Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 czerwca 2017 r.
Autorzy:

Odmowa udostępnienia informacji publicznej na wniosek

Odmowa udostępnienia informacji publicznej na wniosek

Odmowa udostępnienia informacji publicznej na wniosek

Jednym z trybów udostępniania informacji publicznej jest jej udostępnianie na wniosek. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej może złożyć każdy, jego przekazanie nie nakłada jednak na adresata obowiązku automatycznego udzielenia informacji publicznej. Jest to możliwe dopiero po weryfikacji, że w danym przypadku spełniono zakres podmiotowy i przedmiotowy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w tym w odniesieniu do wnioskowego trybu udostępnienia informacji, a jeśli tak, konieczna jest dodatkowo analiza występowania ustawowych przesłanek ograniczenia dostępu do informacji publicznej.

Jeżeli w danym przypadku mają zastosowanie przepisy u.d.i.p. dotyczące udzielania informacji na wniosek, a jednocześnie nie występują przesłanki ograniczenia dostępu do informacji publicznej, o których mowa w art. 5 ust. 12 i 2a u.d.i.p., i żądana informacja nie jest informacją przetworzoną (lub jej udzielenie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego), podmiot zobowiązany udostępnia informację publiczną. Następuje to w formie czynności materialno-technicznej zgodnie z art. 1012 u.d.i.p. Odmowa udostępnienia informacji publicznej ze względu na jedną z przesłanek ograniczających jawność (ochrona informacji niejawnych, informacji o postępowaniu restrukturyzacyjnym przed jego zakończeniem i innych tajemnic ustawowo chronionych, tajemnica przedsiębiorcy, prawo do prywatności) bądź odmowa udostępnienia informacji przetworzonej, jeżeli za jej udostępnieniem nie przemawia szczególnie istotny interes publiczny, wymaga natomiast zastosowania formy decyzji, do której stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (por. art. 1617 w zw. z art. 5 u.d.i.p.).

W przypadku postępowania wszczynanego na wniosek mamy zatem do czynienia w istocie z dwoma postępowaniami o różnym charakterze i dwiema sprawami administracyjnymi. Pierwsze z nich dotyczy udzielenia informacji publicznej, tj. dokonania czynności materialno-technicznej i nie toczy się w trybie k.p.a., a u.d.i.p. reguluje tylko niektóre jego aspekty (np. formę wniosku, termin, opłaty). Drugie zaś jest postępowaniem w sprawie odmowy udostępnienia informacji prowadzonym w trybie k.p.a., które kończy się decyzją administracyjną (por. M. Jaśkowska, Dostęp do informacji publicznych w świetle orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, Toruń 2002, s. 59–60).

Krok: wszczęcie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji

Prowadzenie postępowania w kierunku odmowy udostępnienia informacji publicznej (czy to z powodu przetworzonego charakteru informacji publicznej czy ze względu na ustawowe przesłanki ograniczenia jawności, o których mowa w art. 5 u.d.i.p.), wymaga uprzedniego wszczęcia postępowania w tym przedmiocie. Do tego postępowania stosuje się przepisy k.p.a. o postępowaniu jurysdykcyjnym, co sprawia, iż podmiot zobowiązany związany jest zasadami ogólnymi postępowania administracyjnego i innymi regulacjami określającymi przebieg postępowania administracyjnego, jak i jego zakończenie. Wnioskodawca staje się stroną postępowania administracyjnego, która powinna mieć zdolność do czynności prawnych, a w przypadku jej braku działać przez swojego ustawowego przedstawiciela. Strona może również działać przez pełnomocnika (por. art. 28–3032 k.p.a.). Przepisy kodeksowe stosowane są odpowiednio także przez podmioty zobowiązane niebędące organami władzy publicznej (art. 17 w zw. z art. 16 u.d.i.p.).

Krok: badanie realizacji wymagań formalnych wniosku jako podania

Wszczęcie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji publicznej wymaga w pierwszej kolejności dokonania oceny formalnej wniosku o udostępnienie informacji publicznej w świetle realizacji wymagań określonych w art. 63 k.p.a. względem podań. Na tym etapie konieczne jest zatem zbadanie m.in. czy wniosek został prawidłowo podpisany, a jeżeli został złożony w formie elektronicznej, czy został prawidłowo uwierzytelniony za pomocą mechanizmów, do których odsyła art. 63 § 3a k.p.a. (m.in. poprzez profil zaufany e-puap albo z zastosowaniem podpisu elektronicznego kwalifikowanego).

Krok: czy wniosek spełnia wymagania podania?

Niespełnianie przez wniosek o udostępnienie informacji publicznej wymagań podania wymaga zainicjowania przez podmiot zobowiązany trybu wezwania do usunięcia braków podania, który został uregulowany w art. 64 k.p.a.

Krok: wezwanie do usunięcia braków podania

Podmiot zobowiązany wzywa wnioskodawcę do usunięcia braków podania stanowiącego wniosek o udostępnienie informacji publicznej w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni od doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia tego podania bez rozpoznania.

Krok: odebranie wezwania

Od doręczenia wezwania wnioskodawcy zaczyna biec termin do usunięcia braków wniosku o udostępnienie informacji publicznej.

Krok: czy usunięto braki podania w terminie?

Jeżeli braki podania usunięto w terminie, podmiot zobowiązany przechodzi do postępowania wyjaśniającego dotyczącego przetworzonego charakteru żądanej informacji publicznej.

Krok: pozostawienie wniosku bez rozpoznania

Jeżeli braków podania nie usunięto w terminie wniosek o udostępnienie informacji publicznej pozostawia się bez rozpoznania, co oznacza, iż nie wydaje się żadnej decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej.

Krok: czy wniosek dotyczy informacji przetworzonej?

Po fazie czynności wstępnych związanych m.in. z oceną prawidłowości wniesionego podania podmiot zobowiązany przeprowadza postępowanie wyjaśniające, w którym w pierwszej kolejności bada kwestię ewentualnego przetworzonego charakteru żądanej informacji publicznej. Jeżeli żądana informacja nie ma przetworzonego charakteru podmiot zobowiązany przystępuje do zbadania występowania ustawowych przesłanek ograniczenia jawności, o których mowa w art. 5 u.d.i.p. Jeżeli natomiast żądana informacja ma charakter przetworzony, konieczne jest ustalenie w sposób obiektywny, czy za jej udzieleniem przemawia szczególnie istotny interes publiczny.

Krok: badanie przesłanek udostępnienia informacji przetworzonej

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji przetworzonej jedynie w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego. Dlatego podmiot rozpatrujący wniosek dotyczący informacji przetworzonej musi dokonać oceny, czy taki kwalifikowany interes publiczny przemawia w konkretnym przypadku za udzieleniem informacji publicznej. W toku postępowania może być stosowana mediacja. Brak przesłanki udostępnienia informacji przetworzonej skutkuje wydaniem decyzji o odmowie jej udostępnienia.

Krok: badanie przesłanek odmowy udostępnienia informacji publicznej

Jeżeli żądana informacja nie ma przetworzonego charakteru albo ma taki charakter, lecz za jej udostępnieniem przemawia szczególnie istotny interes publiczny, przed udzieleniem informacji publicznej, organ musi zbadać, czy względem żądanych informacji nie mają zastosowania przesłanki ograniczenia jawności. W świetle art. 61 ust. 3 Konstytucji ograniczenie prawa do informacji może nastąpić wyłącznie ze względu na określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa. Przesłanki te (ochrona informacji niejawnych, informacji dotyczących przymusowej restrukturyzacji przed jej zakończeniem, innych tajemnic ustawowo chronionych, tajemnica przedsiębiorcy, ochrona prywatności) określono w art. 5 ust. 1, 2 i 2a u.d.i.p. Ograniczenia jawności nie mogą być interpretowane rozszerzająco, a podmiot zobowiązany powinien przeanalizować ewentualne występowanie materialnych i formalnych elementów (w tym wyłączeń ochrony) składających się na dane ograniczenie jawności (szerzej: M. Jaśkowska, Materialne i formalne przesłanki tajemnic publicznoprawnych [w:] Jawność i jej ograniczenia, G. Szpor (red.), t. IV - Znaczenie orzecznictwa, M. Jaśkowska (red.), Warszawa 2014, s. 2 i n.). W toku postępowania może być stosowana mediacja.

Ustalenie w postępowaniu wyjaśniającym występowania danej przesłanki odmowy udostępnienia informacji publicznej uzasadnia wydanie decyzji odmownej w tym przedmiocie. Jeżeli jednak ochrona prawa do prywatności (danych osobowych) bądź tajemnicy przedsiębiorcy może być zapewniona przez zabieg anonimizacji dokumentu, podmiot zobowiązany kierując się konstytucyjną zasadą proporcjonalności powinien udostępnić dokument w formie zanonimizowanej, a nie wydać decyzję o odmowie udzielenia informacji, chyba że wniosek wprost dotyczył udostępnienia niezanonimizowanych dokumentów. (Por. M. Wilbrandt-Gotowicz, Prywatność osoby fizycznej jako ograniczenie jawności informacji publicznej (w świetle orzecznictwa sądów administracyjnych) [w:] Jawność i jej ograniczenia, G. Szpor (red.), t. IV - Znaczenie orzecznictwa, M. Jaśkowska (red.), Warszawa 2014, s. 166 i n.).

Krok: wydanie decyzji o odmowie udostępnienia informacji

Podmiot zobowiązany wydaje decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej w dwóch sytuacjach: po pierwsze, gdy żądana informacja ma charakter przetworzony, a jej udzielenie nie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego; po drugie zaś, gdy prawo do informacji podlega ograniczeniu zgodnie z art. 5 ust. 1, 2 i 2a u.d.i.p. Do decyzji w tym przedmiocie stosuje się przepisy k.p.a., z zastrzeżeniem, że odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni, a uzasadnienie decyzji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra (prywatność, tajemnicę przedsiębiorcy), wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji (por. art. 16 u.d.i.p.). Powyższe regulacje stosuje się odpowiednio do rozstrzygnięć podmiotów obowiązanych nie będących organami władzy publicznej, przy czym zamiast odwołania, wnioskodawcy przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenia sprawy (por. art. 17 u.d.i.p.), który w świetle art. 52 § 3 p.p.s.a. ma obecnie charakter fakultatywny przed wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. W sprawach odmowy dostępu do informacji publicznej nie stosuje się przepisów k.p.a. o milczącym załatwieniu sprawy (art. 122a-122g k.p.a.).

Krok: doręczenie decyzji

Decyzje administracyjne wydawane w związku z rozpoznaniem wniosku o udostępnienie informacji publicznej podlegają doręczeniu zgodnie z przepisami k.p.a.

Krok: umorzenie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia informacji

W wyniku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego przetworzonego charakteru żądanej informacji (niekiedy również oceny interesu publicznego przemawiającego za udostępnienie tej informacji) oraz występowania ustawowych ograniczeń jawności, podmiot zobowiązany może dojść do wniosku (także w następstwie mediacji ze stroną), iż brak jest przesłanek do wydania decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej. Ponieważ postępowanie w tym przedmiocie zostało uprzednio wszczęte z urzędu, kontynuacja rozpoznania wniosku zmierzającego do udostępnienia informacji publicznej wymaga w świetle art. 105 k.p.a. uprzedniego umorzenia postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej. Tego typu decyzja powinna być doręczana stronom zwłaszcza w sytuacji, gdy w toku postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji dochodziło do wymiany pism między stroną i podmiotem zobowiązanym ze względu na spór np. co do przetworzonego charakteru żądanej informacji czy co do występowania przesłanki odmowy. Jeżeli natomiast strona nie miała świadomości, że organ rozważał wydanie decyzji odmownej, umorzenie postępowania w tym przedmiocie najczęściej nie będzie zauważalne dla wnioskodawcy, a rozpatrzenie wniosku zakończy się udostępnieniem informacji, jeżeli organ będzie miał techniczne możliwości udzielenia informacji w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, a wniosek nie zostanie wycofany lub zmieniony w następstwie ewentualnego powiadomienia o wysokości opłaty związanej z dodatkowymi kosztami udostępnienia informacji publicznej (por. art. 14 i 15 u.d.i.p.)

Krok: odebranie decyzji

Od momentu doręczenia wnioskodawcy decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej zaczyna biec termin do wniesienia odwołania (wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy).

Krok: kontynuacja postępowania w sprawie udostępnienia informacji

Jeżeli brak jest przesłanek do wszczęcia postępowania w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej lub postępowanie takie zostało już umorzone, podmiot zobowiązany kontynuuje rozpoznanie wniosku w kierunku udostępnienia informacji publicznej.