Dauter-Kozłowska Agnieszka, Doręczenie osobie fizycznej pisma w postaci papierowej

Doręczenie pisma osobie fizycznej w postaci papierowej

Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest dokonywać doręczeń pism z urzędu. W tym sensie można mówić o oficjalności doręczeń w procesie administracyjnym. Oznacza to też, że ewentualna wadliwość w dokonaniu doręczenia lub w ogóle brak wykonania takiej czynności obciąża organ, a nie inne podmioty. W interesie organu leży zatem egzekwowanie od podmiotu doręczającego staranności w wykonaniu obowiązku doręczenia, zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie prawna skuteczność doręczenia opierać ma się na fikcji prawnej.

Procedura ta dotyczy doręczania przez organ pisma w postaci papierowej przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (art. 39 § 3 k.p.a.).

Z dniem 5 października 2021 r., wraz z wejściem w życie ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej „ustawa nowelizująca”) - zasadą jest obowiązek organu administracji publicznej doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu (art. 39 § 1 k.p.a.). W przypadku gdy powyższe nie będzie możliwe w związku z nieposiadaniem przez adresata adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczy pisma z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.). Dopiero w sytuacji, kiedy niemożliwe będzie zarówno doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak również skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej, organ doręczy pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (art. 39 § 3 k.p.a.).

W przypadku nadania pisma w postaci papierowej przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, powinnością organu jest przygotowanie pisma do ekspedycji i przekazanie doręczycielowi.

Od doręczyciela zależy, jakie wymagania w zakresie opakowania i przemieszczenia musi spełniać przesyłka, by została przyjęta do przemieszczenia i doręczenia. Przykładowo, w przypadku powszechnych usług pocztowych wykonywanych przez operatora wyznaczonego wymagania te zostały określone w § 16 i § 17 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026).