Marciniak Jarosław, Audyt funkcji personalnej

Audyt funkcji personalnej

W procedurze opisano wiele czynności zorientowanych na zorganizowane, uporządkowane zbadanie podstawowych kwestii związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych w całym przedsiębiorstwie. Przez „sprawy pracownicze” rozumiane są w niniejszej procedurze wszelkie kwestie kadrowe, jak i związane z zasobami ludzkimi, czyli zarówno aspekty „twarde”, jak i „miękkie”. W audycie funkcji personalnej szczególnie podkreślono jego kompleksowość, czyli przejście przez wszystkie obszary składające się na funkcję zarządzania pracownikami, szczegółowe opisanie stanu aktualnego oraz wyciągnięcie wniosków, a na ich podstawie przygotowanie rekomendacji dotyczących zarówno poszczególnych badanych obszarów, jak i całości kwestii związanych z zatrudnieniem i kierowaniem pracą. Całość podzielono na 6 głównych kroków, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to: Przygotowanie działań w procesie audytu; Audyt administracji kadrowej; Modyfikacja funkcji personalnej - obszar współpracy wewnętrznej; Przygotowanie audytu procedur kadrowych; Przygotowanie zmian w strukturze/organizacji pracy działu personalnego; Zakończenie prac związanych z audytem funkcji personalnej.

W procedurze są zamieszczone przykłady dokumentacji i analiz wspomagających działania audytowe.

Odpowiedzialni:

Dyrektor (menedżer) personalny

Współpracujący:

Konsultant zewnętrzny

Kadra kierownicza różnych szczebli

Pracownicy działu HR 

Zarząd przedsiębiorstwa

Wszelkie przedsięwzięcia związane z zatrudnieniem są mocno zróżnicowane, w zależności od typu i wielkości firmy, od jej struktury, branży, w której działa, a nawet od jej lokalizacji. Mogą być one rozbudowane lub wręcz minimalne, jednak nie ma organizacji, w których nie realizuje się żadnych funkcji kadrowych. Nawet nieduży podmiot gospodarczy stosuje w sposób mniej lub bardziej zorganizowany podstawowe lub rozbudowane elementy zarządzania kadrami. Odmienne są rozwiązania i podejścia, uwzględniające przede wszystkim realia finansowe organizacji, wymogi rynku, ale też i oczekiwania pracodawców i pracowników. W odniesieniu do zarządzania personelem jedna rzecz jest natomiast wspólna w każdym przedsiębiorstwie bez względu na jego wielkość - właściciel, pracodawca chce przy pomocy zatrudnionych u niego ludzi osiągać określone cele biznesowe, zapewniając wymagane przepisami prawa warunki zatrudnienia i pracy. Jednocześnie pracodawcy chcą, aby osoby kierujące pracownikami zorganizowały pracę w sposób możliwie najdoskonalszy tak, żeby pracownicy mogli wykorzystać jak najwięcej swoich umiejętności i możliwości. Kolejnym elementem, ważnym dla bardziej „świadomych” pracodawców, może być stworzenie odpowiedniej kultury pracy w firmie opierającej się na zaangażowaniu, pomysłowości i elastyczności. Tradycyjne obszary funkcji personalnej są coraz częściej prowadzone sprawnie i w sposób coraz bardziej zaawansowany. To zaawansowanie wynika z przemian w samych organizacjach oraz z tendencji w praktyce zarządzania. W tej chwili coraz większą wagę przykłada się do profesjonalizmu i biegłości w sprawach kadrowych, zarówno podstawowych - takich jak administracja kadrowa, regulaminy, procedury, jak i w pozostałych obszarach funkcji personalnej. Funkcja personalna przybiera wyraz bardziej profesjonalny z wieloma praktykami o charakterze innowacyjnym. Coraz częściej stanowi ona postać systemu z bogatym oprzyrządowaniem i procedurami. Wyraźniej widoczne są procesy jej decentralizacji oraz coraz bardziej podmiotowe podejście do pracowników. Firmy, które nie stosują profesjonalnych i nowoczesnych metod i narzędzi odnoszących się do kadr nie są w stanie sprawnie kierować zatrudnieniem, nie są w stanie przyciągnąć i utrzymać odpowiednich pracowników, wreszcie, co chyba staje się również bardzo istotne – nie są w stanie zbudować oraz utrzymać swojego wizerunku jako pracodawcy, partnera biznesowego i społecznego. Dlatego też kwestia wsparcia „narzędziowego” zarządzania pracą i pracownikami jest ważna dla przedsiębiorstw i organizacji różnych typów i wielkości. W dzisiejszych warunkach, wzrost i rozwój organizacji, w sposób oczywisty powoduje zwiększenie intensywności i obciążeń w pracy kadrowej. Powiększanie się przedsiębiorstwa i jego wewnętrzne przemiany skutkują wprowadzaniem i stosowaniem dużej ilości wewnętrznych regulacji odnoszących się do procesu pracy, a także różnorodnych i często rozbudowanych procedur - rekrutacji, zatrudniania, szkoleń, ocen. Przy wprowadzaniu dowolnych elementów wykraczających poza administrację kadrową niezbędne jest stosowanie metod, technik i narzędzi, które są z jednej strony dostosowane do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa, z drugiej zapewniają odpowiedni poziom profesjonalnych działań. Dlatego też w przedsiębiorstwach posiadających zorganizowaną i realizujących funkcję kadrową wskazane może być przeprowadzenie audytu spraw personalnych - jako sposobu znaczącego usprawnienia tego obszaru, w niektórych przypadkach wręcz „ustawienia” go na nowo, przy jednoczesnej racjonalizacji zarówno zakresów działania służb personalnych jak i kosztów. Jest to o tyle istotne, iż nie da się zastosować żadnych modelowych, „idealnych” rozwiązań bez poznania uwarunkowań i specyfiki danej organizacji, bez przyjrzenia się sprawom kadrowym „od środka”.

Audyt funkcji personalnej powinien być działaniem odpowiednio przygotowanym, zatwierdzonym przez zarząd, a poszczególne, proponowane kroki muszą być w pełni zaakceptowane - również pod względem kosztowym (kwestia ewentualnego udziału podmiotów zewnętrznych) oraz określenia perspektywy czasowej.

Przeprowadzenie audytu ma przynieść wymierne efekty - poprawić poziom formalnoprawnej obsługi procesu pracy i zatrudnienia, poprawić system obiegu dokumentów, udoskonalić i usprawnić procedury wewnątrz firmy. Wpłynąć to może na lepszą komunikację i obieg informacji w firmie, wzrost dyscypliny pracy, a w rezultacie na wydajność pracy. Pozostaje pytanie, czy są to efekty wystarczające dla pracodawcy? Działy kadr jako komórki organizacyjne są postrzegane jako centra kosztów i zgodnie z istniejącą od kilku lat tendencją, część funkcji i zadań personalnych takich jak prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy, kontrola urlopów, wydawanie zaświadczeń, regulowanie zobowiązań informacyjno-sprawozdawczych wobec instytucji państwowych itp. chętnie przekazuje się na zewnątrz. Wydaje się być to bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem, ale tak naprawdę o wszystkim powinny zadecydować specyficzne potrzeby i uwarunkowania przedsiębiorstwa i oczywiście rachunek ekonomiczny. Dlatego też plan działań związanych z audytem powinien zawierać element oczekiwań - czego tak naprawdę kierujący organizacją oczekują od podmiotu realizującego funkcję personalną. Czy wystarczającym rezultatem prac będą zmiany wymagań i standardów pracy kadrowej, określenie na nowo kluczowych wymagań wobec tej komórki oraz norm i standardów jej funkcjonowania. Przeprowadzenie audytu ma generalnie pozwolić podjąć decyzję, racjonalną, uwzględniającą specyficzne potrzeby i uwarunkowania przedsiębiorstwa oraz rachunek ekonomiczny.