Musiał Krzysztof J., Delegacja czy oddelegowanie

Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 1 stycznia 2017 r.
Autorzy:

Delegacja czy oddelegowanie

Delegacja czy oddelegowanie

Delegacja czy oddelegowanie

Prawne rozróżnienie delegacji i oddelegowania od lat przysparza wielu problemów. Brak wyraźnych przepisów w tym zakresie powoduje, że istnieje spór co do tego, jak rozliczać wyjazdy pracownicze.

płatnik płatnik pow. 183 dni do 24 miesięcy pow. 24 miesięcy bezwzględne oddelegowanie (!) wyjazd  pracowniczy (!) jak długo trwa  wyjazd? bezwzględna podróż służbowa do 31 dni bezpieczna podróż służbowa (!) pow. 31 dni do  3 miesięcy ryzykowna podróż służbowa pow. 3 miesięcy do 183 dni oddelegowanie

Krok: (!) wyjazd pracowniczy

Delegacja i oddelegowanie to pojęcia bliskoznaczne. Sięgając do Słownika języka polskiego PWN, uzyskamy następujące definicję:

1) delegacja - wyjazd w sprawach służbowych; delegowanie kogoś dla spełnienia jakichś czynności poza siedzibą organu delegującego;

2) oddelegowanie - przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego.

Po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) - dalej k.p. Niestety definicja ta nie jest wyrażona wprost. Przepisy kodeksu pracy stwierdzają jedynie, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową, muszą być spełnione trzy warunki:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

W przepisach brak jest natomiast definicji oddelegowania, a jednocześnie ustawodawca przewiduje inne skutki prawne dla delegacji i oddelegowania. Działanie takie należy oceniać negatywnie. Jeżeli ustawodawca chce, aby delegacja i oddelegowanie były odrębnymi instytucjami prawa, powinien to wyraźnie napisać. Tymczasem obracamy się w sferze nie tyle przepisów, co interpretacji, a to zawsze oznacza niepewność obrotu.

Moim zdaniem różnica między pojęciami nie powinna sprowadzać się do czasu trwania wyjazdu, tylko do zasad odbywania podróży. Idąc tym torem, delegację należy uznać za czasowe wykonywanie obowiązków pracowniczych poza miejscem pracy, a oddelegowanie za czasową zmianę miejsca pracy. Delegacja jest odbywana na polecenie pracodawcy (co do zasady pracownik może odmówić wyjazdu tylko w ściśle określonych sytuacjach, np. gdy jest w ciąży). Oddelegowanie natomiast wymaga zgody pracownika wyrażonej w stosownym porozumieniu (aneksie do umowy o pracę). Szkoda tylko, że brak jest w tym zakresie wyraźnych przepisów.

Poza delegacją i oddelegowaniem pracownicy mogą także podróżować w ramach obowiązków pracowniczych oraz w celach szkoleniowych; zob. procedura Podatkowe konsekwencje wyjazdów pracowniczych .

Uwaga! Ryzyko: Brak definicji oddelegowania powoduje, że organy podatkowe mogą odmawiają prawa do zwolnień podatkowych w przypadku dłuższych wyjazdów.

Krok: (!) jak długo trwa wyjazd?

Żadne przepisy nie precyzują, jaki długo może trwać podróż służbowa. Od strony prawa pracy nie ma więc przeszkód, aby - jeżeli jest to uzasadnione specyfiką pracy - podróż trwała nawet kilka czy kilkanaście miesięcy. Kodeks pracy nie sprzeciwia się także (zob. uwagi do kroku powyżej), aby podróż służbowa była liczona w latach. Im dłużej jednak trwa wyjazd, tym bardziej jest prawdopodobne, że zostanie on uznany za oddelegowanie. Mimo zatem, że nie ma w tym zakresie wyraźnej regulacji, to zazwyczaj oba rodzaje wyjazdów rozróżnia się poprzez zastosowanie kryterium czasowego. Problem jednak w tym, że istnieje kilka koncepcji w tym zakresie, a brak przepisów powoduje, że nie sposób wskazać w sposób definitywny, ile czasu należy spędzić za granicą, żeby delegacja przekształciła się w oddelegowanie

Uwaga! Ryzyko: Mimo tego, że żaden przepis nie limituje podróży służbowej, im dłużej trwa wyjazd, tym trudniej jest wybronić delegację.