Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Nałożenie opłaty związanej z dodatkowymi kosztami udostępnienia informacji publicznej

Nałożenie opłaty związanej z dodatkowymi kosztami udostępnienia informacji publicznej

Dostęp do informacji publicznych w świetle art. 7 ust. 2 u.d.i.p. co do zasady jest wolny od opłat. Odstąpienie od zasady bezpłatności może mieć jednak miejsce na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p., tzn. wówczas, gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Podmiot ten może w takiej sytuacji pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej dodatkowym kosztom. Wysokość pobieranych przez organ opłat winna odpowiadać jedynie poniesionym przez organ rzeczywistym kosztom udostępnienia informacji publicznej w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (por. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 4 września 2014 r., II SA/Sz 508/14).

W orzecznictwie dominuje pogląd, że określenie wysokości opłaty następuje poprzez powiadomienie wnioskodawcy o jej wysokości kwalifikowane jako akt z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 ze zm.) - dalej p.p.s.a. Poprzedza ono samą czynność materialno-techniczną udostępnienia informacji publicznej, chociaż jej nie warunkuje. Przepisy u.d.i.p. nie przewidują bowiem uzależnienia wszczęcia postępowania w sprawie udostępnienia informacji publicznej od uprzedniego wniesienia opłaty (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 16 lutego 2012 r., IV SA/Po 1211/11, LEX nr 1219701). Nie dotyczy to jednak przypadków, w których stosuje się przepisy szczególne dotyczące opłat administracyjnych związanych z dostępem do określonego rodzaju dokumentów (np. opłaty kancelaryjnej).

Rozpatrując wniosek o udostępnienie informacji publicznej organ może dojść do wniosku, że jego realizacja wiąże się z poniesieniem przez podmiot zobowiązany dodatkowych kosztów. Koszty te mogą wiązać się, po pierwsze, z sytuacją, gdy pomimo „standardowego” udostępnienia żądanej informacji w jednej z form określonych w art. 12 ust. 2 pkt 2 u.d.i.p. (kopiowanie, wydruk, przesłanie, przeniesienie na powszechnie stosowany nośnik) wnioskodawca zażąda udostępnienia mu jej w innej formie, po drugie zaś, w sytuacji, w której dodatkowe koszty związane są z przekształceniem informacji w formę wskazaną we wniosku (por. wyrok NSA z dnia 5 marca 2013 r., I OSK 2781/12, LEX nr 1339621). Przekształcenie informacji wiąże się na ogół ze zmianą nośnika, na którym została ona utrwalona, i jest to zmiana formy, a nie treści informacji. Dodatkowymi kosztami mogą być zatem koszty przekształcenia informacji, np. z formy dokumentu papierowego na formę zeskanowanego pliku komputerowego, jak również koszty udostępnienia informacji w sposób zgodny z wnioskiem, np. na dysku CD czy DVD, a także w formie kserokopii dokumentu (por. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 15 października 2014 r., II SA/Gd 536/14; wyrok WSA w Warszawie z dnia 17 grudnia 2007 r., II SA/Wa 850/07, LEX nr 445349).

Koszty te muszą mieć charakter dodatkowy, nie chodzi zatem o wszelkie koszty związane z żądaniem udostępnienia informacji publicznej, a jedynie o takie, które wykraczają poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu zobowiązanego do udzielenia informacji. Koszty dzieli się na osobowe (koszty pracy) lub rzeczowe (wartość materiałów lub też nośników informacji).

Uwzględnianie kosztów pracy jako kosztów w rozumieniu art. 15 u.d.i.p. nie jest jednak postrzegane jednolicie. Zgodnie z jednym ze stanowisk, koszty pracy mogą być brane pod uwagę wyłącznie wtedy, gdy przygotowanie informacji wymaga pracy dodatkowej, poza godzinami pracy (por. M. Kamińska, I. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2012, s. 200–201; wyrok WSA w Gdańsku z dnia 4 grudnia 2013 r., II SA/Gd 637/13, LEX nr 1539129). Zgodnie z odmiennym poglądem: brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych do naliczania dodatkowych kosztów za ten czas pracy, nawet gdyby był to czas w tzw. godzinach nadliczbowych (por. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 20 października 2004, IV SA/Wr 505/04, LEX nr 674717; wyrok WSA w Szczecinie z dnia 4 września 2014 r., II SA/Sz 508/14, LEX nr 135272).

W konkretnej sprawie mogą mieć odpowiednie zastosowanie przepisy szczególne dotyczące opłat administracyjnych związanych z udostępnianiem określonych rodzajów dokumentów, co podmiot zobowiązany powinien sprawdzić przed powiadomieniem wnioskodawcy o wysokości opłaty. Do przepisów modyfikujących reguły pobierania opłat zalicza się przykładowo:

– art. 28a ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1523), który stanowi o odpłatności za wydawanie wydruków aktów normatywnych i innych aktów prawnych jest odpłatne, a kierownik urzędu, w którym są udostępnione do wglądu dzienniki urzędowe i zbiory aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę, ustala cenę arkusza wydruku aktu normatywnego lub innego aktu prawnego, tak aby wydruki były powszechnie dostępne, a cena pokrywała wyłącznie koszty tych wydruków (por. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 30 września 2014 r., II SA/Ol 773/14) czy – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości opłat kancelaryjnych pobieranych w sprawach sądowoadministracyjnych (Dz. U. Nr 221, poz. 2192), które nakłada na sądy administracyjne obowiązek pobierania opłat za kopie i wydruki dokumentów wydawane z akt sprawy, a także ze zbiorów gromadzonych i prowadzonych poza aktami sprawy (wyrok WSA w Warszawie z dnia 5 marca 2014 r., II SA/Wa 2384/13, LEX nr 1471382, szerzej: J. Drachal, Zagadnienia sądowej ochrony prawa do informacji, ZNSA 2010, nr 5–6, s. 105).