Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 18 kwietnia 2020 r.
Autor:

Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Na mocy ustawy z 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 695) ustawodawca, z dniem 18.04.2020 r., wprowadził do Kodeksu postępowania administracyjnego art. 393, dający organom możliwość doręczania stronie lub innemu uczestnikowi postępowania wydruku pism uzyskanych z systemu teleinformatycznego. Dokument elektroniczny uzyskany z tego systemu, którego wydruk ma być przedmiotem doręczenia, musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wydruk ten może zostać doręczony, jeżeli strony lub inni uczestnicy postępowania nie spełnili jednego z warunków, umożliwiających doręczenie im takich pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. nie złożyli podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu, nie wystąpili do organu o takie doręczenie lub nie wyrazili zgody na doręczanie pism w taki sposób.

Regulacja ta z pewnością podyktowana jest koniecznością zapewnienia organom łatwiejszego i szybszego sposobu doręczania stronom lub innym uczestnikom postępowania pism wytworzonych w formie dokumentu elektronicznego, w sytuacji gdy nie wyraziły one chęci komunikowania się z organem w postaci elektronicznej.

Sporządzony przez organ wydruk pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w formie dokumentu elektronicznego, co oznacza, że wydruk ten uzyskuje moc dowodową dokumentu urzędowego.

Krok: wydanie przez organ pisma w formie dokumentu elektronicznego

Dokument elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r. poz. 1114 ze zm.) organ sporządza wyłącznie na bazie wzorów umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium. Wzory te uwzględniają konieczność podpisywania dokumentów elektronicznych bezpiecznym podpisem elektronicznym (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14.09.2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych; Dz.U. z 2015 r. poz. 971 ze zm. oraz art. 19b ust. 3 ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.

Dokonywanie w postępowaniu administracyjnym doręczeń pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma charakter fakultatywny, bowiem warunkiem dopuszczalności zastosowania tego sposobu doręczania jest spełnienie przez stronę lub innego uczestnika postępowania jednego z warunków, o których mowa w art. 391 § 1 pkt 1–3 k.p.a. Podmioty te, chcąc komunikować się z organem w taki sposób, muszą złożyć podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, wystąpić do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub wyrazić zgodę na doręczanie pism w taki sposób.

Krok: sporządzenie wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Na mocy art. 393 k.p.a., dodanego ustawą z 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 695), organ ma możliwość sporządzania wydruków pism uzyskanych z systemu teleinformatycznego i następnie doręczania ich stronom lub innym uczestnikom postępowania przy spełnieniu łącznie dwóch przesłanek. Po pierwsze, dokument elektroniczny, którego wydruk ma być przedmiotem doręczenia, musi być wydany przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Po drugie, strona lub inny uczestnik postępowania nie złożyła podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, nie wystąpiła do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób, a więc nie spełniła jednego z warunków, o których mowa w art. 391 § 1 pkt 1-3 k.p.a., umożliwiających jej komunikowanie się z organem w drodze elektronicznej.

Sporządzony przez organ wydruk z systemu teleinformatycznego obligatoryjnie zawiera informację, że pismo zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Musi także zawierać identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane (art. 393 § 2 k.p.a.).

Fakultatywnie, wydruk ten, może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo (art. 393 § 3 k.p.a.).

Sporządzony w takiej formie wydruk pisma stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w formie dokumentu elektronicznego (art. 393 § 4 k.p.a.). Oznacza to, że wydruk pisma uzyskał moc dowodową dokumentu urzędowego, korzystającego z domniemania prawdziwości (autentyczności) wskazującego organ, od którego pochodzi wydruk, i domniemania zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych (wiarygodności), które nakazuje przyjąć, że treść wydruku jest zgodna z treścią pisma w postaci elektronicznej (por. P. Pietrasz, L. Etel (red.), Komentarz do art. 144b Ordynacji podatkowej – stan prawny na dzień 1 stycznia 2020 r., Lex).

Należy zasygnalizować, że art. 144b o.p. obowiązuje w postępowaniu podatkowym od 1.01.2016 r. Początkowo organ miał możliwość sporządzenia wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, od 1.03.2017 r. przy wykorzystaniu wyłącznie systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a od 31.03.2020 r., na mocy ustawy z 31.03.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568), zakres możliwości doręczania wydruku pism wydanych w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu podatkowym został poszerzony.

Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX

Zaloguj się do LEX | Nie korzystasz jeszcze z programów LEX?