ZD-415-2/04 - Prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych

Pytanie podatnika

Czy właściciel przedsiębiorstwa świadczącego usługi transportu samochodowego, kierujący pojazdem osobiście ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet oraz wydatków za usługi hotelowe i czy wypłacany pracownikom, kierowcom, zwrot kosztów delegacji służbowych stanowi koszt uzyskania przychodów?

Organ podatkowy informuje, że zgodnie z regulacją zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy. Ustawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 52 wskazał, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usług transportu samochodowego, brak jest uzasadnienia do przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wiąże się z odbyciem podróży służbowej, bowiem świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności i brak jest stałego miejsca jej wykonywania. W konsekwencji przedsiębiorcy świadczącemu usługi transportu samochodowego nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych (przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, w przedmiotowej sprawie nie znajduje zastosowania). Wydatki za usługi hotelowe dokumentowane fakturami nie znajdują przeszkód w uznaniu za koszt uzyskania przychodu pod warunkiem istnienia związku z przychodem. Brak natomiast podstawy do uznania kosztów noclegu przedsiębiorcy w innej wysokości niż dokumentowana fakturą.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Definicję tą zawiera natomiast ustawa Kodeks pracy. Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Zasady rozliczeń kosztów podróży służbowej pracowników na terenie kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). Wypłacany przez pracodawcę zwrot kosztów podróży pracowników - kierowców stanowi koszt uzyskania przychodu o ile jego ustalenie nie narusza zasad rozliczeń określonych w cyt. rozporządzeniu. Powyższą informację opracowano wg stanu prawnego przepisów prawa podatkowego w dniu jej wystawienia.