Dauter-Kozłowska Agnieszka, Doręczenie osobie fizycznej pisma w postaci papierowej

Procedury
Status:  Aktualna
Wersja od: 5 października 2021 r.
Autorzy:

Doręczenie osobie fizycznej pisma w postaci papierowej

Doręczenie osobie fizycznej pisma w postaci papierowej

Doręczenie pisma osobie fizycznej w postaci papierowej

Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest dokonywać doręczeń pism z urzędu. W tym sensie można mówić o oficjalności doręczeń w procesie administracyjnym. Oznacza to też, że ewentualna wadliwość w dokonaniu doręczenia lub w ogóle brak wykonania takiej czynności obciąża organ, a nie inne podmioty. W interesie organu leży zatem egzekwowanie od podmiotu doręczającego staranności w wykonaniu obowiązku doręczenia, zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie prawna skuteczność doręczenia opierać ma się na fikcji prawnej.

Procedura ta dotyczy doręczania przez organ pisma w postaci papierowej przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (art. 39 § 3 k.p.a.).

Doręczenie osobie fizycznej pisma w postaci papierowej dorosły domownik, sąsiad, dozorca dorosły domownik, sąsiad, dozorca pokwitowanie właściwe lub zastępcze przyjęcie pisma adresat adresat przyjęcie pisma zawiadomienie adresata pokwitowanie właściwe lub zastępcze podmiot doręczający pismo podmiot doręczający pismo czy pismo zostało podjęte w terminie? zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w placówce pocztowej lub urzędzie właściwej gminy powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w placówce pocztowej lub urzędzie właściwej gminy przyjęcie pisma w celu doręczenia czy adresat przyjmuje pismo? zwrot pisma czy pismo zostało podjęte w terminie? wydanie pisma próba doręczenia dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu zwrot pisma z adnotacją o odmowie przyjęcia upływ 7 dni próba doręczenia do rąk własnych adresata wydanie pisma upływ kolejnych 7 dni organ organ doręczenie faktyczne przyjęcie pokwitowania przyjęcie pisma przyjęcie pokwitowania fikcja prawna doręczenia nadanie pisma tak nie tak nie tak nie jeśli pismo przyjął sąsiad lub dozorca przyjął nie przyjął obecny nieobecny

Krok: nadanie pisma

Z dniem 5 października 2021 r., wraz z wejściem w życie ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej „ustawa nowelizująca”) - zasadą jest obowiązek organu administracji publicznej doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu (art. 39 § 1 k.p.a.). W przypadku gdy powyższe nie będzie możliwe w związku z nieposiadaniem przez adresata adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczy pisma z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.). Dopiero w sytuacji, kiedy niemożliwe będzie zarówno doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak również skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej, organ doręczy pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (art. 39 § 3 k.p.a.).

W przypadku nadania pisma w postaci papierowej przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, powinnością organu jest przygotowanie pisma do ekspedycji i przekazanie doręczycielowi.

Krok: przyjęcie pisma w celu doręczenia

Od doręczyciela zależy, jakie wymagania w zakresie opakowania i przemieszczenia musi spełniać przesyłka, by została przyjęta do przemieszczenia i doręczenia. Przykładowo, w przypadku powszechnych usług pocztowych wykonywanych przez operatora wyznaczonego wymagania te zostały określone w § 16 i § 17 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026).