Kidyba Andrzej, Dematerializacja akcji – podstawowe czynności obowiązkowego i powszechnego procesu

Procedury
Status:  Aktualna
Wersja od: 1 lipca 2021 r.
Autorzy:

Dematerializacja akcji – podstawowe czynności obowiązkowego i powszechnego procesu

Dematerializacja akcji – podstawowe czynności obowiązkowego i powszechnego procesu

Dematerializacja akcji – podstawowe czynności obowiązkowego i powszechnego procesu

Celem opracowania jest omówienie najważniejszych obligatoryjnych czynności składających się na złożony, powszechny i obowiązkowy proces dematerializacji akcji. Wskazano jakie elementy składają się procedurę dematerializacji akcji oraz zwrócono szczególną uwagę na poszczególne obowiązki, które powinny być wykonane w tym procesie, zarówno przez samą spółkę, jak i akcjonariuszy.

Dematerializacja akcji – podstawowe czynności obowiązkowego i powszechnego procesu SA, S-K-A, spółka publiczna SA, S-K-A, spółka publiczna treść elektronicznego rejestru akcjonariuszy albo depozytu utrata mocy obowiązującej księgi akcyjnej wezwanie akcjonariuszy do złożenia papierowych dokumentów akcji w spółce przyjecie papierowych dokumentów akcji od akcjonariuszy przekazanie papierowych dokumentów do podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr albo depozytu świadectwo rejestrowe jawność elektronicznego rejestru akcjonariuszy albo depozytu dematerializacja akcji – uwagi wprowadzające obowiązek założenia strony internetowej przez spółkę wybór podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr albo depozyt zawarcie umowy z podmiotem prowadzącym elektroniczny rejestr akcjonariuszy albo depozyt dokonanie wpisu w elektronicznym rejestrze albo depozycie

Krok: dematerializacja akcji – uwagi wprowadzające

Prawodawca od dnia 1 stycznia 2020 r. wprowadził duże zmiany w zakresie stanu prawnego mające wpływ na funkcjonowanie spółek akcyjnych (niepublicznych i publicznych) i spółek komandytowo – akcyjnych. Od tej daty zaczęła obowiązywać nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych (ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy Kodeks Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw Dz. U. z 2019 r., poz. 1798, ze zm. z Dz. U. z 2020 r., poz. 875), która wprowadziła szeroki pakiet zmian obejmujący wskazane powyżej typy spółek handlowych. Główną zmianą jest dematerializacja wszystkich akcji. Należy zaznaczyć, że ma ona charakter przymusowy i powszechny. W rezultacie takiej decyzji ustawodawcy z obrotu gospodarczego w 2021 roku zostaną wycofane wszystkie akcje w formie dokumentu. Zgodnie z art. 328 § 1 k.s.h. akcje nie mają formy dokumentu (por. art. 328 § 1 k.s.h. w brzmieniu ustawy z dnia 30.08.2019 r. (Dz. U. z 2019 r., poz. 1798, ze zm. z Dz. U. z 2020 r., poz. 875), która wchodzi w życie 01.03.2021 r. Przepisy o akcjach stosuje się odpowiednio do warrantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich i innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki (por. art. 328 § 2 k.s.h.).

Jak już wspomniano, instytucja prawna jaką jest dematerializacji akcji weszła w życie 01.03.2021 r.(por. art. 23 zdanie wprowadzające nowelizacji - zmienione przez art. 43 pkt 7 lit. a ustawy z dnia 14 maja 2020 r. (tzw. tarcza 3.0) o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 z dniem 16 maja 2020 r. - wskazuje, że ustawa wchodzi w życie z dniem 1 marca 2021 r. Dz. U. 2020, poz. 875). Procedura dematerializacja akcji obejmuje swym zakresem, w szczególności, regulację prawną wyrażoną w art. 3281-15 k.s.h. Należy zauważyć, że na złożony proces dematerializacji akcji składa się kilka czynności, które dotyczą niepublicznej spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej do których należą:

1. obowiązek założenia strony internetowej przez spółkę;

2. wybór podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr akcjonariuszy przez walne zgromadzenie akcjonariuszy w postaci uchwały (por. art. 3281 § 5 k.s.h.)

3. niezwłoczne zawarcie umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy (por. art. 3282 § 1 k.s.h.), który na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. 2005, nr 183, poz. 1538, ze zm. z Dz. U. 2021, poz. 328; 355 dalej jako u.o.i.f.) jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych (tryb nr 1 rejestracyjny);

albo

w przypadku gdy walne zgromadzenie akcjonariuszy w myśl art. 32811 k.s.h. podjęło uchwałę, w której zdecydowało o zarejestrowaniu akcji w depozycie papierów wartościowych w rozumieniu ustawy o obrocie instrumentami finansowymi to wówczas spółka zawiera niezwłocznie umowę o rejestrację akcji w depozycie papierów wartościowych w rozumieniu przepisów ustawy o obrocie instrumentami finansowymi prowadzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. (tryb nr 2 depozytowy). Należy podkreślić, że jak stanowi art. 32812 k.s.h. akcje tej samej spółki nie mogą być zarejestrowane równocześnie w rejestrze akcjonariuszy i depozycie papierów wartościowych.

4. wezwanie spółki skierowane do akcjonariuszy (maksymalnie pięciokrotne) do złożenia papierowych dokumentów akcji w spółce;

5. przyjęcie papierowych dokumentów akcji od akcjonariuszy przez spółkę;

6. przekazanie papierowych dokumentów akcji do podmiotu prowadzącego elektroniczny rejestr akcjonariuszy (por. art. 3284 k.s.h.);

Z dniem 01 marca 2021 r. następuje utrata mocy obowiązującej księgi akcyjnej (por. art. 3283 k.s.h.).

Dodatkowo, utworzony rejestr akcjonariuszy jest jawny (por. art. 3285 k.s.h.).

Obligatoryjna i powszechna procedura dematerializacji akcji odnosi się także, do tytułów uczestnictwa, tj. akcji w spółce komandytowo-akcyjnej. Zgodnie z art. 126 § 1 pkt 2 k.s.h. w zakresie prezentowanego zagadnienia dematerializacji akcji w spółkach komandytowo – akcyjnych należy zastosować odpowiednio przepisy o spółce akcyjnej. W praktyce należy to rozumieć w ten sposób, że proces dematerializacji akcji w spółce komandytowo-akcyjnej będzie przeprowadzany w oparciu o reguły właściwe dla spółek akcyjnych (por. art. 126 § 1 pkt 2 k.s.h. w zw. z art. 3281-15 k.s.h.).

Warto zwrócić uwagę, że spółki publiczne zostały wyłączone z obowiązku zawarcia umowy o rejestrację akcji w depozycie papierów wartościowych w terminie do dnia 1 marca 2021 r.(spółka publiczna nie może dokonywać rejestracji akcji w rejestrze akcjonariuszy). Jednakże z tym momentem, tj. z dniem 1 marca 2021 r. wszystkie akcje funkcjonujące w obrocie prawnym tracą ostatecznie formę dokumentu (por. art. 328 § 1 k.s.h.). W takiej rzeczywistości prawnej, także spółka publiczna będzie zobowiązana do wezwania akcjonariuszy aby złożyli papierowe dokumenty akcji w spółce.W przypadku spółek publicznych dematerializacja akcji przeprowadzana jest w oparciu o art. 5 i n. u.o.i.f.

Obowiązek rejestracji obejmuje zarówno akcje nowej emisji, a także wszystkie do tej chwili wyemitowane akcje spółek akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych do tego momentu niezdematerializowane, czyli wydane w formie dokumentu. Nowelizacja wprowadzona przez prawodawcę objęła ponad 13,5 tys. podmiotów prawnych, przede wszystkim spółek akcyjnych niepublicznych funkcjonujących aktualnie w obrocie gospodarczym. Jednocześnie obowiązek dematerializacji rozszerza się również na akcje spółek publicznych w sytuacji gdy ich instrumenty finansowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym lub funkcjonują w obrocie w zakresie alternatywnego systemu obrotu. Dotyczy to, przede wszystkim akcji, które dotychczas występowały w formie dokumentu, przykładem mogą być akcje imienne uprzywilejowane.

Warto zauważyć, że obowiązkiem rejestracji zostały również objęte inne papiery wartościowe, spośród których można wskazać warranty subskrypcyjne, które emitowane są przez spółki akcyjne publiczne, jak również świadectwa użytkowe (por. art. 361 k.s.h.), czy też świadectwa założycielskie (por. art. 328 § 2 k.s.h.). Jest to związane z tym, że przepisy o akcjach należy stosować odpowiednio do warrantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich i innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki (por. art. 328 § 2 k.s.h. w brzmieniu ustawy z dnia 30.08.2019 r. (Dz. U. z 2019 r., poz. 1798, ze zm. z Dz. U. z 2020 r., poz. 875), która wchodzi w życie 01.03.2021 r.

Celem zmian wprowadzonych przez ustawodawcę w relacji do dematerializacji akcji w praktyce gospodarczej jest zastąpienie materialnej, ściślej realnej postaci papierów wartościowych zapisem w systemie teleinformatycznym. Skutkiem prawnym takiej zmiany stanu prawnego będzie zakaz emisji i wydawania akcji w formie dokumentu oraz rzeczywiste usunięcie takiej formy akcji z obrotu prawnego. W to miejsce został wprowadzony obowiązek ujawniania, (ściślej rejestrowania) akcji (i innych dokumentów) w rejestrze akcjonariuszy albo w depozycie papierów wartościowych prowadzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych (por. art. 3281 k.s.h., art. 32812 k.s.h.). W praktyce oznacza to, że spółki akcyjne niepubliczne i spółki komandytowo-akcyjne będą zobowiązane do prowadzenia elektronicznych rejestrów akcjonariuszy.

Kierunek wprowadzonych reform doprowadził do włączenia tytułów uczestnictwa w spółce akcyjnej oraz w spółce komandytowo – akcyjnej, tj. akcji do zaplanowanej uprzednio cyfryzacji obrotu gospodarczego. Warto zauważyć, że wspomniana cyfryzacja została już zrealizowana w 2019 r. w odniesieniu do również obligatoryjnej i powszechnej dematerializacji obligacji.

Prawodawca dopuścił dwa sposoby (ściślej tryby) dematerializacji akcji: pierwszy w rejestrze akcjonariuszy; dotyczy on wyłącznie spółek niepublicznych i spółek komandytowo-akcyjnych oraz drugi w Krajowym Depozycie Papierów Wartościowych. Ten drugi jest inną możliwością (ściślej alternatywą) dla spółek akcyjnych niepublicznych i jednocześnie stanowi obowiązek dla spółek publicznych. W praktyce oznacza to, że wszystkie akcje spółek publicznych mogą być zarejestrowane tylko w depozycie papierów wartościowych, niezależnie od tego czy występują w obrocie na rynku regulowanym czy też w ASO (por. art. 3 pkt 2 u.o.i.f.). Termin ASO należy interpretować jako alternatywny system obrotu, przez który rozumie się prowadzony poza rynkiem regulowanym wielostronny system kojarzący oferty kupna i sprzedaży instrumentów finansowych w taki sposób, że do zawarcia transakcji dochodzi w ramach tego systemu, zgodnie z określonymi zasadami oraz w sposób niemający charakteru uznaniowego (por. art. 3 pkt 2 u.o.i.f.).

Warto wspomnieć również o zaletach wprowadzonej do obrotu prawnego instytucji dematerializacji akcji. Przede wszystkim ogranicza ona do minimum skutki utraty dokumentów akcji, a także zdecydowanie ułatwia wypłaty dywidendy dla akcjonariuszy. Dodatkowo wskutek utworzenia i funkcjonowania elektronicznego rejestru akcjonariuszy albo elektronicznego depozytu papierów wartościowych szybciej można ustalić krąg aktualnych akcjonariuszy.

Krok: obowiązek założenia strony internetowej przez spółkę

Każdy podmiot zobowiązany do dematerializacji akcji (w tym spółka akcyjna niepubliczna i spółka komandytowo-akcyjna) ma przede wszystkim założyć własną stronę internetową (jeżeli jeszcze jej nie ma). Adres strony internetowej spółka jest zobowiązana ujawnić w rejestrze przedsiębiorców. Strona internetowa nowo założona będzie przeznaczona do komunikacji z akcjonariuszami albo na istniejącej stronie spółki należy wyodrębnić takie miejsce. Będzie ono służyło do zamieszczania ogłoszeń pochodzących od spółki. Podstawowe informacje i dokumenty jakie należy zamieścić na stronie internetowej spółki w zakładce dla akcjonariuszy obejmują, w szczególności takie dane jak:

1. firma spółki, jej siedziba i adres;

2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);

4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione,

5. sprawozdania finansowe,

6. opinie biegłych rewidentów,

7. udostępnione w formie skanów podjęte uchwały,

także wszystkie ogłoszenia, które należałoby ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz Krajowym Rejestrze Sądowym, m. in. datę planowanego walnego zgromadzenia akcjonariuszy wraz ze szczegółowym porządkiem obrad, jak również projekty uchwał, a zatem także informacje związane z dematerializacją akcji.

Warto zauważyć, że w praktyce na stronie internetowej spółki będą musiały obowiązkowo zostać zamieszczone wezwania akcjonariuszy do złożenia papierowych akcji lub innych papierów wartościowych podlegających dematerializacji.

Należy podkreślić, że obowiązek zgłoszenia strony internetowej do Krajowego Rejestru Sądowego powinien nastąpić najpóźniej w terminie 7 dni od jej utworzenia albo od wejścia w życie obowiązku jej prowadzenia, tj. od dnia 1 stycznia 2020 r.

Funkcją zasadniczą strony internetowej jest upublicznienie przez spółkę wszystkich ogłoszeń wymaganych przez prawo lub statut. Można tu wskazać wszelkie wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także zmiany odnoszące się do kapitału zakładowego, czy też inne ogłoszenia, m. in. związane z przekształceniami. Należy zauważyć, że dotychczas tylko spółki akcyjne publiczne miały obowiązek posiadać stronę internetową i zamieszczać na niej, m.in. ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Tymczasem od 2020 roku taki obowiązek dotyczy również spółek niepublicznych. Niezamieszczenie ogłoszenia o walnym zgromadzeniu akcjonariuszy na stronie internetowej albo niedochowanie warunków formalnych może łączyć się z wystąpieniem przesłanki do zaskarżenia podjętej uchwały na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy (por. art. 422 k.s.h i art. 425 k.s.h.).