Dauter-Kozłowska Agnieszka, Doręczenie pisma stronie, jej przedstawicielowi lub pełnomocnikowi

Doręczenie pisma stronie, jej przedstawicielowi lub pełnomocnikowi

Regulacja prawna dotycząca doręczeń pism stronie wykazuje ścisły związek z ogólną zasadą czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 k.p.a.). W konsekwencji wszelkie uchybienia procesowe w tym zakresie podlegać będą ocenie właśnie przez pryzmat prawa strony do czynnego udziału w procesie. Kwestia poprawności wykonania wobec stron obowiązku doręczeń ma więc zawsze istotne znaczenie dla prawidłowości całego postępowania. Konieczne jest przy tym uwzględnienie, czy strona działa w postępowaniu osobiście, czy też za pośrednictwem przedstawiciela lub pełnomocnika. Należy pamiętać, że ideą instytucji przedstawicielstwa ustawowego i pełnomocnictwa jest udzielenie reprezentowanemu pomocy (podobnie SN w wyroku z dnia 9 września 1993 r., III ARN 45/93, OSNC 1994, nr 5, poz. 112, LEX nr 9590). Dlatego też pominięcie w zakresie doręczeń zastępcy procesowego strony równoznaczne będzie w skutkach prawnych z pominięciem jej samej.

Najczęstszym adresatem doręczeń w postępowaniu administracyjnym jest oczywiście strona. Zasadniczo, korespondencja związana z postępowaniem powinna być kierowana bezpośrednio do strony, zaś w postępowaniu wielostronnym - do wszystkich stron (art. 40 § 1 in princ. k.p.a.). Wyjątki od tej zasady muszą wynikać z przepisów prawa.

Z dniem 5 października 2021 r., wraz z wejściem w życie ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej „ustawa nowelizująca”) - zasadą jest obowiązek organu administracji publicznej doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. W przypadku gdy powyższe nie będzie możliwe w związku z nieposiadaniem przez adresata adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczy pisma z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy. Dopiero w sytuacji, kiedy niemożliwe będzie zarówno doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak również skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej, organ doręczy pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.

Istotną przeszkodą dla ciągłości postępowania stanowią sytuacje, gdy strona nie jest znana z miejsca pobytu. Stroną nieznaną z miejsca pobytu jest strona istniejąca, zindywidualizowana, czyli znana co do osoby, ale co do której brak wiadomości o miejscu jej pobytu (por. wyrok SN z dnia 23 września 1997 r., I CKU 117/97, Prokuratura i Prawo - Wkładka 1998, nr 3, poz. 31, LEX nr 32377). W takim przypadku organ z przyczyn faktycznych nie będzie mógł wykonać podstawowego obowiązku doręczania pism bezpośrednio stronie.