Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika - OpenLEX

Bielak Edyta, Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika

Procedury
Status: Nieaktualna
Wersja od: 1 maja 2013 r. do: 3 maja 2019 r.
Autorzy:

Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika

Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika

Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika

Pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie ma prawo żądać określonych danych osobowych: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca ma prawo żądać ponadto udokumentowania wskazanych w tym przepisie danych osobowych.

Pozyskiwanie danych osobowych kandydata i pracownika kandydat kandydat udostępnienie danych pracodawca pracodawca żądanie danych osobowych pracownika przetwarzanie danych upoważnienie do przetwarzania danych utworzenie zbioru danych osobowych żądanie danych osobowych kandydata analiza danych decyzja o zatrudnieniu zawarcie umowy o pracę

Krok: żądanie danych osobowych kandydata

Pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie ma prawo żądać określonych danych osobowych: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca ma prawa żądać ponadto udokumentowania wskazanych w tym przepisie danych osobowych. Oznacza to, że ustawowy katalog danych ma charakter zamknięty, a art. 221 § 1 k.p. określa zakaz żądania dodatkowych danych osobowych. Wyjątkiem jest sytuacja wskazana w art. 221 § 4 k.p., gdy obowiązek podania innych danych wynika z przepisów prawa. Pracodawca musi mieć prawo uzyskania od pracownika tych danych osobowych, które dotyczą warunków pracy i są niezbędne do zatrudnienia na danym stanowisku, np. kobieta ubiegająca się o pracę na stanowisku zabronionym kobietom w ciąży może być zobowiązana do wykazania, że nie jest w ciąży. Podobnie w służbie publicznej, jeśli pragmatyki służbowe wymagają np. posiadania obywatelstwa polskiego, zdolności do czynności prawnych czy korzystania z pełni praw publicznych.

Zgodnie art. 23 ust. 1 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in., gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną, lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Gromadzenie określonych danych osobowych w zakresie zatrudnienia może odpowiadać jednej lub kilku z tych przesłanek.

Krok: udostępnienie danych

Kandydat do pracy ma faktyczny obowiązek ujawnienia danych, gdy chce podjąć zatrudnienie. W odniesieniu natomiast do pracowników obowiązek udostępnienia danych wynika z charakteru stosunku pracy. Prawo żądania określonych danych oznacza możliwość odmowy udzielania tych informacji przez kandydata. Należy również uznać, że osoby te mają prawo do kłamstwa w zakresie tych danych osobowych, których nie mają obowiązku ujawniać, np. faktu ciąży. Przepis art. 221 k.p. nie wyklucza dobrowolnego ujawnienia innych, dodatkowych informacji przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.

Na podstawie art. 221 § 3 k.p. udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Dane osobowe mogą być ujawniane w formie kwestionariusza osobowego, życiorysu zawodowego, listu motywacyjnego.