Fajgielski Paweł, Aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego

Aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego

W przypadku, gdy zajdą zmiany w zakresie informacji, które administrator danych podał w zgłoszeniu rejestracyjnym zbioru danych do GIODO, ustawa o ochronie danych osobowych (art. 41 ust. 2 i 3) nakłada na administratora danych obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego. Powodem nałożenia tego obowiązku jest dbałość o to, aby rejestr zbiorów danych zawierał aktualne informacje na temat zarejestrowanych zbiorów.

Realizacja obowiązku aktualizacyjnego następuje z wykorzystaniem formularza zgłoszeniowego. W zależności od tego, czy przedmiotem zgłoszenia aktualizacyjnego są dane zwykłe, czy też zgłoszenie dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzania danych o dane sensytywne (o których mowa w art. 27 ust. 1 u.o.d.o.), administrator ma obowiązek zgłoszenia aktualizacyjnego w ciągu 30 dni od dnia dokonania zmiany (w przypadku danych zwykłych) bądź zgłoszenia aktualizacyjnego przed dokonaniem zmiany w zbiorze (w przypadku danych sensytywnych).

Do zgłaszania zmian stosuje się odpowiednio przepisy o rejestracji zbiorów danych (art. 41 ust. 4 u.o.d.o.).

Jeżeli administrator danych zamierza dokonać zmian w zbiorze danych osobowych, w zakresie informacji objętych obowiązkiem rejestracyjnym, ma także obowiązek poinformować o tym GIODO.

Obowiązek ten nie dotyczy dodania do zbioru nowych danych lecz nowych kategorii danych, bądź zmiany innych istotnych okoliczności związanych z przetwarzaniem danych, podlegających zgłoszeniu. W szczególności dotyczy to zmiany siedziby administratora danych (w przypadku, gdy administratorem jest osoba fizyczna - odpowiednio miejsca zamieszkania); zmiany podstaw, na których administrator opiera przetwarzanie danych; rozszerzenia zakresu przetwarzania poprzez udostępnianie danych innym administratorom danych itp.

Jeżeli planowane zmiany dotyczą rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych o dane sensytywne (określone w art. 27 ust. 1 u.o.d.o.), to zawiadomienie o zamiarze dokonania zmian powinno nastąpić uprzednio, gdyż administrator danych może rozpocząć przetwarzanie takich danych w zbiorze dopiero po zarejestrowaniu zmiany przez GIODO.