ZP/443-268/06 - Integralność treści faktur elektronicznych.
Pismo z dnia 7 lutego 2007 r. Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu ZP/443-268/06 Integralność treści faktur elektronicznych.
POSTANOWIENIE
Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, działając na podstawie przepisów:
art. 14a § 1, § 3, § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.),
po rozpatrzeniu wniosku w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, postanawia uznać za prawidłowy pogląd Podatnika, wyrażony w złożonym wniosku.
UZASADNIENIE
z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, które umożliwiło podmiotom gospodarczym przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, rozpoczęła Ona wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczenie współpracy z klientami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną. W opinii Spółki, nowe systemy pozwolą Jej na księgowanie faktur przesyłanych drogą elektroniczną z pominięciem faktur w formie papierowej, których nie będzie przesyłać odbiorcom.
W związku z tak przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskująca zwróciła się z następującymi zapytaniami:
Czy w świetle obecnie obowiązujących przepisów § 4 ww. rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści?
Zdaniem Spółki, pisemna gwarancja dostawcy usług EDI o zgodności zastosowanych procedur z wymogiem autentyczności danych i integralności treści w rozumieniu Dyrektywy Unii Europejskiej Nr 94/820/WE jest wystarczająca do spełnienia wymogów § 4 pkt 2 ww. rozporządzenia.
Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a klientami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§ 4 pkt 1 cyt. rozporządzenia), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?,
Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a klientami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści (§ 4 pkt 2 cyt. rozporządzenia), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?
Zdaniem Podatnika, treść ww. rozporządzenia jasno określa zakres, czego dotyczy, czyli warunków i sposobów wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasad ich przechowywania i trybu udostępniania władzom skarbowym faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Także w pozostałej części ww. rozporządzenia brak regulacji wskazujących, że dla potwierdzenia zgodności faktury przesyłanej drogą elektroniczną, powinien być również przesłany oryginał faktury w formie papierowej. Według Spółki, po przesłaniu faktury drogą elektroniczną i zabezpieczeniu jej podpisem elektronicznym lub EDI, z przepisów ww. rozporządzenia nie wynika dodatkowy obowiązek przesyłania do nabywcy faktury w formie papierowej.
Ponadto, mając na uwadze przepisy § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia, Spółka wyraża opinię, iż celem tego rozporządzenia jest uproszczenie procedury przechowywania i przesyłania faktur podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą, natomiast dopiero w sytuacjach, kiedy przesyłanie nie jest możliwe należy wystawić fakturę w formie papierowej.
Czy można uznać, że integralność treści faktury jest zachowana w przypadku, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub papier (w czasie kontroli, na żądanie urzędu skarbowego) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym odbiorcy?
Zdaniem Spółki, wprowadzany system komputerowy pozwalający na przesyłanie faktur w formie elektronicznej umożliwia wydruk faktur w jednej formie graficznej. Działanie systemu opiera się na przesyłaniu danych, jakie zawiera faktura sprzedającego i umieszczaniu tych danych w specjalnie zaprojektowanym wzorze faktury. Dane z faktury sprzedawcy znajdą się po przesłaniu drogą elektroniczną na fakturze, która po wydrukowaniu będzie miała inną formę, jednak przy całkowitym zachowaniu wszystkich informacji zawartych na fakturze sprzedającego, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Według Spółki, przesyłane dane zgodne będą z zasadami wystawiania faktur oraz zabezpieczone zostaną poprzez EDI, natomiast sam wzór wydruku faktury pozostaje bez znaczenia.
Reasumując, Podatnik stwierdza że:
Pisemna gwarancja operatora EDI jest wystarczająca dla spełnienia wymogów § 4 pkt 2 ww. rozporządzenia, w przypadku przesyłania faktur w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI),
W przypadku wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, zgodnie z zasadami określonymi w ww. rozporządzeniu, nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej,
W przypadku wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur poprzez wymianę elektroniczną EDI zgodnie z zasadami określonymi w ww. rozporządzeniu, nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej,
Jeżeli faktura przesłana drogą elektroniczną, została zabezpieczona poprzez procedury EDI lub kwalifikowany podpis elektroniczny, po wydrukowaniu w celu kontroli, faktura nie musi mieć tej samej formy (wzoru graficznego), jaką zastosował sprzedawca, najważniejsze jest natomiast, aby dane z faktury sprzedawcy i nabywcy były te same.
Podatnik zwrócił się o potwierdzenia prawidłowości Swojego stanowiska.
Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje;
Stosownie do przepisów § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".
Zgodnie z ust. 2 ww. paragrafu, akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.
W myśl natomiast § 4 przywoływanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub
poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Mając na uwadze przywołane regulacje stwierdzić należy, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku stosowania wymiany danych elektronicznych EDI, co wynika z § 4 pkt 2 przywołanego rozporządzenia, istotne jest aby umowa z operatorem, który będzie świadczył usługę przesyłania danych, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność faktury i integralność danych. Zatem, w sytuacji gdy częścią umowy z podmiotem realizującym usługi EDI jest jego oświadczenie, iż technologia stosowana przy przesyłaniu danych gwarantuje ich autentyczność i integralność ich treści, wymóg ten należy uznać za spełniony.
Odnośnie zasad przechowywania faktur w wersji elektronicznej (zarówno zagwarantowanych bezpiecznym podpisem elektronicznym jak i gwarantowanych poprzez wymianę danych elektronicznych EDI), należy odwołać się do regulacji § 5 i 6 ww. rozporządzenia.
W świetle przepisów § 5 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury korygujące oraz duplikaty do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.
Zgodnie z § 5 ust. 2 przywoływanego rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Stosownie zaś do regulacji § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.
Powyższe uregulowania wskazują na zapewnienie możliwości wydruku faktur, nie nakładają zaś obowiązku drukowania faktur wystawianych (otrzymanych) w formie elektronicznej. Jedynie w przypadkach określonych § 5 ust. 2 rozporządzenia, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej. Wobec powyższego, stwierdzić należy, iż podatnik nie ma obowiązku drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej.
W kwestii natomiast zachowania integralności treści faktury w przypadku, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym odbiorcy, stwierdza się niniejszym;
Zgodnie z § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Ponadto, elementy jakie powinna zawierać faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798 późn. zm.). Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
nazwę towaru lub usługi;
jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawki podatku;
sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.
Stosownie zaś do § 21 ust. 1 tegoż rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
W świetle przepisu § 21 ust. 2 przywoływanego rozporządzenia, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".
Ponadto, zgodnie z § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W ust. 2 ww. paragrafu uregulowano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Dokonując analizy przywołanych regulacji, należy stwierdzić, że brak jest w nich zastrzeżenia, iż oryginał i kopia faktury muszą mieć tę samą szatę graficzną. Kopia powinna wiernie odzwierciedlać przede wszystkim zapisy zawarte w oryginale faktury. Jeżeli zatem, faktury przesyłane drogą elektroniczną będą przechowywane przez ich wystawcę i odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane i będą zawierały elementy określone w ww. rozporządzeniu dot. wystawiania faktur, to ich forma graficzna zależy jedynie od wystawcy/odbiorcy. Ważne jest, by pamiętać o sposobie ich przechowywania gwarantującym autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność.
Zatem w sytuacji, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie urzędu skarbowego) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta Spółki, należy stwierdzić, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia jest zachowana.
Biorąc zatem pod uwagę powyżej przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz stan faktyczny przedstawiony przez Podatnika, stanowisko wyrażone w złożonym wniosku, należało uznać za prawidłowe i postanowić jak w sentencji.
Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.