Marciniak Jarosław, Opracowanie i wdrożenie procesu adaptacji pracowników w przedsiębiorstwie

Opracowanie i wdrożenie procesu adaptacji pracowników w przedsiębiorstwie

W procedurze opisano, jak opracować oraz wdrożyć wystandaryzowany i sformalizowany proces adaptacji nowych pracowników. Adaptacja jest ukazana jako część procesu pozyskiwania pracownika, następująca po rekrutacji, selekcji i zatrudnieniu. W procedurze podkreślona jest konieczność rozłożenia odpowiedzialności za proces adaptacji pomiędzy wiele grup pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem roli przełożonych. W procedurze podkreślona jest również waga rozmowy podsumowującej adaptację i rola informacji zwrotnej. W tym zakresie procedura została wzbogacona we wskazówki dla bezpośredniego przełożonego dotyczące rozmowy na zakończenie programu adaptacji. Całość podzielono na 6 głównych kroków, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to: Przygotowanie założeń i opracowanie programu adaptacyjnego, Wdrożenie programu adaptacji, Wprowadzenie do firmy nowych pracowników, Pozyskanie pierwszej informacji zwrotnej na temat wykonywanych zadań, Zamknięcie procesu adaptacji i jego ocena, Przejście do działań integracyjnych i rozwojowych. W procedurze dołączonych jest 6 przykładów praktycznych obrazujących dokumenty wspomagające proces adaptacji.

Odpowiedzialni:

Zarząd

Dyrektor (menedżer) HR

Współpracujący:

Menedżerowie poszczególnych struktur przedsiębiorstwa

Pracownicy działu personalnego

Zakończenie procedury rekrutacji i doboru oraz wynikający z niej fakt zatrudnienia nowego pracownika nie oznacza rezygnacji z obowiązku podejmowania specjalnych działań. Dalej trwa pozyskiwanie pracownika dla organizacji. Kiedy zatrudnimy nową osobę, w pierwszych tygodniach powinno nastąpić przekazanie zarówno ogólnych, jak i szczegółowych informacji o pracy i regułach funkcjonowania w firmie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych błędów - wynikających np. z jednej strony z niedoinformowania, z drugiej strony z nawyków przeniesionych z poprzednich miejsc pracy.

Należy podkreślić, że o ile cała rekrutacja, często długotrwała, skomplikowana oraz kosztowna, była związana z aktywnym uczestnictwem kandydatów, prezentacją ich kwalifikacji, umiejętności, doświadczeń i postaw, to adaptacja zawodowa jest procesem, w którym większe zaangażowanie występuje po stronie pracodawcy.

Prowadzenie merytorycznych działań wobec przyjętych pracowników jest szczególnie istotne, gdyż w wielu firmach duża część nowo zatrudnianych to ludzie młodzi i bardzo młodzi, pozbawieni odpowiednich nawyków, nieznających standardów, a nawet pewnych (niestety!), właściwych form zachowań. Są to nierzadko osoby, dla których jest to pierwsza lub druga praca. Działania pracodawcy powinny się również odnosić do norm dotyczących relacji międzyludzkich - charakterystycznych nie tylko dla pracowników nowoczesnej organizacji. Nieprzekazywanie ich sprzyja obojętności, bierności, co prędzej czy później powoduje spadek efektywności pracownika - szczególnie może to mieć miejsce w odniesieniu do osób, dla których jest to pierwsza praca. Dotyczyć to może również firm, w których nieco słabszy jest nadzór nad pracownikami i nie są wypracowane i praktykowane mechanizmy kontrolne (np. nieformalne lub sformalizowane oceny pracy). Rolą pracodawcy jest więc swoista edukacja tych pracowników. Aby działania te mogły zakończyć się sukcesem, niezbędne jest dokładne poznanie nowych pracowników, sprawdzenie indywidualnych doświadczeń, oczekiwań i preferencji. Dlatego więc cała adaptacja powinna być procesem realizowanym z dużą odpowiedzialnością i zaangażowaniem.

Wprowadzanie do firmy i wdrażanie do pracy nowych pracowników wymaga stworzenia i zastosowania w praktyce określonej procedury, pewnego systemu, który funkcjonuje ciągle i niejako „automatycznie”. Nie można natomiast menedżerom narzucić programu adaptacji „odgórnie”. Przedsięwzięcie to powinno być w pełni uzgodnione, a potrzeba jego stałego prowadzenia uzasadniona i w pełni rozumiana.

Problematyczna i często dyskusyjna jest kwestia jak długo ma trwać cała procedura związana z wdrażaniem pracowników. Czy mają to być tygodnie, miesiące czy też np. dłuższy okres - jednego roku? Praktyka wielu firm pokazuje, że im proces adaptacji jest krótszy, tym szybciej pojawiają się szanse na osiągnięcie efektywności na nowym stanowisku. W wielu przedsiębiorstwach proces adaptacji powiązany jest z okresem próbnym lub umową na czas określony, która obowiązuje nowego pracownika, ale niezależnie od tych prawnych ograniczeń, optymalny czas procesu adaptacji nie powinien być zbyt długi, mierzony raczej w tygodniach niż w miesiącach. Zawarcie większości prac adaptacyjnych w stosunkowo krótkim okresie powinno mieć miejsce między innymi dlatego, że dla nowego pracownika okres ten (w zupełnie nowym środowisku) jest bardzo trudny i wszelkie przedsięwzięcia mogą wpłynąć na postrzeganie otoczenia albo jako przyjaznego i umożliwiającego dalszy rozwój albo jako obojętnego i niedającego szans na realizację ambicji zawodowych.