Wiktorowska Ewa, Przebieg negocjacji i zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki

Przebieg negocjacji i zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki

W sytuacji, gdy jednostka zamawiająca zweryfikuje możliwość zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, może wszcząć postępowanie poprzez wysłanie stosownego zaproszenia do negocjacji do wykonawcy, z którym planuje je prowadzić. Oczywiście niezbędnym elementem zaproszenia do negocjacji jest termin, w jakim powinny się odbyć, przy czym dla skutecznego ich odbycia dobrze jest, jeśli strony ustalą ten termin w trybie roboczym przed wysłaniem zaproszenia. Zamawiający powinien również upewnić się, czy wykonawca faktycznie jest zainteresowany realizacją zamówienia. Praktyka wskazuje na różne formy prowadzenia negocjacji - czy to spotkania z wykonawcą, czy też negocjacje w formie elektronicznej np. mailowej. Należy pamiętać, że bez względu na to, na jaką formę prowadzenia negocjacji zamawiający się zdecyduje, koniecznie musi powstać z tych negocjacji protokół.

Tryb zamówienia z wolnej ręki zaczyna się od zaproszenia wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje, do przystąpienia do nich.

Zamawiający wybiera wykonawcę w zależności od dyspozycji wynikającej z podstawy prawnej skorzystania z tego trybu, albo wedle swojego uznania, albo tego, który jest wskazany w przesłance np. zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p., gdzie zamawiający jest zobowiązany udzielić zamówienia dotychczasowemu wykonawcy zamówienia podstawowego.

Wraz z zaproszeniem do negocjacji, zamawiający przekazuje wykonawcy informacje na temat negocjacji, dotyczące w szczególności istotnych postanowień lub ogólnych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Ustawa p.z.p. nie określa czasu trwania negocjacji, tak więc zamawiający nie jest zobowiązany terminem, do którego powinien przeprowadzić negocjacje.

Negocjacje prowadzone są do momentu, gdy strony dojdą do ustalenia co do wszystkich postanowień umowy, które były przedmiotem negocjacji.

Negocjacje prowadzone z wykonawcą mogą, ale nie muszą, doprowadzić do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Gdy powyższe nie doprowadzi do zawarcia umowy, postępowanie prowadzone w tym trybie musi zostać unieważnione przez zamawiającego.