Wiktorowska Ewa, Powołanie komisji przetargowej

Powołanie komisji przetargowej

Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także, jeżeli zaistnieją okoliczności przewidziane w ustawie – Prawo zamówień publicznych, występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. Kierownik zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej dokonanie innych, niż wymienione wyżej, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.

Powołanie komisji przetargowej determinuje prawidłowość przebiegu procedury. Skład komisji przetargowej należy dobrać w taki sposób, by wszystkie czynności w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone poprawnie pod względem prawnym i sprawnie. Dobór członków komisji przetargowej powinien również zagwarantować rzetelne badanie i ocenę złożonych ofert, a osoby do niej powołane powinny mieć odpowiedni poziom wiedzy specjalistycznej i być dyspozycyjne. Powołanie członków komisji przetargowej powinno zostać dokonane w formie, w jakiej zgodnie ze szczególnymi przepisami dotyczącymi zamawiającego, podejmuje on swoje działania np. w formie decyzji, zarządzenia, uchwały itp.

Nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych z dnia 22 czerwca 2016 r. wprowadziła dodatkowe obowiązki dla niektórych wskazanych przez kierownika zamawiającego członków komisji przetargowych, którzy prowadzili postępowania o udzielenie zamówienia na roboty budowlane lub usługi, których wartość każdorazowo jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość 1.000.000 euro. Nowela usankcjonowała funkcjonującą wśród wielu jednostek zamawiających praktykę, zgodnie z którą część członków komisji przetargowych zobligowana była prowadzić nadzór nad realizacją udzielonego zamówienia. Powoływany przez zamawiającego zespół działać powinien odnośnie jednego lub większej liczby powiązanych ze sobą zamówień. Ze względu na oblig wynikający z art. 20a ust. 3 p.z.p., który nakazuje, aby co najmniej 2 członków zespołu było powoływanych każdorazowo do konkretnej komisji przetargowej delegowanej do danego postępowania, wydaje się, że liczba jego członków powinna być większa po to, aby umożliwić jak najsprawniejsze działanie poszczególnych komisji przetargowych.

Wybór wykonawcy wymaga powołania zespołu osób posiadających wiedzę i kwalifikacje w zakresie prawnym, ekonomicznym i technicznym, które samodzielnie lub z pomocą biegłych będą potrafiły wybrać najkorzystniejszą ofertę. W zależności od wartości zamówienia kierownik zamawiającego musi powołać w tym celu komisję przetargową lub wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wybór wykonawcy. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

Kierownik zamawiającego powołuje komisję przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p. W przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość 1.000.000 euro do komisji przetargowej powoływanych jest co najmniej dwóch członków zespołu, o którym mowa w art. 20a p.z.p.(obowiązek dotyczy postępowań wszczętych 6 miesięcy po implementacji dyrektyw).

Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na tej podstawie, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową.

Przy powoływaniu komisji przetargowej kierownik zamawiającego ma dużą swobodę w działaniu, gdyż oprócz powołanej komisji obligatoryjnej może także powołać komisję incydentalną, a nawet kilka komisji incydentalnych. Zależy to od usprawiedliwionych potrzeb zamawiającego. Jeżeli chodzi o moment powołania komisji przetargowej, to przepis art. 19 p.z.p. nie krępuje kierownika zamawiającego wprowadzeniem sztywnego terminu w tym zakresie.

W ramach struktury organizacyjnej zamawiającego może istnieć kilka samodzielnych komisji przetargowych, niemniej jednak z istoty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wynika, że do przeprowadzenia jednego postępowania nie jest dopuszczalne powołanie kilku komisji przetargowych.

Żaden przepis nie reguluje terminu powołania komisji przetargowej. Należy więc go ustalać każdorazowo, w zależności od zadań przydzielanych jej do wykonania. Komisja przetargowa powinna być powołana najpóźniej przed otwarciem ofert, tak aby ta pierwsza publiczna czynność została przez nią wykonana, a wykonawcy mogli poznać skład osób występujących po stronie zamawiającego.

Powołanie komisji przetargowej, nawet o stałym charakterze, nie zwalnia kierownika od odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości powstałe w toku postępowania o udzielenia zamówienia publicznego. To kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty, zatwierdzając propozycje komisji przetargowej, co do której nie jest bezwzględnie merytorycznie związany. Kierownik bowiem musi sprawdzić zasadność propozycji komisji, sprawdzić jej przesłanki, a przede wszystkim poddać kontroli ocenę ofert przetargowych, przeprowadzoną uprzednio przez komisję przetargową, uzasadniającą określony wybór najkorzystniejszej oferty. Zatem to kierownik, a nie komisja przetargowa ponosi odpowiedzialność za prawidłowość i trafność powyższego wyboru i podpisuje w imieniu jednostki umowę z wybranym kontrahentem (zob. orzeczenie Regionalnej Komisji Orzekającej z dnia 30 stycznia 2006 r., RIO-IV-R-13/05-K-10/05).