Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 czerwca 2017 r.
Autorzy:

Obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym

Obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym

Obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym

W nauce prawa wyróżnia się wiele systemów klasyfikacji terminów. Wśród nich najistotniejszy jest podział na terminy prawa materialnego i terminy prawa procesowego. Terminem materialnym jest „okres, w którym może nastąpić ukształtowanie praw lub obowiązków jednostki w ramach administracyjnoprawnego stosunku materialnego” (por. B. Adamiak (w:) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, B. Adamiak, J. Borkowski, Warszawa 2011, s. 275). Terminem procesowym jest „okres do dokonania czynności procesowej przez podmioty postępowania lub uczestników postępowania” (por. B. Adamiak (w:) Kodeks postępowania…, s. 275). O ile uchybienie terminowi prawa materialnego wywołuje skutek w postaci wygaśnięcia praw lub obowiązków ze sfery prawa materialnego, o tyle uchybienie terminowi prawa procesowego skutkuje najczęściej bezskutecznością czynności, dla której ustanowiony został termin. W art. 57 k.p.a. uregulowany został sposób obliczania terminów. Ustawodawca nakreślił reguły, na podstawie których obliczane są terminy określone w dniach, tygodniach, miesiącach i latach.

Krok: zaistnienie zdarzenia powodującego konieczność obliczenia terminu dla dokonania czynności

Wielokrotnie ustawodawca zastrzega w przepisach prawa terminy dla dokonania określonych czynności prawnych. Na przykład z art. 129 § 2 k.p.a. wynika 14-dniowy termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji. W takich sytuacjach konieczne okazują się reguły wskazujące na sposób, w jaki terminy te należy obliczać. Konieczność obliczania terminów zaistnieć może zarówno po stronie organu, jak i osób biorących udział w postępowaniu administracyjnym. Jeżeli przykładowo strona wniesie odwołanie, obowiązkiem organu administracji jest sprawdzenie, czy czynność ta została dokonana w ustawowym terminie. Od dochowania terminu zależy bowiem skuteczność dokonanej przez stronę czynności. Wniesienie odwołania jest zatem zdarzeniem, które powoduje konieczność obliczenia terminu dla dokonanej przez stronę czynności prawnej, przy czym jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Termin liczony będzie zatem od dnia następnego po dniu odebrania przez stronę decyzji organu I instancji (lub ustnego ogłoszenia decyzji). Data ta stanowić będzie zatem zdarzenie stanowiące początek biegu terminu. Podobnie odebranie przez stronę decyzji organu I instancji „otwiera” dla niej 14-dniowy termin do sporządzenia i wniesienia odwołania. W takim przypadku również strona powinna znać reguły obliczania terminów, by skutecznie móc dokonać czynności, dla której ustawodawca zastrzegł termin.

Krok: w jaki sposób jest określony termin?

Brzmienie art. 57 § 1–3a k.p.a. wskazuje, że istotne znaczenie dla kwestii obliczania terminów ma okoliczność, czy terminy są określone w dniach, tygodniach, miesiącach czy latach. Nieco odmienne są bowiem reguły obliczania tak określonych terminów.

Krok: obliczenie terminu określonego w dniach

Zgodnie z art. 57 § 1 k.p.a. jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Jeśli zatem przykładowo termin do wniesienia odwołania wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie (lub jej ustnego ogłoszenia), to tego dnia, w którym strona decyzję odebrała, nie wlicza się do owego okresu 14 dni. Tylko w odniesieniu do terminów określonych w dniach istnieje reguła „odliczania” dnia, w którym zdarzenie nastąpiło z biegu terminu. Jeśli zatem strona odebrała decyzję w dniu 15 marca, to owego dnia nie wlicza się do biegu terminu, a zatem termin upłynie z dniem 29 marca o godz. 24.00.

Krok: obliczenie terminu określonego w tygodniach

Zgodnie z art. 57 § 2 k.p.a. terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Gdyby zatem termin do dokonania określonej czynności określony został w tygodniach (np. dwa tygodnie), to data odebrania pisma wzywającego do dokonania tej czynności przez stronę byłaby początkiem biegu dwutygodniowego terminu, który upłynąłby tego samego dnia w ostatnim (czyli drugim) tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu (czyli np. jeśli strona odebrałaby pismo w środę 15 marca, to koniec terminu nastąpiłby w środę 29 marca o godz. 24.00).

Krok: obliczenie terminu określonego w miesiącach

Artykuł 57 § 3 k.p.a. stanowi, że terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Jeśli przykładowo miesięczny termin rozpocząłby bieg 31 grudnia, to upłynąłby 31 stycznia następnego roku o godz. 24.00.

Krok: obliczenie terminu określonego w latach

Przykładem terminu określonego w latach na gruncie k.p.a. jest termin przewidziany w art. 98 § 2 k.p.a. W takim przypadku do obliczania terminu stosuje się regułę określoną w art. 57 § 3a k.p.a., zgodnie z którą terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień (czyli wyjątkiem jest sytuacja, w której np. termin trzyletni rozpocząłby bieg 29 lutego; wówczas należałoby przyjąć, że upłynął on 28 lutego trzy lata później).

Krok: czy ostatni dzień terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę?

Obliczając termin, należy zwrócić uwagę, czy jego ostatni dzień nie przypada na dzień uznany ustawowo wolny od pracy (np. poniedziałek wielkanocny lub niedzielę) lub sobotę. W tej ostatniej sytuacji koniec terminu „przesuwa się” na najbliższy dzień powszedni.

Krok: ustalenie ostatniego dnia terminu na dzień przypadający następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą

Stosownie do treści art. 57 § 4 k.p.a., jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. W tej sytuacji koniec terminu „przesuwa się” na najbliższy dzień powszedni. Podstawą ustalenia dnia wolnego od pracy jest ustawa z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2015 r., poz. 90 ze zm.). Zgodnie z art. 1 tej ustawy, dniami wolnymi od pracy są: niedziele oraz takie dni jak: 1 stycznia - Nowy Rok, 6 stycznia - Święto Trzech Króli, pierwszy dzień Wielkiej Nocy, drugi dzień Wielkiej Nocy, 1 maja - święto państwowe, 3 maja - święto narodowe Trzeciego Maja, pierwszy dzień Zielonych Świątek, dzień Bożego Ciała, 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, 1 listopada - Wszystkich Świętych, 11 listopada - narodowe Święto Niepodległości, 25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia, 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia.

Ponadto, zgodnie z uchwałą składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11, LEX nr 818666, sobota została uznana za dzień równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a. Z uwagi na fakt, że ustawodawca uzupełnił regulację k.p.a. w zakresie obliczania terminów o sytuację, gdy koniec terminu przypada na sobotę, ustalając regułę, że termin upływa wówczas następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym od pracy - treść wynikająca z ww. uchwały składu siedmiu sędziów NSA zyskała rangę przepisu prawnego.

Krok: ustalenie terminu z upływem ostatniego z wyznaczonej liczby dni, tygodni, miesięcy, lat

Jeśli koniec terminu przypada na dzień powszedni, zastosowanie znajdują reguły obliczania terminów określone w art. 57 § 1–3 k.p.a., a zatem termin kończy się z upływem wyznaczonej liczby dni, tygodni, miesięcy lub lat.

Krok: czy przed upływem terminu podmiot dochował warunków z art. 57 § 5 kpa?

art. 57 § 5 k.p.a. ustawodawca wskazał na warunki dochowania terminu. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru,

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe,

3) złożone w polskim urzędzie konsularnym,

4) złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,

5) złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku,

6) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

W powyższy sposób ustawodawca pozwala przyjąć, że strona lub inny uczestnik postępowania dokonał czynności w terminie, pomimo że faktycznie organ - jako adresat tej czynności - dowie się o jej dokonaniu już po jego upływie. Najbardziej popularną formą zadośćuczynienia wymogom dochowania terminu jest więc nadanie podania, dla którego wyznaczony jest termin, w polskiej placówce pocztowej. Oznacza to, że o skuteczności czynności decyduje data stempla pocztowego umieszczonego na kopercie zawierającej podanie. Strona może także w inny sposób dokonać czynności, dla której wyznaczony został termin, np. dostarczyć pismo osobiście do organu przed upływem terminu do dokonania czynności.

Krok: uznanie, że czynność została dokonana w terminie

Jeżeli przed upływem terminu pismo zostało skierowane do organu z zachowaniem wymogów określonych w art. 57 § 5 pkt 1–6 k.p.a., to organ powinien uznać, że czynność została dokonana w terminie, i nadać postępowaniu dalszy bieg.

Krok: uznanie, że czynność dokonano po upływie terminu

Dokonanie czynności z uchybieniem ustawowego terminu bądź też nawet - w niektórych sytuacjach - dokonanie jej w terminie, ale za pośrednictwem innych środków niż uregulowane w art. 57 § 5 pkt 1–6 k.p.a. (np. nadanie listu w ostatnim dniu terminu w placówce operatora zagranicznego), sprawia, że czynność należy uznać za dokonaną po upływie terminu. W takim przypadku należy ją uznać za bezskuteczną. Instytucją, która może znieść negatywne skutki uchybienia terminu, jest wniosek o jego przywrócenie uregulowany w art. 58 k.p.a.