Wiktorowska Ewa, Dopełnienie formalności przed zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza

Dopełnienie formalności przed zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza

Na wykonawcy, którego oferta w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego została wybrana jako najkorzystniejsza, ciążą często obowiązki, bez wypełnienia których nie będzie możliwe udzielenie mu zamówienia. Obowiązki te najczęściej określone są w części SIWZ tytułowanej „informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego”. Wymóg opisania tych formalności przez zamawiającego w SIWZ wynika wprost z art. 36 ust. 1 pkt 14 p.z.p. Zgodnie z definicją słownikową pod pojęciem formalności rozumie się: „czynność wykonywaną według przepisów, sprawę łatwą do załatwienia”. Przykładowo, może to być: przedstawienie umowy konsorcjalnej, przedstawienie oryginałów dokumentów, przedstawienie pełnomocnictw do zawarcia umowy itp. (vide: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 7 marca 2012 r., KIO 384/12).

Z praktyki wynika, iż do podstawowych formalności, jakie zobowiązany będzie wypełnić wykonawca można zaliczyć m.in.:

– przekazanie informacji o osobach, które w imieniu wykonawcy będą zawierać umowę;

– przekazanie pełnomocnictwa do podpisania, jeśli umocowanie do tej czynności nie wynika z dokumentu rejestrowego lub pełnomocnictw złożonych w trakcie postępowania.

– wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia,

– złożenie kosztorysu wykonania robót budowlanych - pomocniczego w przypadku gdy przewidziano wynagrodzenie o charakterze ryczałtowym

Zamawiający oraz wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, powinni pilnować, aby wykonawca był do momentu zawarcia umowy cały czas związany złożoną ofertą, która musi być zabezpieczona wadium (o ile jego wniesienie było wymagane).

Nowelizacja p.z.p. z 22 czerwca 2016 r. zmieniła przede wszystkim zasady na jakich zamawiający może żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia.

Zamawiający po dokonaniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej zobligowany jest do powiadomienia o tym wykonawców w trybie art. 92 ust. 1 p.z.p.

Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do wypełnienia formalności niezbędnych do zawarcia umowy, szczegółowo opisanych w SIWZ. Należy podkreślić, że zamawiający nie może na tym etapie żądać od wykonawcy innych dokumentów niż wskazane uprzednio w dokumentacji przetargowej. Gdyby jednak wymagał, nie można uznać, iż brak przedłożenia owych „nadprogramowych” dokumentów może być traktowany jako uchylanie się wykonawcy od podpisania umowy. Nie sposób też obronić twierdzenia, zgodnie z którym brak przedłożenia takich dokumentów zwalnia zamawiającego z obowiązku zawarcia umowy z wybranym wykonawcą.

Odmiennie kształtuje się sytuacja gdy Zamawiający poweźmie wątpliwości co do złożonych przez wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oświadczeń np. w treści JEDZ lub aktualności złożonych na wezwanie w trybie w art. 26 ust 1 i 2 oświadczeń lub dokumentów.

W takiej sytuacji może wezwać wykonawcę do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlega on wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów. Zamawiający nie może bowiem udzielić zamówienia wykonawcy, który podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust.1 p.z.p.