Leśnikowska-Marciniak Monika, Procedura wdrożenia systemu pomocy psychologicznej w firmie

Procedura wdrożenia systemu pomocy psychologicznej

W procedurze opisano, jak przygotować i wdrożyć system pomocy psychologicznej, której podstawą jest formalne stanowisko psychologa organizacyjnego. Procedura opisuje działania, u podstaw których leży założenie, że oprócz podstawowych funkcji pracowników działu personalnego, którzy również mogą być psychologami, istnieje konieczność wydzielenia stanowiska osoby zajmującej się kompleksowo doradztwem psychologicznym w różnych aspektach zarządzania. Podkreślony jest aspekt etyczny i obawy pracowników związane z psychologiem zatrudnionym wewnątrz organizacji. Działania opisane w procedurze są odniesione do korzyści biznesowych i powiązane z wytycznymi strategicznymi organizacji.

Całość podzielono na 4 główne kroki, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to: Przygotowanie wstępnych działań dotyczących systemu pomocy psychologicznej, Rozpoczęcie wdrażania programu, Pomoc psychologiczna – rozpoczęcie działań w poszczególnych obszarach, Modyfikacja i przegląd działań w zakresie pomocy psychologicznej.

W procedurze jest kilka przykładów praktycznych.

Celem procedury jest ukazanie etapów przygotowujących do zbudowania od podstaw systemu opieki/pomocy psychologicznej z uwzględnieniem potrzeb, specyfiki i możliwości, a także ograniczeń danej organizacji.

Niniejsza procedura jest przygotowana w oparciu o założenie, że funkcja psychologa firmowego jest wspierająca dla działu HR, choć nie powiela jego funkcji.

Odpowiedzialni:

Dyrektor (menedżer) HR lub kierownik personalny

Współpracujący:

Zarząd przedsiębiorstwa

Pracownicy działu controllingu/finansowego

Psycholog firmowy (od momentu zatrudnienia w firmie)

Kadra kierownicza różnych szczebli

Konsultant, ekspert zewnętrzny/psycholog (opcja)

Związek HR z psychologią jest bezdyskusyjny i powszechnie znany - nie jest żadną nowością praca setek psychologów w działach personalnych organizacji. Wiedza psychologiczna jest niezbędna w codziennym funkcjonowaniu osób, zajmujących się rekrutacją pracowników, ich późniejszym rozwojem i rozwiązywaniem codziennych problemów w zespołach. W praktyce stosunkowo rzadko jednak podchodzi się kompleksowo do działalności psychologów w firmach. W setkach organizacji psychologowie pracują jako specjaliści ds. rekrutacji, rozwoju czy komunikacji. Standardowo taki psycholog zatrudniony w organizacji ma do czynienia z rekrutacją, selekcją, motywowaniem, ocenianiem i podnoszeniem efektywności zatrudnionych pracowników. Nie jest to oczywiście złe, ale powoduje, że pracodawcy i pracownicy nie mogą skorzystać z całego wachlarza korzyści, które może dać zatrudnienie psychologa na stanowisku psychologa firmowego. Dlaczego warto o tym myśleć?

W USA stałą pomocą psychologiczną jest objętych ponad 60% zatrudnionych w dużych firmach. Psycholog pomaga w walce ze stresem, zajmuje się interwencją kryzysową, wpływa na poprawę stosunków interpersonalnych w firmie, pomaga kierownictwu komunikować się z pracownikami, lokalizuje źródła konfliktu i walczy z nimi, zajmuje się optymalizacją warunków pracy w celu podniesienia efektywności pracowników. Zakres działania psychologa pracy wciąż się poszerza wraz z coraz częstszym rozpoznawaniem nowych zagrożeń w pracy. Psycholog jest potrzebny w każdej większej firmie czy fabryce. Duże korporacje, w których od pracownika wymaga się ciągłej dyspozycji, zaangażowania i dobrych kontaktów z innymi, powinny stawiać na zdrowie psychiczne swoich pracowników. Znajomość różnic indywidualnych, występujących wśród ludzi, pozwoli psychologowi na ustalenie prawidłowej psychologicznej diagnozy poziomu rozwoju człowieka oraz na dobór odpowiednich metod działania wychowawczego.

Dokonania psychologów firmowych mogą z powodzeniem wpływać na postawy, zachowania i motywy, przejawiane w pracy i poza nią.

W niniejszej procedurze przedstawiono ideę zbudowania kompleksowego systemu pomocy/opieki psychologicznej w zakładzie pracy. Nie oznacza to bynajmniej pozbawienia działu HR wpływu na najbardziej „miękkie” sposoby oddziaływania na pracowników. Wręcz przeciwnie - można zadać pytanie: „Jeśli nie menedżer czy dział HR, to kto inny w firmie może być zainteresowany stworzeniem takiego systemu, umożliwieniem pracy psychologowi na różnych polach (nie tylko rekrutacji czy szkoleń), stworzeniem wśród pracowników poczucia, że pracodawca dba o ich psychikę, pomaga w problemach i kłopotach, nie tylko związanych z pracą?”. Dział HR może tylko zyskać dzięki stworzeniu takiego stanowiska. Co prawda taki psycholog pracę dla działu personalnego będzie wykonywać niejako dodatkowo (ale w zakresie swoich obowiązków), jednakże oficjalnie i praktycznie cały będzie „dla pracowników i dla kadry” - dzięki swojemu statusowi będzie mógł być postrzegany jako osoba w miarę niezależna i naprawdę pomocna.

W procedurze znalazło się miejsce dla konsultanta, eksperta zewnętrznego/psychologa. W tym miejscu niezbędne jest wyjaśnienie - chodzi o osobę z zewnątrz, mającą doświadczenie w pomocy psychologicznej dla pracowników zakładów pracy, mającą również doświadczanie w organizowaniu i przygotowywaniu takiej działalności, osobę, która może świadczyć wsparcie merytoryczne menedżerowi personalnemu – przynajmniej do momentu zatrudnienia konkretnego psychologa.

Konsultant zewnętrzny może przygotowywać różne elementy procedury czy samego programu, może uczestniczyć w rozmowach i dyskusjach z kadrą kierowniczą (i zarządem), może również pomagać w rekrutacji docelowego psychologa. Wsparcie konsultanta/psychologa jest w szczególności wskazane, jeżeli menedżer personalny nie ma wykształcenia psychologicznego, nie ma w firmie (w HR) osób z takich wykształceniem, a organizacja nie korzystała do tej pory z pomocy psychologicznej w kontekście pracy i zatrudnienia lub nie korzystała z żadnych narzędzi psychologicznych w procesach kadrowych.

W dzisiejszych, nowoczesnych organizacjach pomoc medyczna czy socjalna stały się oczywiste, podczas gdy wsparcie psychologiczne jest wciąż w Polsce mało rozpowszechnione. Dzieje się tak, ponieważ zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, mając wątpliwości i obawy, przekazują standardowe komunikaty typu: „w trudnych sytuacjach trzeba się wziąć w garść”, „zawsze można dać sobie radę samemu”, „nie należy okazywać słabości”, „konkretne zadania i dyscyplina rozwiązują problemy”. Padają również pytania: „czy pomoc specjalisty warta jest poświęconego czasu i pieniędzy?”, „czy inwestycja w aranżowanie pomocy w firmie zwróci się?”, „czy pracownicy nie będą wykorzystywali pozornych dolegliwości do unikania obowiązków?”. Odpowiedzi na te pytania mogą być tylko twierdzące.

Ponadto, obawę budzi przede wszystkim kwestia bezstronności zakładowego psychologa. Trzeba jednoznacznie podkreślić, iż nie musi (wręcz nie może) być on szpiegiem zarządu, który informuje zwierzchników o najskrytszych problemach pracowników, ale raczej sojusznikiem pracowników radzącym im, jak zmagać się z trudnymi wyzwaniami firmowej codzienności. Dość powszechnie uważa się, że gdy psycholog jest zatrudniany właśnie przez zarządy firm, staje się niejako ich przedstawicielem. Nierzadko w różnego rodzaju badaniach w firmie stosuje się hasła typu „przeszeregowania” czy „reorganizacje”, a tak naprawdę opinia psychologa ma uzasadnić zwolnienie pracowników. Tego rodzaju podejście trzeba uznać z niedopuszczalne i patologiczne. Psychologa obowiązuje zachowanie tajemnicy zawodowej. Psycholog zakładowy w tym kontekście pełni odpowiedzialną, uczciwą i profesjonalną służbę, dzięki której częściowo przynajmniej wyręcza kierownictwo i kadrę nadzoru pracowniczego w udzielaniu pomocy pracownikom z najróżniejszymi problemami psychologicznymi, rodzinnymi, osobistymi i życiowymi. Dzięki temu pracownik może z kimś szczerze porozmawiać o swoich kłopotach, a co ważniejsze, może uzyskać kompetentną wskazówkę. Pracownik znajduje w nim opiekuna i sojusznika, a dyrekcja zakładu - specjalistę, pomagającego przywrócić osobie, zaniedbującej się w pracy, pełną sprawność umysłową i psychiczną, entuzjazm do pracy, odpowiedzialność i zdolność do spełniania wymaganych zadań. Należy tu wspomnieć o zapisie w kodeksie etycznym zawodu psychologa, który brzmi następująco: „Gdy w swoich czynnościach zawodowych psycholog zostanie uwikłany w konflikt interesów, zarówno między osobami, jak i między osobami i instytucją, postępuje tak, aby nie spowodować szkody dla którejkolwiek z zainteresowanych stron. Jeśli w grę wchodzi konflikt między interesami osoby i instytucji, psycholog zachowuje bezstronność”.

Warto prześledzić jak rozwijała się pomoc psychologiczna. Początkowo psycholog w miejscu pracy zajmował się określeniem predyspozycji danej osoby w dziedzinie zawodowej. Polegało to na przeprowadzeniu serii testów, mających za zadanie wyłonić najważniejsze cechy badanego, które predysponują go do danego zawodu. Testy również wskazywały jaki charakter ma badany, jakiej pracy wykonywać nie powinien, czy które cechy dyskwalifikują go w danej dziedzinie. Z czasem zakres działania psychologa pracy rozszerzył się, a powyższy sposób diagnostyki utrzymuje się w urzędach pracy i finansowanych przez rząd poradniach, ale trafił też do dużych korporacji, które stawiają na rozwój jednostki jako siłę firmy. Ta druga wersja zazwyczaj ogranicza się do przedstawienia możliwości na rynku pracy, kursów specjalistycznych i ogólnych wymagań stawianych w poszczególnych sektorach gospodarki.

Obecnie psycholog pracy pomaga również w walce ze stresem, wpływa na poprawę stosunków interpersonalnych w firmie, pomaga kierownictwu komunikować się z pracownikami, lokalizuje źródła konfliktu i walczy z nimi, zajmuje się optymalizacją warunków pracy w celu podniesienia efektywności pracowników. Zakres działania psychologa wciąż się poszerza wraz z coraz częstszym rozpoznawaniem nowych zagrożeń w pracy. Kolejnym etapem współpracy z psychologiem jest rozwiązywanie konfliktów na gruncie zawodowym i pomaganie w radzeniu sobie ze stresem. Umożliwienie pracownikom kontaktów z psychologiem dobrze wpływa na rozwój w pracy, podejście pracowników do kierownictwa, daje możliwość radzenia sobie z trudnościami w murach firmy, bez konieczności zanoszenia stresów do domu, czy popadania w konflikty z kierownictwem czy współpracownikami. Psycholog działa również w grupie. Doradza menedżerom wybory liderów, a w przypadku zaistnienia konfliktów z pozoru nie do rozwiązania, przeprowadza sesje i wskazuje wyjście lub drogę do osiągnięcia porozumienia.

Warsztaty psychologiczne to nie tylko zajęcia kierowane do osób, które odczuwają różnego rodzaju trudności lub chcą przyjrzeć się swoim problemom, ale również dla tych, którym zależy na samorozwoju, osób, które chcą nabyć konkretnych, miękkich umiejętności i rozwinąć swoje kompetencje.

Szczególną formą spotkań grupowych, jakie organizują trenerzy i psychoterapeuci, są warsztaty psychologiczne dla menedżerów, podczas których uczestnicy mają możliwość przyjrzenia się swoim stylom zarządzania, sposobom kierowania, wpływania na ludzi i własny zespół oraz wzmocnienia pozytywnych cech i uświadomienia sobie, a przy tym skorygowania popełnianych błędów. Tego typu warsztaty psychologiczne, prowadzone są przez osoby, mające doświadczenie w roli trenerów, a jednocześnie posiadające psychologiczne podstawy do tego, by wkraczać w obszary nie tylko twardych umiejętności, ale też cech, czy nastawień ukrytych w podświadomości uczestniczących w szkoleniu menedżerów.

Wiele osób, piastujących wysokie i odpowiedzialne funkcje w swoich firmach, widzi potrzebę uczestnictwa w formie rozwoju, jaką są warsztaty psychologiczne. Dzięki temu, mogą usprawniać swoje style zarządzania, poprawiać komunikację, stawać się bardziej świadomymi i efektywniej pracującymi kierownikami.

Działalność psychologa firmowego może być prowadzona również w ramach Employees Assistance Program (EAP), który w naszym kraju określany jest jako Program Wspierania Pracowników. Program ten to bezpłatne poradnictwo w zakresie najrozmaitszych, poważnie trapiących pracowników problemów. Poradnictwo to jest oferowane i opłacane przez firmę i generalnie nakierowane jest na szybkie rozwiązanie problemu. Dzięki odpowiedniej interwencji, pracownik może uzyskać fachową pomoc, do której sam być może długo by jeszcze nie trafił. Może uzyskać poprawę funkcjonowania nie tylko w obszarze zawodowym - co jest motywem pomagania ze strony firmy, ale też w obszarze spraw osobistych. Jeśli zachodzi taka potrzeba, pracownik może uzyskać natychmiastową pomoc w sytuacji kryzysowej. Często istnieje też możliwość objęcia pomocą członków rodziny. Ponadto stale dostępna jest dla wszystkich pracowników edukacja w zakresie zdrowia i zapobiegania przewlekłemu stresowi.

System pomocy/opieki psychologicznej powinien służyć obu tym stronom - pracownikowi i organizacji. Nie może przynosić korzyści jednej stronie, z pominięciem drugiej. Psychologia jest tutaj narzędziem. Jeśli metody i narzędzia są wykorzystywane w sposób niewłaściwy przez kadrę zarządzającą lub gdy pracownicy nie rozumieją i nie akceptują pewnych rozwiązań, to wiedza ta może przynieść więcej szkody niż pożytku. Właściwe wykorzystanie tego środka przez kompetentną kadrę kierowniczą i pracowników przyniesie korzyści wszystkim.