed zarejestrowaniem spółki, 3) w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego – przed zarejestrowaniem podwyższenia – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (por. art. 592 § 1 k.s.h.). Tej samej karze podlega ten, kto będąc uprawnionym samodzielnie lub łącznie z innymi osobami na podstawie ustawy lub statutu do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki akcyjnej dopuszcza do zarejestrowania akcji w rejestrze akcjonariuszy albo depozycie papierów wartościowych: 1) przed zarejestrowaniem spółki; 2) w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego – przed zarejestrowaniem podwyższenia (por. art. 592 § 2 k.s.h.).

Równocześnie, kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd: nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników (por. art. 594 § 1 pkt 1 k.s.h.), nie prowadzi księgi udziałów zgodnie z przepisami art. 188 § 1 k.s.h. albo nie prowadzi księgi akcyjnej zgodnie z art. 341 § 1 k.s.h. albo dopuszcza do nieprowadzenia rejestru akcjonariuszy zgodnie z przepisami ustawy lub nierejestrowania akcji w depozycie papierów wartościowych (por. art. 594 § 1 pkt 2 k.s.h.), nie zwołuje walnego zgromadzenia (por. art. 594 § 1 pkt 3 k.s.h.), odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków (por. art. 594 § 1 pkt 4 k.s.h.), nie przedstawia sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów (por. art. 594 § 1 pkt 5 k.s.h.), nie ogłasza wzmianki o złożeniu opinii przez biegłego rewidenta w sądzie rejestrowym zgodnie z przepisem art. 312 § 7 k.s.h. – podlega grzywnie do 20 000 złotych (por. art. 594 § 1 pkt 6 k.s.h.). Tymczasem w myśl art. 594 § 2 k.s.h., kto, będąc członkiem zarządu, dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie – podlega grzywnie w tej samej wysokości. Należy zaznaczyć, że przepisy § 1 i § 2 również stosuje się odpowiednio do likwidatorów (por. art. 594 § 3 k.s.h.). Grzywnę nakłada sąd rejestrowy (por. art. 594 § 4 k.s.h.).

Należy zaznaczyć, że osoby działające za spółkę przekształcaną odpowiadają solidarnie wobec spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem, sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy (por. art. 568 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el, 2021.

Z kolei, biegły rewident, jeśli był powołany, odpowiada wobec spółki i wspólników spółki przekształcanej za szkody wyrządzone z jego winy. W przypadku gdy biegłych jest kilku, ich odpowiedzialność jest solidarna (por. art. 568 § 2 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el, 2021.

Powyższe roszczenia, o których stanowi art. 568 § 1 i § 2, przedawniają się w okresie trzech lat, licząc od dnia przekształcenia (por. art. 568 § 3 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 568 k.s.h., LEX/el, 2021.

Treść zgłoszenia regulują zarówno przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jak również Kodeks spółek handlowych, w tym art. 300¹² § 1 k.s.h., szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 300¹² k.s.h., LEX/el. 2021.

Zgodnie z art. 300¹² § 1 k.s.h. zarząd zgłasza zawiązanie PSA do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Zgłoszenie PSA do rejestru powinno zawierać: 1) firmę, siedzibę i adres spółki; 2) przedmiot działalności spółki; 3) liczbę akcji; 4) jeżeli umowa spółki przewiduje emisję różnych rodzajów akcji – liczbę akcji uprzywilejowanych i rodzaj uprzywilejowania; 5) jeżeli umowa spółki przewiduje przyznanie uprawnień indywidualnych określonym akcjonariuszom albo tytuły uczestnictwa w dochodach lub majątku spółki niewynikające z akcji – zaznaczenie tych okoliczności; 6) wysokość kapitału akcyjnego; 7) jeżeli akcjonariusze wnoszą wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności; 8) nazwiska i imiona członków zarządu oraz sposób reprezentowania PSA; 9) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej, jeżeli umowa PSA wymaga ustanowienia rady nadzorczej; 10) czas trwania PSA, jeżeli jest oznaczony; 11) jeżeli umowa PSA wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń PSA – oznaczenie tego pisma (por. art. 300¹² § 2 k.s.h.).

Do zgłoszenia PSA do rejestru należy dołączyć: 1) umowę spółki; 2) oświadczenie wszystkich członków zarządu o wysokości kapitału akcyjnego, ustalonej na podstawie sumy wartości wniesionych wkładów, przeznaczonych na kapitał akcyjny; 3) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie akcji zostały wniesione w części przewidzianej w umowie spółki; 4) jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki – dowód ich ustanowienia z wyszczególnieniem składu osobowego; 5) adresy do doręczeń albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu, (por. art. 300¹² § 3 k.s.h.).

Jednocześnie ze zgłoszeniem PSA do rejestru należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę akcjonariuszy z podaniem nazwiska i imienia albo firmy (nazwy) oraz liczby i serii akcji objętych przez każdego z nich (por. art. 300¹² § 4 k.s.h.).

Wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 300¹² § 2 k.s.h. zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych (por. art. 300¹² § 6 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 300¹² k.s.h., LEX/el. 2021.

Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki (por. art. 19a ust. 5 k.r.s.).

Jeżeli adres do doręczeń osób, o którym stanowi art. 19a § 5 znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej (por. art. 19a ust. 5a k.r.s.).

Każdorazową zmianę adresu do doręczeń osób, o których stanowi ust. 5 lub danych pełnomocnika, o którym mowa w ust. 5a należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając oświadczenie, o którym mowa w ust. 5. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do Rejestru albo osoby, o których mowa w ust. 5 i ust. 5a. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych (por. art. 19a ust. 5b k.r.s.).

Zgłoszenie zmian, o których mowa w ust. 5b, nie podlega opłacie sądowej (por. art. 19a ust. 5c k.r.s.).

Należy zaznaczyć, że dla podmiotu wpisanego do Rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Z dniem 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzi się wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w postaci papierowej nie podlegają przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym nie podlegają przetworzeniu na postać papierową (art. 9 ust. 1 k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 1 zdanie drugie stosuje się również do akt spraw o wpis do rejestru przedsiębiorców, jeżeli wniosek został prawomocnie zwrócony, odrzucony albo oddalony lub postępowanie umorzono, oraz do innych spraw należących do właściwości sądu rejestrowego (art. 9 ust. 1a k.r.s.). Jeżeli przepis szczególny nakazuje zgłoszenie określonych danych sądowi rejestrowemu lub wpisanie ich do Rejestru, a dane te nie podlegają według przepisów ustawy wpisowi do określonego działu Rejestru, dokumenty zawierające te dane oraz dokumenty wymienione w art. 47a ust. 2 składa się do akt rejestrowych (art. 9 ust. 2 k.r.s.). W przypadku gdy podmiot wpisywany do Rejestru działa na podstawie umowy lub statutu, do wniosku o jego wpisanie dołącza się umowę lub statut (art. 9 ust. 3 k.r.s.). Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych (art. 9 ust. 4 k.r.s.). Jeżeli wnioski i dokumenty dotyczące podmiotu wpisanego wyłącznie do rejestru, o którym stanowi art. 1 ust. 2 pkt 2, zostały złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w aktach rejestrowych przechowuje się wydruk tych wniosków i dokumentów wraz ze wskazaniem osób, które je podpisały. Nie dotyczy to dokumentów, o których mowa w art. 9a ust. 2, składanych przez samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 5 k.r.s.). Dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców prowadzi się zbiór dokumentów obejmujący dokumenty wytworzone w postaci papierowej. Do zbioru dokumentów dołącza się akta rejestrowe podmiotu prowadzone w postaci papierowej (art. 9 ust. 6 k.r.s.). Dokument w postaci papierowej, dotyczący podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, stanowiący podstawę do podjęcia przez sąd czynności z urzędu, przetwarza się na postać elektroniczną oraz składa do zbioru dokumentów, o którym mowa w w art. 9 ust. 6. Dokument przetworzony na postać elektroniczną dołącza się do akt rejestrowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym. (art. 9 ust. 7 k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 7 stosuje się odpowiednio do akt sprawy rozpoznanej przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy (art. 9 ust. 8 k.r.s.). Dokumenty zawierające informacje przekazane z właściwych rejestrów za pośrednictwem systemu integracji rejestrów podlegają automatycznemu złożeniu do akt rejestrowych (art. 9 ust. 9 k.r.s.).

Przepis art. 556 k.s.h. wskazuje jakie czynności należy wykonać, aby przeprowadzić postępowanie przekształceniowe. Należą do nich, w szczególności sporządzenie planu przekształcenia oraz załączników do niego. Czynność w postaci poddania planu przekształcenia kontroli przez biegłych rewidentów została wyłączona, ściślej uchylona z elementów procedury przekształcenia za wyjątkiem przekształcenia w spółkę akcyjną (por. art. 559 k.s.h.). Kolejną czynnością w procesie przekształcenia jest obowiązek zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia spółki oraz podjęcie uchwały o przekształceniu. Także należy powołać członków organów spółki przekształconej. Niezwykle istotną czynnością w procesie przekształcenia jest dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenie spółki przekształcanej (por. art. 556 k.s.h.).

Jak stanowi art. 567 § 1 k.s.h. uchwała o przekształceniu spółki z o.o. może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422-427 k.s.h. Ustawodawca w tym wypadku odwołuje się do przepisów, które regulują problematykę wzruszalności uchwał w spółce akcyjnej. W praktyce oznacza to, że niezależnie od formy prawnej przekształcanej spółki handlowej, w sytuacji zaskarżenia uchwały przekształceniowej należy zastosować przepisy dotyczące spółki akcyjnej. Istotne i ważne podkreślenia jest to, że norma prawna wyrażona w art. 567 k.s.h. wprowadza konstrukcję kwestionowania uchwały o przekształceniu. Uchwały, których przedmiotem jest przekształcenie spółki mogą być podjęte z naruszeniem prawa, umowy spółki bądź z dobrymi obyczajami i godzić w interes wspólnika. Ustawodawca przyjął dwa tryby zaskarżania uchwał w kodeksie, tj. powództwo o uchylenie uchwały (por. art. 422 k.s.h.) oraz powództwo o stwierdzenie jej nieważności (por. art. 425 k.s.h.).

Katalog podmiotów legitymowanych do wniesienia powództwa został określony w art. 422 § 2 k.s.h. w zw. z art. 567 § 1 k.s.h. Legitymowaną biernie jest spółka reprezentowana przez zarząd (w przypadku spółki z o.o.), jeżeli na mocy uchwały zgromadzenia wspólników albo uchwały wspólników nie został ustanowiony w tym celu pełnomocnik.

Termin do zaskarżenia uchwały o przekształceniu został określony w art. 567 § 1 k.s.h. Przy wnoszeniu powództwa dotyczącego zakwestionowania uchwały o przekształceniu nie znajdą zastosowania terminy wskazane w art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2-3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.). Jest to związane z tym, że przepis art. 567 § 3 k.s.h. zawiera szczegółową regulację prawną dotyczącą terminu do wniesienia powództwa. Termin ten w relacji do art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2-3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.) został skrócony do miesiąca liczonego od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednakże nie później niż trzy miesiące od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu. Warto zauważyć, że w wypadku wniesienia oczywiście bezzasadnego powództwa pozwana spółka może złożyć wiosek do sądu, o którym stanowi art. 423 § 2 k.s.h., który dotyczy zwrotu kosztów sądowych, zwrotu kosztów adwokata, radcy prawnego; jednocześnie nie wyłącza to możliwości dochodzenia przez spółkę odszkodowania na zasadach ogólnych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 i art. 424, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021.

Natomiast skutki zaskarżenia uchwały o przekształceniu wskazano w art. 423 k.s.h. W przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu w trybie art. 422 k.s.h. w zw. z art. 567 k.s.h. to zaskarżenie nie wstrzymuje jej wykonania, w szczególności nie wstrzymuje postępowania rejestrowego gdy w związku z podjętą uchwałą toczy się postępowanie rejestrowe (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 422 i art. 423, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021. Sąd może prowadzić postępowanie rejestrowe ale może też podjąć decyzję o jego zawieszeniu. Zawieszenie postępowania rejestrowego możliwe jest po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego do czasu wydania wyroku w sprawie o uchylenie uchwały o przekształceniu (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021. W wypadku uchylenia uchwały jej skutkiem będzie wykreślenie z urzędu wpisu przez sąd. W toczącym się postępowaniu rejestrowym nie można przewidzieć już na początku, że tylko na podstawie złożonego powództwa, zaskarżona uchwała o przekształceniu zostanie uchylona.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. stanowiącej podstawę wpisu sąd nie ma obowiązku wyznaczać rozprawy w celu zawieszenia postępowania rejestrowego (art. 423 § 1 k.s.h.) bowiem decyzja w tej sprawie będzie mogła zapadać na posiedzeniu jawnym, (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021. Celem zmiany tej regulacji prawnej wprowadzonej przez prawodawcę jest, w szczególności przyśpieszenie postępowania rejestrowego. Kompetentnym do podejmowania rozstrzygnięć w tym zakresie jest również referendarz sądowy (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021.

Uchwała o przekształceniu spółki z o.o. (por. art. 567 § 1 k.s.h.) jak już wyżej wskazano może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422-427 k.s.h.

Dodatkowo, uchwała o przekształceniu jest podejmowana przez wspólników.

Warto zauważyć, że ustawodawca dopuścił w spółce z o.o. udział w zgromadzeniu wspólników także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ k.s.h.), por. także regulację prawną i komentarz do niej w spółce akcyjnej wyrażoną w art. 406⁵ § 1-7 k.s.h. , dopuszczając udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 406⁵ § 1-7 k.s.h. ), szerzej także por. A. Kidyba, Komentarz do art. art. 234¹ i art. 406⁵ § 1-7 k.s.h., LEX/el. 2021.

Także ten tryb uczestnictwa, tj. przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest aktualny w posiedzeniach rady nadzorczej i zarządu (por. art. 208 § 5¹ i art. 222 § 4 k.s.h.).

W praktyce oznacza to, że została dopuszczona elektroniczna forma udziału w zgromadzeniu wspólników w spółce z o.o. Należy jednakże zaznaczyć, że uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników w tym trybie nie wyłącza obowiązku spółki z o.o. z konieczności wskazania miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki. Trafne jest stanowisko w tym zakresie A. Szumańskiego, który zwraca uwagę, że w aktualnym stanie prawnym niedopuszczalne jest aby zgromadzenia spółki z o.o. (czy szerzej spółki kapitałowej) odbywały się w cyberprzestrzeni; szerzej por. Nowa regulacja udziału w zgromadzeniu spółki kapitałowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, PPH 2020, nr 5, s. 10 i nast.

Zgodnie z art. 234 § 1 k.s.h. zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP. Także może się ono odbyć w innym miejscu na terytorium RP, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie (por. art. 234 § 2 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234 k.s.h., LEX/el. 2021. Nie można zatem przyjąć, że miejsce w którym znajdują się serwery lub infrastruktura telekomunikacyjna przy wykorzystaniu, której wspólnicy uczestniczą w zgromadzeniu przesądza o miejscu odbycia zgromadzenia wspólników. Posługując się w tym zakresie argumentem systemowym z art. 406⁵ § 1-7 k.s.h. należy stwierdzić, że zgodnie z dopuszczoną możliwością uczestnictwa w walnym zgromadzeniu (w spółce akcyjnej) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie wyłącza się równocześnie odejścia od tradycyjnej koncepcji walnego zgromadzenia, które musi być zlokalizowane w danym miejscu. W myśl art. 403 k.s.h. i innych k.s.h., które posługują się terminem miejsca wynika, że polskie prawo nie pozwala na przeprowadzenie tzw. wirtualnych walnych zgromadzeń, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 403 i art. 406⁵ k.s.h., LEX/el. 2021 oraz M. Engeleit, Wirtualne walne zgromadzenie. Wpływ Internetu na prawo spółki akcyjnej, Warszawa 2005, s. 232.

Tymczasem przez zwrot wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej należy rozumieć możliwość skorzystania z pośrednictwa internetu, jak również każdej innej formy komunikacji za pośrednictwem środków elektronicznych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ k.s.h., LEX/el. 2021; M. Żaba, Uczestnictwo i głosowanie na zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość, PUG 2020, nr 3, s. 13 i nast. Autor ten zauważa, że transmisja obrad zgromadzenia wspólników w przypadku telezgromadzenia, jak i wideokonferencji, może odbywać się za pomocą środków komunikacji internetowej lub pozainternetowej - np. łączność satelitarna, GPRS, system EDI.

Regulacja prawna dotycząca możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma charakter modelu opt-out. W praktyce oznacza to, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika wprost z ustawy, tj. z art. 234¹ k.s.h. Tym samym, umowa spółki może go wyłączyć lub ograniczyć. Dodatkowo, zgodnie z art. 234¹ § 1 zd. 2 k.s.h. o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej decyduje zwołujący to zgromadzenie (tu: z reguły zarząd art. 235 § 1 k.s.h.). Zatem od decyzji z reguły zarządu będzie zależało czy udział w określonym, zwoływanym zgromadzeniu będzie mógł odbywać się we wskazanym powyżej trybie.

Uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje swym zakresem możliwość komunikowania się, wypowiadania, jak również wykonywania prawa głosu. Wprowadzając możliwość e-uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników, ustawodawca przyjął regułę neutralności technologicznej i odszedł od wskazywania szczegółowych kwestii technicznych związanych z odbywaniem się tego typu zgromadzeń, szerzej A. Szumański, Nowa regulacja …, PPH 2020, nr 5, s. 10 i nast. Prawodawca w art. 234¹ § 2 k.s.h. określił jedynie te elementy, które w szczególności obejmuje omawiany tryb uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.

Ustawodawca wymaga po przez zastosowaną koniunkcję („i”) łącznego wykorzystania dwóch wskazanych środków komunikacji elektronicznej. Należą do nich: zgodnie z art. 234¹ § 2 k.s.h. dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Wydaje się, że ustawodawca wskazał jedynie minimum w zakresie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. Należy podkreślić, że w modelu ustawowym wskazanym w Kodeksie regułą jest łączne wykorzystanie wskazanych powyżej środków.

Sposób uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników może odbywać się w dwóch trybach, tj. osobiście albo przez pełnomocnika (art. 243 § 1 k.s.h.).

Celem dopuszczenia trybu elektronicznych zgromadzeń wspólników jest przede wszystkim zapewnienie osobistego uczestnictwa w nich przez poszczególnych wspólników. Jednakże zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 234¹ § 2 k.s.h. ustawodawca nie wyłącza wypadku udziału w zgromadzeniu za pośrednictwem pełnomocnika. W takiej sytuacji, wspólnik-mocodawca ma obowiązek dostarczyć do spółki pełnomocnictwo w formie pisemnej i co ważne jeszcze przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników.

Jeżeli zarząd spółki nie otrzyma dokumentu w postaci pełnomocnictwa w formie pisemnej w chwili odbywania elektronicznego zgromadzenia wspólników to wówczas stanowiło to będzie przesłankę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.

Regulamin jest dokumentem w którym muszą zostać wskazane szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ § 3 k.s.h. i art. 406⁵ § 3 k.s.h.).

W praktyce oznacza to, że dopóki nie zostanie przyjęty w konkretnej spółce regulamin to nie jest możliwe procedowanie zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jednocześnie regulamin nie może przewidywać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (por. art. 234¹ § 3 zd. 2 k.s.h.).

Ratio tej regulacji jest zabezpieczenie tworzenia takich ograniczeń, których realnym celem jest wyłączenie, ściślej wyeliminowanie określonych grup wspólników lub poszczególnych (konkretnych) wspólników od uczestnictwa w zgromadzeniu odbywającym się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, szerzej A. Szumański, Nowa regulacja..., s. 11. Jakiekolwiek ograniczenia regulaminowe muszą łączyć się tylko i wyłącznie z koniecznością identyfikacji osób uczestniczących w zgromadzeniu i mieć związek z bezpieczeństwem komunikacji elektronicznej, szerzej także por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ k.s.h., LEX/el. 2021.

Warto zaznaczyć, że najpierw odbywa się czynność identyfikacji podmiotu nawiązującego kontakt za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji, a następnie uwierzytelnianie. Polega ona na tym, że identyfikowany deklaruje swoją tożsamość, a tożsamość ta jest uwierzytelniana, (tj. sprawdzana) za pomocą, m.in. haseł jednorazowych czy tokenów. W praktyce łączy się to z tym, że wcześniej wspólnik musi otrzymać od spółki właściwe hasło czy indywidualny kod. W związku z tym, pomimo wielu różnego typu środków komunikacji elektronicznej dopuszczonych przez ustawodawcę niektóre z nich mogą zostać wyłączone, a mianowicie będą to: wszelkiego rodzaju reemisje (środki muszą zapewniać udział "w czasie rzeczywistym", a nie prześledzenie obrad po tym, jak się zakończyły, (por. art. 234¹ § 2 pkt 1 k.s.h.), czy też środki komunikacji elektronicznej, które nie pozwalają na identyfikację wspólników przy głosowaniu (por. art. 234¹ § 3 k.s.h.), jak również środki komunikacji elektronicznej, które nie zapewniają bezpieczeństwa w komunikacji elektronicznej (czyli nie zabezpieczają przed hackingiem czy manipulacją wyników głosowania), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 234¹ i art. 406⁵ k.s.h., LEX/el. 2021.

Regulamin jest sporządzony przez radę nadzorczą, a w wypadku jej braku przez wspólników – wówczas przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników, bez odbycia się zgromadzenia. W takiej sytuacji warunkiem jest to, aby wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrazili na piśmie zgodę na treść tego regulaminu (por. art. 234¹ § 3 zd. 2 k.s.h.).