Musiał Krzysztof J., Przeglądanie akt sądowych

Przeglądanie akt sądowych

Procedura obrazuje czynności związane z przeglądaniem akt sądowych.

Możliwość przeglądania akt sprawy (a także uprawnienie do otrzymywania odpisów, kopii lub wyciągów z akt) jest jednym z podstawowych gwarantów rzetelnej procedury sądowej. Dostęp do akt umożliwia stronie m.in. przygotowanie wszelkich pism procesowych, umożliwia także przygotowanie do wystąpienia na rozprawie. Wreszcie, znajomość akt umożliwia w sposób faktyczny odniesienie się do zarzutów czy to przeciwnika procesowego, czy też do argumentacji sądu, jeżeli strona pragnie skorzystać ze środka zaskarżenia od danego rozstrzygnięcia. Obydwie strony powinny mieć taki sam dostęp do akt.

Do akt sprawy, w rozumieniu ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.) - dalej p.p.s.a., należy zaliczyć także całość akt administracyjnych, przekazanych wcześniej przez organ - wraz ze skargą i odpowiedzią na skargę, a także wszystkie inne akta dołączone do głównych akt sądowych (tytułem przykładu, załączniki do protokołów rozpraw).

Skoro bowiem dokumenty zebrane w tych aktach mają służyć sądowi administracyjnemu do oceny legalności zaskarżonego aktu lub czynności, to strona nie może być pozbawiona, zgodnie z zasadą jawności i rzetelnej procedury sądowej, prawa do poznania treści tych dokumentów. Konkluzja ta jest tym bardziej uzasadniona, jeżeli uwzględni się dodatkowo dwie okoliczności. Po pierwsze, akta sprawy administracyjnej dołączone do akt sądowych odgrywają podstawową rolę w kontroli zgodności z prawem zaskarżonego działania (aktu lub czynności) albo bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania (por. B. Adamiak, J. Borkowski, Metodyka pracy sędziego, Warszawa 2012, s. 56). Jest to logiczna konsekwencja zasady, że sąd administracyjny rozpoznaje sprawę w zakresie stanu faktycznego, który legł u podstaw wydania zaskarżonego aktu lub czynności. Podstawą do ustalenia rzeczonego stanu faktycznego są zaś dokumenty zgromadzone w aktach administracyjnych. Po drugie, wynikającą z art. 55 § 2 p.p.s.a. możliwość wydania wyroku na podstawie odpisu skargi ocenić należy jako rozwiązanie pozbawione praktycznego znaczenia (por. J.P. Tarno, Prawo o postępowaniu, Warszawa 2010, s. 83) - zob. R. Hauser, M. Wierzbowski (red.), Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, komentarz do art. 12a p.p.s.a., Legalis.

Z uprawnienia do przeglądania akt sprawy strona może skorzystać zarówno osobiście, jak i przez pełnomocnika.

Doniosłym problemem praktycznym jest pytanie, czy w tym przypadku pełnomocnikiem może być wyłącznie podmiot wymieniony w art. 35 p.p.s.a., który statuuje zamknięty katalog pełnomocników strony w postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Należy przyjąć, iż art. 35 p.p.s.a. wskazuje podmioty, które mogą dokonywać czynności procesowych zmierzających do wywołania określonych skutków procesowych w imieniu strony. Od strony funkcjonalnej i praktycznej należy zauważyć, iż przeglądanie akt nie należy do powyżej wskazanej grupy czynności; jest to jedynie czynność faktyczna niewpływająca na tok postępowania. Na tle podobnej regulacji zawartej w kodeksie postępowania cywilnego wypowiedział się Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z dnia 27 lutego 2008 r., III CZP 135/07, gdzie stwierdzono, iż nie ma także przeszkód, aby w celu uzyskania niezbędnych odpisów (kopii) strona posłużyła się inną osobą niż jej pełnomocnik, gdyż ustanowione w art. 87 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1550 z późn. zm.) ograniczenia podmiotowe nie dotyczą podejmowania działań czysto faktycznych, technicznych lub manipulacyjnych.

Zdaje się, iż sytuacja na gruncie p.p.s.a. powinna zostać potraktowana analogicznie.

Art. 12a § 4 p.p.s.a. gwarantuje prawo dostępu do akt stronom, nie wspominając przy tym o uczestnikach postępowania. Należy jednak przyjąć, iż ze względu na uprawnienia uczestników przewidziane w przepisach p.p.s.a., także inne podmioty mogą mieć prawo do dostępu do akt (w szczególności będzie to prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz Rzecznik Praw Dziecka działający jako uczestnicy postępowania). Potwierdza to przede wszystkim art. 12 p.p.s.a. stanowiący, iż ilekroć w ustawie mowa jest o stronie, rozumie się przez to również uczestnika postępowania.

W określonych przypadkach także inne podmioty mogą zostać dopuszczone do przeglądania akt. Zgodnie z § 21 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 września 2003 r. - Regulamin wewnętrznego urzędowania wojewódzkich sądów administracyjnych, Dz. U. Nr 169, poz. 1646), do obowiązków przewodniczącego wydziału orzeczniczego należy, między innymi, wyrażanie zgody na przejrzenie akt sprawy osobom niebędącym stroną w postępowaniu, które wykażą uzasadnioną potrzebę przejrzenia akt. Z regulacji tej można więc wywnioskować, iż w uzasadnionych przypadkach także osoby niezwiązane z danym postępowaniem mogą zostać dopuszczone do przejrzenia akt sprawy.