Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia - OpenLEX

Kidyba Andrzej, Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 21 czerwca 2022 r.
Autorzy:

Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia

Celem przygotowanej procedury jest omówienie zgłoszenia spółki jawnej do sądu rejestrowego. Dodatkowo, uwzględniono skutki prawne wynikające z wpisu do rejestru przedsiębiorców. Także przedstawiono ustawowy obowiązek ogłoszenia o przekształceniu Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem dalej jako PSA w spółkę jawną.

Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej z zarządem w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia SJ SJ ogłoszenie o przekształceniu SJ sąd rejestrowy sąd rejestrowy przyjęcie zgłoszenia wpis do rejestru przedsiębiorców PSA PSA wysłanie zgłoszenia do sądu procedura przekształcenia nie dochodzi do skutku SJ nie jest zgłoszona prawidłowo czy SJ jest zgłoszona prawidłowo? zamiar przekształcenia PSA w SJ zgłoszenie SJ nie tak

Krok: zamiar przekształcenia PSA w SJ

Przekształcenie Prostej Spółki Akcyjnej dalej jako PSA w spółkę jawną zostało uregulowane w Kodeksie spółek handlowych w Rozdziale 3. Przekształcenie spółki kapitałowej w spółkę osobową (art. 575–5761 k.s.h.), Dziale III. Przekształcenia spółek, Tytule IV. Łączenie, podział i przekształcanie spółek.

Zgodnie z art. 575 k.s.h. przekształcenie spółki kapitałowej w spółkę osobową następuje, jeżeli oprócz wymagań wskazanych w Rozdziale 1 (Przepisy ogólne–art. 551–570 k.s.h.), za przekształceniem spółki kapitałowej w spółkę osobową wypowiedzieli się wspólnicy reprezentujący co najmniej dwie trzecie kapitału zakładowego, chyba że umowa przewiduje warunki surowsze (por. art. 575 k.s.h.).

Jak stanowi przepis art. 3001 § 1 k.s.h. PSA może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. PSA nie może być zawiązana wyłącznie przez jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (por. art. 3001 § 2 k.s.h.). Akcjonariusze są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie PSA (por. art. 3001 § 3 k.s.h.). Dodatkową cechą PSA jest to, że akcjonariusze nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki (por. art. 3001 § 4 k.s.h.).

W procesie przekształcenia PSA w spółkę osobową ustawodawca przyjął konstrukcję tożsamości podmiotu przed i po dniu przekształcenia, (por. art. 552 k.s.h.). Konsekwencją tego jest kontynuacja praw i obowiązków spółki przekształcanej przez spółkę przekształconą, (por. art. 553 k.s.h.). Jednocześnie kontynuacją zostali objęci wspólnicy-akcjonariusze oraz firma, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 552art. 553 k.s.h., LEX/el, 2021.

Procesowi przekształcenia nie może podlegać spółka, która jest w likwidacji, jak również taka, która rozpoczęła podział majątku, a także spółka w upadłości (por. art. 551 § 4 k.s.h.).

W złożonej procedurze przekształcenia PSA w spółkę jawną kolejnym etapem jest tzw. faza rejestracji i ogłoszenia.

Faza rejestracji i ogłoszenia obejmuje swym zakresem czynności w postaci: zgłoszenia spółki jawnej do sądu rejestrowego oraz jej wpis do rejestru przedsiębiorców (por. art. 569 k.s.h.).

Istotną czynnością jest także ogłoszenie o przekształceniu PSA w spółkę jawną (por. art. 570 k.s.h.).

Zgodnie z art. 556 k.s.h. do przekształcenia spółki wymaga się: 1. sporządzenia planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami (tzw. faza menedżerska, por. art. 556 pkt 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 556 k.s.h., LEX/el, 2021.

Kolejną czynnością w procesie przekształcenia jest obowiązek zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia spółki (por. art. 560 k.s.h.) oraz podjęcie uchwały o przekształceniu (por. art. 556 pkt 2 k.s.h.). Także należy powołać członków organów spółki przekształconej albo określić wspólników prowadzących sprawy spółki i reprezentujących ją (por. art. 556 pkt 3 k.s.h.).

Złożony proces przekształcenia spółki zamyka obowiązek zgłoszenia spółki przekształconej do sądu rejestrowego (por. art. 556 pkt 5 k.s.h.).

W praktyce gospodarczej może się tak zdarzyć, że przed dniem przekształcenia albo po dniu przekształcenia w związku z rozpoczętą licytacją spółka podejmie decyzję o zakupie nieruchomości w ramach postępowania egzekucyjnego. Udział w tym procesie jest korzystny dla spółki w aspekcie ekonomicznym, gdyż może ona nabyć nieruchomość w korzystnej cenie, tj. niższej od wartości występującej na rynku nieruchomości. Jednocześnie zakupiona w tym trybie nieruchomość będzie stanowiła dodatkowy składnik majątku spółki przekształcanej albo spółki przekształconej.

Należy zaznaczyć, że uczestnictwo w licytacji elektronicznej nieruchomości łączy się z obowiązkiem utworzenia indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym na stronie internetowej Krajowej Rady Komorniczej (por. art. 9864 § 2 k.p.c.). Udział spółki w tym postępowaniu - licytacji (tzw. przetarg), jest możliwy tylko wtedy gdy założy ona konto na portalu przygotowanym i udostępnionym przez Krajową Radę Komorniczą (por. art. 9864 § 1-2 k.p.c.). W związku z aktualną sytuacją epidemiczną i sanitarną szczególnego znaczenia zyskuje możliwość nabycia nieruchomości w ramach sprzedaży zajętych nieruchomości w drodze licytacji elektronicznej.

Zobacz więcej: Sprzedaż zajętych nieruchomości w drodze licytacji elektronicznej

W ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym prawodawca wprowadził istotne i ważne zmiany, których nadrzędnym celem jest przeciwdziałanie procederowi, tzw. kradzieży spółek. Jest to czynność polegająca na zmianie wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym na podstawie sfałszowanych dokumentów składanych przez podmioty nieuprawnione. W rezultacie, podstępem są wprowadzane wpisy w rubrykach KRS dotyczące zmiany sposobu reprezentacji podmiotu. Tym samym, oszuści przejmują reprezentację podmiotu – spółki bez jakiejkolwiek wiedzy i decyzji wspólników lub członków zarządu. Wprowadzona przez ustawodawcę nowelizacja ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu prawno-gospodarczego.

Instrumentem do osiągnięcia tego celu jest newsletter KRS rozsyłany emailem automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ma on sygnalizować takie zdarzenia prawne jak: dokonanie wpisu w KRS czy też zarejestrowanie sprawy dotyczącej określonego podmiotu (por. art. 10a u.k.r.s.). Za pośrednictwem newslettera KRS przesyłane będą jedynie podstawowe informacje, dostępne publicznie w aktach rejestrowych i w KRS.

Informacje przesyłane będą każdemu, kto za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskaże numer KRS podmiotu, którego informacje te mają dotyczyć. W celu otrzymywania informacji należy wskazać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego numer KRS podmiotu, którego mają dotyczyć przesyłane informacje. To z kolei, łączy się ze skorzystaniem z konta, o którym stanowi art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2072, z późn. zm. dalej jako p.u.s.p.). Informacje przesyłane będą przez okres wskazany, nie dłużej niż przez rok, albo do chwili rezygnacji z otrzymywania tych informacji. Dopuszczalne będzie przedłużanie tego okresu, każdorazowo na czas nie dłuższy niż rok (por. art. 10a u.k.r.s.). Każdy będzie mógł otrzymywać jednocześnie informacje dotyczące nie więcej niż pięćdziesięciu podmiotów. W takiej sytuacji przedsiębiorca w natychmiastowy sposób uzyska dostęp do informacji w zakresie zmian rejestrowych dokonywanych w spółce. W wypadku próby dokonania „kradzieży spółki” newsletter KRS umożliwi przedsiębiorcy-spółce szybką reakcję i udaremnienie oszustwa z pomocą organów ścigania. Dzięki temu, w przypadku posłużenia się sfałszowanymi dokumentami, osoby uprawnione będą mogły wziąć udział w toczącym się postępowaniu, zaskarżyć orzeczenie o wpisie, a także powiadomić organy ścigania o usiłowaniu tzw. kradzieży spółki.

Instytucja newslettera KRS stanowi wygodny mechanizm zapobiegania przestępstwom gospodarczym. Należy zaznaczyć, że nowe przepisy prawne nie zwalniają uczestników obrotu gospodarczego z obowiązku zapoznawania się z treścią Krajowego Rejestru Sądowego oraz aktami rejestrowymi.

Krok: zgłoszenie SJ

Istotą czynności zgłoszenia spółki jawnej do sądu rejestrowego jest złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 569 k.s.h. wniosek do sądu rejestrowego o wpis przekształcenia wnoszą wspólnicy mający prawo reprezentacji spółki przekształconej, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 569 k.s.h., LEX/el, 2021.

Do wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców dołącza się oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wszystkie udziały albo akcje wspólników, którzy żądali odkupu, zostały odkupione zgodnie z art. 5761 k.s.h. (por. art. 569 § 2 k.s.h.).

Spółkę jawną zgodnie z modelem ustawowym reprezentuje każdy jawny wspólnik (por. art. 29 § 1 k.s.h.).

Także spółkę jawną może reprezentować prokurent lub pełnomocnik (por. art. 1091 i art. 98 k.c.) niemający statusu wspólnika.

Treść zgłoszenia regulują zarówno przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jak również Kodeks spółek handlowych, w tym art. 26, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 26 k.s.h., LEX/el. 2021.

Zgodnie z art. 26 § 1 k.s.h. zgłoszenie spółki jawnej do sądu rejestrowego powinno zawierać:

1) firmę, siedzibę i adres spółki;

2) przedmiot działalności spółki;

3) nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników oraz adresy wspólników albo ich adresy do doręczeń;

4) nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki oraz sposób reprezentacji;

Wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 26 § 1 k.s.h. powinny zostać zgłoszone sądowi rejestrowemu (por. art. 26 § 2 k.s.h.).

Jak stanowi art. 26 § 3 k.s.h. każdy jawny wspólnik ma prawo i obowiązek zgłoszenia spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców.

Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki (por. art. 19a ust. 5 u.k.r.s.).

Jeżeli adres do doręczeń osób, o którym stanowi art. 19a § 5 znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej (por. art. 19a ust. 5a u.k.r.s.).

Każdorazową zmianę adresu do doręczeń osób, o których stanowi ust. 5 lub danych pełnomocnika, o którym mowa w ust. 5a należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając oświadczenie, o którym mowa w ust. 5. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do Rejestru albo osoby, o których mowa w ust. 5 i ust. 5a. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych (por. art. 19a ust. 5b u.k.r.s.).

Zgłoszenie zmian, o których mowa w ust. 5b, nie podlega opłacie sądowej (por. art. 19a ust. 5c u.k.r.s.).

Należy zaznaczyć, że dla podmiotu wpisanego do Rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Z dniem 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzi się wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w postaci papierowej nie podlegają przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym. Akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym nie podlegają przetworzeniu na postać papierową (art. 9 ust. 1 u.k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 1 zdanie drugie stosuje się również do akt spraw o wpis do rejestru przedsiębiorców, jeżeli wniosek został prawomocnie zwrócony, odrzucony albo oddalony lub postępowanie umorzono, oraz do innych spraw należących do właściwości sądu rejestrowego (art. 9 ust. 1a u.k.r.s.). Jeżeli przepis szczególny nakazuje zgłoszenie określonych danych sądowi rejestrowemu lub wpisanie ich do Rejestru, a dane te nie podlegają według przepisów ustawy wpisowi do określonego działu Rejestru, dokumenty zawierające te dane oraz dokumenty wymienione w art. 47a ust. 2 składa się do akt rejestrowych (art. 9 ust. 2 u.k.r.s.). W przypadku gdy podmiot wpisywany do Rejestru działa na podstawie umowy lub statutu, do wniosku o jego wpisanie dołącza się umowę lub statut (art. 9 ust. 3 u.k.r.s.). Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych (art. 9 ust. 4 u.k.r.s.). Jeżeli wnioski i dokumenty dotyczące podmiotu wpisanego wyłącznie do rejestru, o którym stanowi art. 1 ust. 2 pkt 2, zostały złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w aktach rejestrowych przechowuje się wydruk tych wniosków i dokumentów wraz ze wskazaniem osób, które je podpisały. Nie dotyczy to dokumentów, o których mowa w art. 9a ust. 2, składanych przez samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 5 u.k.r.s.). Dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców prowadzi się zbiór dokumentów obejmujący dokumenty wytworzone w postaci papierowej. Do zbioru dokumentów dołącza się akta rejestrowe podmiotu prowadzone w postaci papierowej (art. 9 ust. 6 u.k.r.s.). Dokument w postaci papierowej, dotyczący podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, stanowiący podstawę do podjęcia przez sąd czynności z urzędu, przetwarza się na postać elektroniczną oraz składa do zbioru dokumentów, o którym mowa w w art. 9 ust. 6. Dokument przetworzony na postać elektroniczną dołącza się do akt rejestrowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym. (art. 9 ust. 7 u.k.r.s.). Przepis art. 9 ust. 7 stosuje się odpowiednio do akt sprawy rozpoznanej przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy (art. 9 ust. 8 u.k.r.s.). Dokumenty zawierające informacje przekazane z właściwych rejestrów za pośrednictwem systemu integracji rejestrów podlegają automatycznemu złożeniu do akt rejestrowych (art. 9 ust. 9 u.k.r.s.).

Przepis art. 556 k.s.h. wskazuje jakie czynności należy wykonać, aby przeprowadzić postępowanie przekształceniowe. Należą do nich, w szczególności sporządzenie planu przekształcenia oraz załączników do niego. Czynność w postaci poddania planu przekształcenia kontroli przez biegłych rewidentów jest obligatoryjna w procedurze przekształcenia w spółkę akcyjną (por. art. 559 k.s.h.). Kolejną czynnością w procesie przekształcenia jest obowiązek zawiadomienia wspólników-akcjonariuszy o zamiarze przekształcenia spółki oraz podjęcie uchwały o przekształceniu. Także należy powołać członków organów spółki przekształconej albo określić wspólników prowadzących jej sprawy i reprezentujących ją. Niezwykle istotną czynnością w procesie przekształcenia jest dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenie spółki przekształcanej (por. art. 556 k.s.h.).

Jak stanowi art. 567 § 1 k.s.h. uchwała o przekształceniu PSA może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422-427 k.s.h. Ustawodawca w tym wypadku odwołuje się do przepisów, które regulują problematykę wzruszalności uchwał w spółce akcyjnej. W praktyce oznacza to, że niezależnie od formy prawnej przekształcanej spółki handlowej, w sytuacji zaskarżenia uchwały przekształceniowej należy zastosować przepisy dotyczące spółki akcyjnej. Uchwały, których przedmiotem jest przekształcenie spółki mogą być podjęte z naruszeniem prawa, statutu spółki bądź z dobrymi obyczajami i godzić w interes wspólnika (akcjonariusza). Ustawodawca przyjął dwa tryby zaskarżania uchwał w kodeksie, tj. powództwo o uchylenie uchwały (por. art. 422 k.s.h.) oraz powództwo o stwierdzenie jej nieważności (por. art. 425 k.s.h.).

Katalog podmiotów legitymowanych do wniesienia powództwa został określony w art. 422 § 2 k.s.h. w zw. z art. 567 § 1 k.s.h. Legitymowaną biernie jest spółka reprezentowana przez zarząd PSA (por. art. 30062 k.s.h.), jeżeli na mocy uchwały walnego zgromadzenia nie został ustanowiony w tym celu pełnomocnik, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art.422, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021.

Termin do zaskarżenia uchwały o przekształceniu został określony w art. 567 § 1 k.s.h. Przy wnoszeniu powództwa dotyczącego zakwestionowania uchwały o przekształceniu nie znajdą zastosowania terminy wskazane w art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2-3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.). Jest to związane z tym, że przepis art. 567 § 3 k.s.h. zawiera szczegółową regulację prawną dotyczącą terminu do wniesienia powództwa. Termin ten w relacji do art. 424 § 1 k.s.h., art. 425 § 2-3 k.s.h. (por. art. 567 § 1 k.s.h.) został skrócony do miesiąca liczonego od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednakże nie później niż trzy miesiące od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu. Warto zauważyć, że w wypadku wniesienia oczywiście bezzasadnego powództwa pozwana spółka może złożyć wiosek do sądu, o którym stanowi art. 423 § 2 k.s.h., który dotyczy zwrotu kosztów sądowych, zwrotu kosztów adwokata, radcy prawnego; jednocześnie nie wyłącza to możliwości dochodzenia przez spółkę odszkodowania na zasadach ogólnych, szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art.423 i art. 424, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021.

Natomiast skutki zaskarżenia uchwały o przekształceniu wskazano w art. 423 k.s.h. W przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu w trybie art. 422 k.s.h. w zw. z art. 567 k.s.h. to zaskarżenie nie wstrzymuje jej wykonania, w szczególności nie wstrzymuje postępowania rejestrowego gdy w związku z podjętą uchwałą toczy się postępowanie rejestrowe (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art.422 i art. 423, art. 567 k.s.h., LEX/el. 2021. Sąd może prowadzić postępowanie rejestrowe ale może też podjąć decyzję o jego zawieszeniu. Zawieszenie postępowania rejestrowego możliwe jest po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego do czasu wydania wyroku w sprawie o uchylenie uchwały o przekształceniu (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021; W wypadku uchylenia uchwały jej skutkiem będzie wykreślenie z urzędu wpisu przez sąd. W toczącym się postępowaniu rejestrowym nie można przewidzieć już na początku, że tylko na podstawie złożonego powództwa, zaskarżona uchwała o przekształceniu zostanie uchylona.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zaskarżenia uchwały o przekształceniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy PSA stanowiącej podstawę wpisu sąd nie ma już obowiązku wyznaczać rozprawy w celu zawieszenia postępowania rejestrowego (art. 423 § 1 k.s.h.) bowiem decyzja w tej sprawie będzie mogła zapadać na posiedzeniu jawnym, (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021. Celem zmiany tej regulacji prawnej wprowadzonej przez prawodawcę jest, w szczególności przyśpieszenie postępowania rejestrowego. Warto zaznaczyć, że kompetentnym do podejmowania rozstrzygnięć w tym zakresie jest również referendarz sądowy (por. art. 423 § 1 k.s.h.), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 423 k.s.h., LEX/el. 2021.

Uchwała o przekształceniu PSA (por. art. 567 § 1 k.s.h.) jak już wyżej wskazano może zostać uchylona albo może zostać stwierdzona jej nieważność; w takim przypadku zgodnie z dyspozycją art. 567 § 1 w zw. z art. 577 k.s.h. stosuje się odpowiednio przepisy art. 422–427 k.s.h.

Dodatkowo, uchwała o przekształceniu jest podejmowana przez wspólników-akcjonariuszy.

Uchwały akcjonariuszy są podejmowane na walnym zgromadzeniu albo poza walnym zgromadzeniem na piśmie albo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 30080 § 1 k.s.h.). Tym samym, ustawodawca dopuścił możliwość podjęcia uchwały przez akcjonariuszy w trzech trybach. Akcjonariusze mogą głosować przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zostały one wskazane wyraźnie w umowie PSA albo wszyscy akcjonariusze wyrazili w formie dokumentowej zgodę na taki tryb głosowania. Akcjonariusze mogą głosować na piśmie, jeżeli wszyscy akcjonariusze wyrazili w formie dokumentowej zgodę na taki tryb głosowania (por. art. 30080 § 2 k.s.h.). Do uchwał podejmowanych zgodnie z § 2 przepisu art. 30099 § 2 k.s.h. nie należy stosować (por. art. 30080 § 3 k.s.h.).

Prawodawca dopuścił dodatkowy sposób obradowania walnych zgromadzeń akcjonariuszy (gdzie podejmowana jest uchwała o przekształceniu). Polega on na udziale w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w Prostej Spółce Akcyjnej dalej jako PSA (por. art. 30092 k.s.h.). W sytuacji obradowania walnego zgromadzenia akcjonariuszy w tym trybie należy to zaznaczyć w protokole (przekazywanym do księgi protokołów) walnego zgromadzenia do którego dołącza się, w szczególności listę akcjonariuszy głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 300100 § 4 k.s.h.). Uchwały podjęte przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał poświadczonych podpisem członka zarządu (por. art. 300100 § 4 k.s.h.).

Uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy umieszcza się w protokole. Także w protokole stwierdza się prawidłowość zwołania walnego zgromadzenia i jego zdolność do podjęcia uchwał oraz wymienia się podjęte uchwały, a w odniesieniu do każdej uchwały liczbę akcji, z których oddano ważne głosy, procentowy udział tych akcji w ogólnej liczbie akcji, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz zgłoszone sprzeciwy. Równocześnie do protokołu dołącza się dowody zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy, listę obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia akcjonariuszy, jak również listę akcjonariuszy głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (por. art. 300100 § 1 k.s.h.).

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki umieszcza się w protokole sporządzonym przez notariusza. Wypis protokołu wraz z dowodami zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy zarząd dołącza do księgi protokołów (por. art. 300100 § 2 k.s.h.).

Istotne i ważne jest to, że uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy powinny być podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół (por. art. 300100 § 3 k.s.h.). Akcjonariusze mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał (por. art. 300100 § 5 k.s.h.).

W przypadku zaskarżenia uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy zgodnie z dyspozycją art. 300101 k.s.h. należy stosować odpowiednio przepisy art. 422–427 k.s.h.

Jak stanowi art. 30091 k.s.h. uprawnionym do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy jest osoba wpisana do rejestru akcjonariuszy w dniu przypadającym na trzy dni przed dniem walnego zgromadzenia.

Zgodnie z art. 30087 § 1 k.s.h. walne zgromadzenie PSA zwołuje się pocztą elektroniczną na adres akcjonariusza wpisany do rejestru akcjonariuszy, na adres do doręczeń elektronicznych lub za pomocą listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską. Zawiadomienie o walnym zgromadzeniu wysyła się co najmniej dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem walnego zgromadzenia. W zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu PSA należy oznaczyć datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad (por. art. 30087 § 2 k.s.h.). W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki – PSA należy powołać dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian, a jeżeli jest to uzasadnione znacznym zakresem zamierzonych zmian – załączyć projekt nowego tekstu jednolitego umowy spółki (por. art. 30087 § 3 k.s.h.). W sytuacji gdy przewiduje się możliwość udziału w walnym zgromadzeniu PSA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zawiadomienie o walnym zgromadzeniu powinno zawierać dokładny opis sposobu uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu (por. art. 30087 § 4 k.s.h.).

Jak stanowi art. 30088 § 1 k.s.h. walne zgromadzenie PSA odbywa się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca. W przypadku gdy umowa spółki wskazuje miejsce walnego zgromadzenia poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, powinna wskazywać dodatkowo przynajmniej jedno miejsce walnego zgromadzenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zmiana umowy spółki ustalająca miejsce walnego zgromadzenia poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wymaga jednomyślnej uchwały walnego zgromadzenia. Walne zgromadzenie może się odbyć również w innym miejscu, jeżeli wszyscy akcjonariusze wyrażą na to zgodę w formie dokumentowej (por. art. 30088 § 2 k.s.h.). Walne zgromadzenie odbywające się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie może podejmować uchwał wymagających umieszczenia w protokole sporządzonym przez notariusza (por. art. 30088 § 3 k.s.h.).

Przez termin wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej należy rozumieć możliwość skorzystania z pośrednictwa internetu, jak również każdej innej formy komunikacji za pośrednictwem środków elektronicznych, szeroko w tym zakresie por. A. Kidyba, Komentarz do art. 4065 k.s.h., LEX/el. 2021; M. Żaba, Uczestnictwo i głosowanie na zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość, PUG 2020, nr 3, s. 13 i nast. Autor ten zauważa, że transmisja obrad zgromadzenia wspólników (a także walnego zgromadzenia – podkr. moje) w przypadku telezgromadzenia, jak i wideokonferencji, może odbywać się za pomocą środków komunikacji internetowej lub pozainternetowej - np. łączność satelitarna, GPRS, system EDI.

W modelu ustawowym prawodawca wprowadził zapis, że może odbywać się walne zgromadzenie akcjonariuszy przy wykorzystaniu (ściślej za pośrednictwem) środków komunikacji elektronicznej tylko wtedy gdy w postanowieniach umowy PSA przewidziano ten tryb (por. art. 30092 § 1 k.s.h.).Oznacza to, że w aktualnym stanie prawnym można korzystać z trybu wykorzystania środków komunikacji elektronicznej przy odbywaniu walnych zgromadzeń akcjonariuszy tylko wówczas gdy umowa PSA taki wariant przewiduje.

Udział w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy należy rozumieć szeroko. Obejmuje ono swoim zakresem zarówno fizyczne uczestnictwo akcjonariusza lub jego pełnomocnika w walnym zgromadzeniu w miejscu jego odbywania, jak i sytuację braku fizycznej obecności przejawiającej się w możliwości komunikowania się, możliwości wypowiadania, jak również wykonywania prawa głosu.

W art. 30092 § 1 k.s.h. ustawodawca wymaga po przez zastosowaną koniunkcję („i”) łącznego wykorzystania dwóch wskazanych środków komunikacji elektronicznej. Należą do nich: dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia (por. art. 30092 § 1 pkt 2 k.s.h.), i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia (por. art. 30092 § 1 pkt 3 k.s.h.). Wydaje się, że ustawodawca wskazał jedynie minimum w zakresie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. Należy zaznaczyć, że w modelu ustawowym wskazanym w Kodeksie Spółek Handlowych regułą jest łączne wykorzystanie wskazanych powyżej środków.

Aktualnie prawodawca wprowadził jeszcze dodatkowy obowiązek w postaci zapewnienia transmisji obrad w czasie rzeczywistym, w relacji do PSA (por. art. 30092 § 1 pkt 1 k.s.h.). Utrzymanie tego kryterium w trybie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej przy odbywaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy jest związane z tym, że ma on zastosowanie wyłącznie ex contractu, tj. z mocy postanowień umowy PSA.

Przez udział w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, należy rozumieć dwa aspekty. Pierwszy z nich to wykonywanie prawa głosu w toku dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, a drugi to głosowanie korespondencyjne.

Głosowanie korespondencyjne (ściślej głosowanie na piśmie) może odbyć się w PSA po spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 30080 § 2 zdanie 2 w zw. z art. 30092 § 1 k.s.h.

Dopuszczalne jest aby transmisja obrad walnego zgromadzenia była połączona z dwustronną komunikacją i wykonywaniem prawa głosu w toku walnego zgromadzenia. Ważne jest, aby transmisja i dwustronna komunikacja odbywała się w czasie rzeczywistym, a nie z opóźnieniem w stosunku do faktycznego czasu odbywania zgromadzenia.

W sytuacji gdy walne zgromadzenie akcjonariuszy odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej to zgodnie z art. 30092 § 2 zdanie 2 k.s.h. regulamin, ma określać szczegółowe zasady udziału w nim. W praktyce należy to rozumieć w ten sposób, że ustawodawca określa granice swobody treści regulaminu tak, że nie może on zawierać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (por. art. 30092 § 2 zdanie 1 k.s.h.).

Celem takiej regulacji prawnej jest zapobieganie by do postanowień regulaminów nie były wprowadzane zapisy, które miałby na celu realne wyłączenie z grupy podmiotów uczestniczących w walnym zgromadzeniu, konkretnych akcjonariuszy. Równocześnie Kodeks dopuszcza udział w walnym zgromadzeniu po przez wszelkie środki komunikacji elektronicznej, (por. art. 30092 § 1 i § 2 k.s.h.), z pominięciem tych, które nie pozwalają zidentyfikować akcjonariusza albo nie są bezpieczne. W praktyce regulamin powinien zatem zawierać rozwiązania i postanowienia dotyczące weryfikacji odnoszącej się do akcjonariusza, który składa oświadczenie przy tzw. e-votingu. W takiej sytuacji niezbędne będzie przeprowadzenie procesu uwierzytelnienia, tj. autentyfikacji, szerzej por. M. Engeleit, Wirtualne walne zgromadzenie. Wpływ Internetu na prawo spółki akcyjnej, Warszawa 2005, s. 194 i nast.; J. Krukowska-Korombel, Prawa akcjonariuszy wykonywane za pośrednictwem środków elektronicznych w świetle przepisów kodeksu spółek handlowych, PPH 2010, nr 9, s. 41 i nast.

Warto zaznaczyć, że najpierw odbywa się czynność identyfikacji podmiotu nawiązującego kontakt za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji, a następnie uwierzytelnianie. Polega ona na tym, że identyfikowany deklaruje swoją tożsamość, a tożsamość ta jest uwierzytelniana, (tj. sprawdzana) za pomocą, m.in. haseł jednorazowych czy tokenów. W praktyce łączy się to z tym, że wcześniej akcjonariusz musi otrzymać od spółki właściwe hasło czy indywidualny kod. W związku z tym, pomimo wielu różnego typu środków komunikacji elektronicznej dopuszczonych przez ustawodawcę niektóre z nich mogą zostać wyłączone, a mianowicie będą to: wszelkiego rodzaju reemisje (środki muszą zapewniać udział "w czasie rzeczywistym", a nie prześledzenie obrad po tym, jak się zakończyły, (por. art. 30092 § 1 pkt 1 i 2 k.s.h.) czy też środki komunikacji elektronicznej, które nie pozwalają na identyfikację akcjonariuszy przy głosowaniu (por. art. 30092 § 2 k.s.h.), jak również środki komunikacji elektronicznej, które nie zapewniają bezpieczeństwa w komunikacji elektronicznej (czyli nie zabezpieczają przed hackingiem czy manipulacją wyników głosowania), szerzej por. A. Kidyba, Komentarz do art. 4065 k.s.h., LEX/el. 2021.

Udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie oznacza dopuszczalności wirtualnych zgromadzeń. Walne zgromadzenie musi się odbyć w siedzibie PSA (por. art. 30088 § 1 k.s.h.) albo w miejscu wskazanym w umowie PSA. Należy podkreślić, że notariusz i przewodniczący walnego zgromadzenia musi przebywać w miejscu w którym odbywa się walne zgromadzenie.

Tryb uczestnictwa akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej łączy się ze spełnieniem określonych kryteriów. Należą do nich konieczność identyfikacji akcjonariusza, jak również zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Jak stanowi art. 30092 § 2 k.s.h., regulamin jest dokumentem w którym należy obowiązkowo wskazać szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Funkcją regulaminu jest dookreślenie technicznych kwestii wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. Należy zaznaczyć, że regulamin nie może zawierać postanowień, które ograniczałyby skorzystanie z pośrednictwa środków komunikacji elektronicznej bowiem takie zapisy może wprowadzać jedynie umowa PSA (por. art. 30092 § 2 k.s.h.). Udział w walnym zgromadzeniu w tym trybie, obejmuje nie tylko akcjonariuszy ale również użytkowników i zastawników z prawem głosu, a także pełnomocników. W związku z luką prawną w KSH w zakresie wskazania kto ma uchwalić regulamin dotyczący szczegółowych zasad udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystania środków komunikacji elektronicznej na podstawie argumentu systemowego należy wykorzystać regulację prawną wskazaną w spółce akcyjnej, tj. art. 4065 § 3 zd. 1 k.s.h. W związku z tym, uchwalenie regulaminu w PSA należało będzie do rady nadzorczej (por. art. 30092 § 2 w zw. z art. 4065 § 3 zd. 1 k.s.h.). Dokonanie tej czynności może również odbyć się poprzez podjęcie uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czy też w trybie pisemnym.

Zgodnie z art. 30095 § 1 k.s.h. akcjonariusz może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy i wykonywania prawa głosu wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Spółka podejmuje odpowiednie, proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa (por. art. 30095 § 2 k.s.h.). Członek zarządu ani pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy (por. art. 30095 § 3 k.s.h.). Przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela (por. art. 30095 § 4 k.s.h.).

W dniu walnego zgromadzenia zarząd wykłada w miejscu odbycia walnego zgromadzenia akcjonariuszy listę uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu zgodnie z art. 30091 k.s.h. podpisaną przez zarząd, zawierającą nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich adresy do doręczeń albo adresy do doręczeń elektronicznych lub adresy poczty elektronicznej, liczbę, serie, numery i rodzaj akcji oraz liczbę przysługujących im głosów (por. art. 30093 § 1 k.s.h.).

Uprawniony może żądać przesłania mu listy uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, o której stanowi w § 1, nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana (por. art. 30093 § 2 k.s.h.). Tymczasem zgodnie z art. 30091 k.s.h. uprawnionym do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy jest osoba wpisana do rejestru akcjonariuszy (por. art. 30030 k.s.h.) w dniu przypadającym na trzy dni przed dniem walnego zgromadzenia.

W myśl art. 590 k.s.h. kto w celu umożliwienia bezprawnego głosowania na walnym zgromadzeniu lub bezprawnego wykonywania praw mniejszości: wystawia fałszywe zaświadczenie o złożeniu dokumentu akcji uprawniającej do głosowania lub fałszywe świadectwo rejestrowe (por. art. 590 pkt 1 k.s.h.), użycza innemu dokumentu akcji, która nie uprawnia jej właściciela do głosowania (por. art. 590 pkt 2 k.s.h.) – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Zgodnie z art. 591 pkt 1 k.s.h. kto przy głosowaniu na walnym zgromadzeniu lub wykonywaniu praw mniejszości posługuje się: fałszywym zaświadczeniem o złożeniu dokumentu akcji uprawniającej do głosowania lub fałszywym świadectwem rejestrowym (por. art. 591 pkt 1 k.s.h.), cudzym dokumentem akcji bez zgody właściciela (por. art. 591 pkt 2 k.s.h.), cudzym dokumentem akcji, która nie uprawnia jej właściciela do głosowania (por. art. 591 pkt 3 k.s.h.) – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

W myśl art. 5891 k.s.h. kto, będąc członkiem zarządu albo likwidatorem prostej spółki akcyjnej, dopuszcza do wydania przez spółkę dokumentów na akcje, warranty subskrypcyjne lub na inne tytuły uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 6 miesięcy.

Członek zarządu, który dopuszcza do wydania dokumentów akcji: 1) niedostatecznie opłaconych, 2) przed zarejestrowaniem spółki, 3) w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego – przed zarejestrowaniem podwyższenia–podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (por. art. 592 § 1 k.s.h.). Tej samej karze podlega ten, kto będąc uprawnionym samodzielnie lub łącznie z innymi osobami na podstawie ustawy lub statutu do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki akcyjnej albo spółki komandytowo-akcyjnej, dopuszcza do zarejestrowania akcji w rejestrze akcjonariuszy albo depozycie papierów wartościowych: 1) przed zarejestrowaniem spółki; 2) w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego – przed zarejestrowaniem podwyższenia (por. art. 592 § 2 k.s.h.). Zgodnie z art. 592 § 3 k.s.h. tej samej karze podlega członek zarządu, który dopuszcza do zarejestrowania akcji w rejestrze akcjonariuszy przed: 1) zarejestrowaniem prostej spółki akcyjnej; 2) wpisem do rejestru zmiany liczby akcji – w przypadku emisji nowych akcji prostej spółki akcyjnej.

Kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd: 1) nie składa sądowi rejestrowemu listy akcjonariuszy , 2) nie prowadzi księgi akcyjnej zgodnie z art. 341 § 1, albo dopuszcza do nieprowadzenia rejestru akcjonariuszy zgodnie z przepisami ustawy lub nierejestrowania akcji w depozycie papierów wartościowych, 3) nie zwołuje walnego zgromadzenia, 4) odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków, 5) nie przedstawia sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów, 6) nie ogłasza wzmianki o złożeniu opinii przez biegłego rewidenta w sądzie rejestrowym zgodnie z przepisem art. 312 § 7 – podlega grzywnie do 20 000 złotych (por. art. 594 § 1 k.s.h.).

Kto, będąc członkiem zarządu, dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie–podlega grzywnie w tej samej wysokości (por. art. 594 § 2 k.s.h.). Przepisy § 1 i § 2 stosuje się odpowiednio do likwidatorów (por. art. 594 § 3 k.s.h.). Grzywnę nakłada sąd rejestrowy (por. art. 594 § 4 k.s.h.).

Jak stanowi art. 595 § 1 k.s.h. kto, będąc członkiem zarządu spółki kapitałowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 30061 § 1 k.s.h. nie zawierają danych określonych w tych przepisach podlega grzywnie do 5000 złotych. W myśl art. 595 § 2 k.s.h. przepisy art. 594 § 3 i § 4 należy stosować odpowiednio. Jak stanowi art. 594 § 4 k.s.h. grzywnę nakłada sąd rejestrowy.