Dauter-Kozłowska Agnieszka, Doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Procedury
Status:  Nieaktualna
Wersja od: 18 kwietnia 2020 r. do: 4 października 2021 r.
Autorzy:

Doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej

W świetle obowiązujących przepisów, doręczanie w postępowaniu administracyjnym pism przez organ za pomocą środków komunikacji elektronicznej będzie możliwe przy łącznym spełnieniu dwóch warunków:

1) adresat wyraził zgodę na taką formę doręczania (zob. art. 391 § 1 pkt. 1–3 k.p.a.);

2) organ musi dysponować systemem teleinformatycznym zapewniającym obsługę doręczeń dokumentów elektronicznych w zakresie pozwalającym na identyfikację użytkowników systemu (tu: adresatów pism) przy użyciu podpisu zaufanego danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego lub innych technologii stosowanych w systemie używanym przez organ.

Doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej uczestnik postępowania uczestnik postępowania zapoznanie się z informacją i pouczeniem udzielenie odpowiedzi na wystąpienie złożenie podania w formie dokumentu elektronicznego odebranie wystąpienia żądanie doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej organ organ czy organ otrzymał potwierdzenie doręczenia? upływ 14 dni od dnia wysłania pierwszego zawiadomienia przesłanie powtórnego zawiadomienia z pouczeniem o możliwości i zasadach pobrania pisma odebranie odpowiedzi czy organ otrzymał potwierdzenie doręczenia? upływ 7 dni od dnia wysłania zawiadomienia doręczenie odebranie podania weryfikacja możliwości doręczania w formie elektronicznej sporządzanie pism w formie dokumentu elektronicznego przesłanie zawiadomienia z pouczeniem o możliwości i zasadach pobrania pisma wystąpienie o zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej fikcja doręczenia czy wyrażono zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej? konieczność doręczenia pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego pozostawienie podania bez rozpoznania sprawdzenie wymogów formalnych podania nie tak nie tak negatywne pozytywne nie tak nie spełnia spełnia

Krok: wystąpienie o zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Dokonywanie w postępowaniu administracyjnym doręczeń pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma charakter opcjonalny. Warunkiem dopuszczalności zastosowania tego sposobu doręczania jest zasadniczo zgoda uczestnika postępowania na taką formę doręczania (art. 391 k.p.a.). O ile więc doręczanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej nastąpić miałoby z inicjatywy organu, musi on uprzednio wystąpić do uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na taką formę (art. 391 § 1 pkt 3 i § 1a k.p.a.). Przedmiotem wystąpienia organu może być zapytanie o zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w konkretnej sprawie (art. 391 § 1 pkt 3 k.p.a.) albo też w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ (art. 391 § 1a k.p.a.). W tym drugim przypadku chodzi zatem o uzyskanie zgody na tę formę doręczeń także w związku z innymi sprawami, które mogą być prowadzone w przyszłości.

Krok: odebranie wystąpienia

Zasadniczo wystąpienie organu o wyrażenie zgody powinno mieć formę pisemną i zostać doręczone w sposób właściwy dla tej formy (art. 42-45 k.p.a.). Przepis art. 391 § 1b k.p.a. przewiduje jednak możliwość wystąpienia o zgodę za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. Rozwiązanie to zakłada więc, że adres elektroniczny konkretnej osoby jest już organowi znany. W takim przypadku nie znajdą zastosowania określone w art. 46 § 3–8 k.p.a. zasady skutecznego doręczania dokumentu elektronicznego (zob. art. 391 § 1c k.p.a.). Oznacza to, że samo wystąpienie organu o zgodę nie musi mieć jeszcze formy dokumentu elektronicznego.