Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 11 maja 2017 r.
Autor:

Archiwizacja dokumentacji medycznej

Archiwizacja dokumentacji medycznej

Archiwizacja dokumentacji medycznej

Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2016 r. poz. 186 z późn. zm.) po upływie wskazanego przez ustawodawcę okresu dokumentacja medyczna podlega zniszczeniu lub obowiązkowi zarchiwizowania. Celem niniejszej procedury jest przedstawienie zasad związanych ze niszczeniem lub archiwizacją dokumentacji medycznej, w zależności od jej rodzaju i upływu czasu.

Krok: koniec okresu przechowania dokumentacji

Placówka medyczna jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji medycznej przez wskazany przez ustawodawcę czas w zależności od jej rodzaju - art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2016 r. poz. 186 z późn. zm.) - dalej u.p.p.

Krok: z jakim rodzajem dokumentacji mamy do czynienia?

Krok: zwykła dokumentacja medyczna

Zasadą jest, że dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Od powyższej zasady zostało wprowadzonych wiele wyjątków (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: dokumentacja medyczna zmarłego pacjenta

W przypadku dokumentacji medycznej pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, okres jej przechowywania wynosi 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: dokumentacja medyczna zawierająca dane dotyczące krwi i jej składników

W przypadku dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników okres jej przechowywania wynosi 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: zdjęcia rentgenowskie

W przypadku zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, okres ich przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: skierowania i zlecenia lekarskie

Okres przechowywania skierowań i zleceń lekarskich jest uzależniony od faktu udzielenia świadczeń zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: 20 lat

Krok: 30 lat

Krok: 30 lat

Krok: 10 lat

Krok: czy udzielono świadczenia?

Krok: 5 lat

Jeżeli świadczenie zostało udzielone, to okres przechowywania skierowania lub zlecenia lekarskiego wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

Krok: 2 lata

Jeżeli świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, to okres przechowywania wynosi 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie, chyba że pacjent odebrał skierowanie (art. 29 ust. 1 u.p.p.).

UWAGA: okres 2-letni dotyczy wyłącznie skierowań lekarskich.

Krok: czy dokumentacja stanowi materiał archiwalny?

Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie - art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) - dalej u.n.z.a.

Krok: zniszczenie

Dokumentacja zakwalifikowana jako materiał archiwalny podlega zniszczeniu w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła - art. 29 ust. 2 u.p.p.

UWAGA: dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Krok: przekazanie do archiwum państwowego

Dokumentacja zakwalifikowana jako materiał archiwalny jest kierowana do archiwum państwowego (art. 29 ust. 3 u.p.p.).