Krywan Tomasz, Prowadzenie ewidencji przebiegu jako warunek zaliczania do kosztów uzyskania przychodów całości kosztów używania samochodu osobowego

Prowadzenie ewidencji przebiegu jako warunek zaliczania do kosztów uzyskania przychodów całości kosztów używania samochodu osobowego

Procedura pozwala ustalić, czy prowadzenie ewidencji przebiegu stanowi w danym przypadku warunek zaliczania do kosztów uzyskania przychodów całości kosztów używania samochodu osobowego.

Z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) – dalej u.p.d.o.f., oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.) – dalej u.p.d.o.p., wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego (w przypadku ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – innego niż określony w art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f.) na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. W przypadkach takich koszty używania samochodów osobowych mogą być w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Najczęściej warunkiem tego jest jednak prowadzenie dla samochodów osobowych ewidencji przebiegu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) – dalej u.p.t.u. Jak bowiem stanowią art. 23 ust. 5f u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 5f u.p.d.o.p., w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 u.p.t.u., uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Nie jest tak jednak zawsze. Z art. 23 ust. 5g u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 5g u.p.d.o.p. wynika bowiem, że przepisów art. 23 ust. 5f u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 5f u.p.d.o.p. nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a u.p.t.u.

Na podstawie art. 86a ust. 5 pkt 1 u.p.t.u., warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. W przypadkach, gdy ma zastosowanie to wyłączenie, prowadzenie ewidencji przebiegu nie jest konieczne, aby móc zaliczać w całości koszty używania samochodów osobowych do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.